Glede na dejstvo, da je vsak dan poslanih in prejetih več kot 300 milijard e -poštnih sporočil, ni presenetljivo, da so ljudje razvili "utrujenost po e -pošti". Zato je tako pomembno, da napišete učinkovita e-poštna sporočila, ki jasno in jedrnato povedo vaše mnenje-ne želite, da ljudje ne bi v celoti prebrali vašega e-poštnega sporočila s povabilom na sestanek, ker je predolgo ali nejasno. Ne skrbite-ta wikiKaj vas bo vodil skozi vse, kar morate storiti pri pisanju e-poštnega sporočila za povabilo na sestanek, na primer, kako napisati močno zadevo, kaj morate povedati v telesu svojega e-poštnega sporočila in kako lahko uporabite koledar, da olajšate stvari.
Koraki
Metoda 1 od 3: Pisanje močne teme
Korak 1. Napišite kratko, ustrezno temo z datumom in temo srečanja
Vključitev teh podrobnosti pomeni, da bodo ljudje vedeli, kdaj je in o čem se bo razpravljalo, ne da bi celo odprli e -poštno sporočilo. Na primer, lahko napišete »Srečanje 12/8: Nove smernice za poročanje«.
Opozorilo:
Če izpustite temo sestanka, bodo ljudje verjetno odgovorili in vprašali, ali je to pomembno za njihov oddelek ali je njihova udeležba obvezna, zato navedite temo!
Korak 2. Prosite za potrditev prisotnosti v vrstici z zadevo
Če morate vedeti, kdo bo prišel na sestanek, prosite za potrditev v vrstici z zadevo. Tako bodo vedeli, da se morajo čim prej odzvati, še preden odprejo e -poštno sporočilo. Lahko napišete: »V petek, 10. 6., sestanite se s kadrovsko službo, potrdite čim prej.«
Lahko bi tudi napisali: "Prosim za odgovor: srečanje kadrov 10/6."
Korak 3. Povejte jim, če gre za nujni sestanek v temi
Če gre za pereče ali časovno občutljivo vprašanje, ki takoj zahteva sestanek, v temo dodajte občutek nujnosti. Na primer, lahko napišete nekaj v smislu: "Nujni sestanek v ponedeljek, 31. februarja: kibernetska varnost".
Pomembno je upoštevati tudi temo srečanja in jim dati predstavo o tem, kaj lahko pričakujejo
4. korak Navedite, ali je udeležba obvezna ali predlagana
Če delate v velikem podjetju, prisotnost nekaterih ljudi morda ne bo potrebna na vsakem sestanku. V naslovni vrstici navedite ustrezen oddelek ali pa prejemnike obvestite, ali se jih morajo udeležiti. Na primer, lahko napišete: "Obvezno trženjsko srečanje 10/6."
Če sestanek ni potreben, lahko napišete: "Predlagano srečanje 10/6 o učinkoviti raziskovalni taktiki."
Korak 5. Uporabite polne besede v vrstici, da se izognete zmedi
Kratice se morda zdijo učinkovite, vendar niso tako specifične kot polne besede in lahko povzročijo zmedo. Na primer, "SAP" bi lahko pomenil "sisteme in obdelavo" ali "načrt vzorčenja in analize", odvisno od tega, kdo pozna vaš jezik in ga ne pozna.
Vendar je v redu, da uporabite običajne okrajšave, kot so »RSVP«, »HR« in »sreda«
Metoda 2 od 3: Oblikovanje telesa vaše e -pošte
Korak 1. Napišite kratek, prijazen uvod in kratko opombo
Predstaviti se morate, če delate za veliko podjetje ali če še ne poznate vseh. V tem kratkem uvodu je pomembno tudi omeniti, ali je treba kakšne dokumente ali zaloge dopolniti in/ali prinesti na sestanek.
Naj bo vaš uvod oseben ali ustrezen za delo. Na primer: "Pozdravljena ekipa, veselim se začetka novega programa naslednji teden!"
Nasvet:
Prejemnike opomnite, če morajo dokončati katero koli nalogo ali kaj prinesti s seboj na sestanek. Na primer: »Opomnite vas, da s seboj prinesete 4 natisnjene kopije seznamov vaših prodajalcev.«
Korak 2. Navedite datum in čas sestanka v svoji vrstici, da izstopa
To so bistveni podatki za udeležbo ljudi na sestanku, zato želite, da so jasni in ločeni od preostalega besedila. Zamaknite 2 vrstici nad in pod njo in/ali jo vnesite s krepko pisavo.
- Primer: »6. oktober, 10:30 - 11:45«
- Če je sestanek na spletu, navedite časovni pas, da ljudje v različnih časovnih pasovih ne bodo zamudili zaradi napačne komunikacije. Na primer, lahko napišete: »6. oktober, 10:30 - 11:45 (PST)«
Korak 3. Navedite lokacijo po datumu in uri
Naj lokacija izstopa enako kot datum in ura-še posebej, če se srečujete na novem mestu, če je težko najti ali če veste, da nekateri prejemniki ne poznajo lokacije. Za virtualna srečanja (prek foruma v živo ali videoklepeta) zagotovite povezavo do foruma ali videoklica za enostaven dostop.
Pri dajanju navodil bodite čim bolj podrobni. Na primer: »Prosimo, pridite v konferenčno dvorano 592 v stavbi Timaren (209 Nix St.). Soba 592 se nahaja v 2. nadstropju stavbe, zato se morate dvigniti iz pritličja, izstopiti na 12 in se z dvigali na južni strani stavbe (na vaši levi) dvigniti do 59. nadstropja."
Korak 4. Delite namen srečanja
Prejemniki obvestite, kaj bo sestanek dosegel. Kratki dnevni red srečanja jim bo pomagal ugotoviti, katere naloge je treba opraviti vnaprej. Lahko preprosto navedete temo (na primer »Posodobitev kibernetske varnosti«) ali pa navedete časovno os:
- 10:30 - 10:45 Delite posodobitve statusa projekta
- 10:45 - 11:10 Primerjajte in izberite izvedljive ponudbe
- 11:10 - 11:30 Možganska nevihta in cilji za začetek
Korak 5. Preverite svoje e -poštno sporočilo glede slovničnih in dejanskih napak
Najpomembnejše stvari, ki jih je treba lektorirati, so datum, ura in kraj sestanka, zato se prepričajte, da jih imate pravilne! Prav tako lahko lektorirate svoj uvod, dnevni red ali druge opombe, ki ste jih morda vključili, da se prepričate, da ste zajeli vse osnove.
Preden ga pošljete, preberite e -poštno sporočilo in se prepričajte, da je vaše pisanje jasno in jedrnato
Metoda 3 od 3: Uporaba Outlooka ali integrirane koledarske aplikacije
Korak 1. Kliknite »Novo srečanje« na zavihku »Domov« v Outlooku
Če vaše podjetje uporablja komunikacijsko bazo podatkov z integriranim koledarjem, na primer Outlook, ga uporabite za nastavitev sestanka. To je običajno najprimernejša točka za stik z ljudmi, s katerimi delate.
Če vaše podjetje ne uporablja Outlooka ali česa podobnega, lahko za pošiljanje povabila uporabite e-poštni naslov, povezan z delom
Korak 2. V oknu »Pomočnik pri načrtovanju« izberite čas in datum
Ko ustvarite nov sestanek, se odpre okno koledarja. Kliknite »Pomočnik pri načrtovanju« in označite razpoložljiv čas in datum sestanka.
Poskrbite, da je to čas, ko ste vi in predvideni udeleženci na voljo. Odvisno od aplikacije vašega podjetja boste morda morali prilagoditi nastavitve ogleda, da bodo prikazani urnik vseh (poleg vašega)
Korak 3. Dodajte udeležence tako, da vnesete njihova imena ali uporabite svoj imenik
Če želite ročno vnesti imena, kliknite besedilno vrstico ali se pomaknite po imeniku in izberite njihova imena s seznama. S funkcijo »Pomočnik pri načrtovanju« preverite razpoložljivost drugih ljudi.
Če ljudje niso na voljo, bodo njihova imena prikazana označena. Pomočnik bo celo prikazal priporočene časovne intervale, ki ustrezajo vam in urnikom udeležencev
Korak 4. Nastavite začetni in končni čas sestanka
Prepričajte se, da je datum sestanka datum, ki ste ga izbrali prej, in kliknite gumb koledarja, če želite po potrebi spremeniti. Nato s spustnimi puščicami desno od seznama ur izberite pravilen začetni in končni čas.
Dodajanje končnih časov najbolj spoštuje čas ljudi, da vedo, kaj lahko pričakujejo, in lahko načrtujejo svojo pot ali delo okoli srečanja
Korak 5. Kliknite »Sestanki« na zavihku »Sestanek« na vrhu zaslona
S klikom na ta gumb se vrnete na splošni zaslon sestankov in vaš vnos bi moral biti razporejen. Od tu boste lahko dodali zadevo, lokacijo in zapiske.
Če vaš vnos na urniku ni prikazan, se vrnite in ponovite postopek, dokler se ne prikaže
Korak 6. Bodite natančni pri vnosu teme, lokacije in opomb
Prejemniki v nekaj kratkih besedah povejte, za kaj gre na sestanku (npr. »Prihajajoče testiranje izdelkov«). Bodite natančni glede lokacije in podajte navodila, če to ni običajno mesto srečanja ali če je težko priti do njega. Dodajte vse dodatne opombe (tako kot vsa pripravljalna dela), ki so pomembne za sestanek.
- Navedite naslov lokacije, tudi če mislite, da jo že poznajo.
- Ko končate, kliknite »pošlji«.
Nasvet:
Izogibajte se preveč širokim temam, kot je "brainstorming", ker to ljudem ne pove veliko o namenu srečanja. Namesto tega bi lahko rekli "prodajalci možganov za nove izdelke".
Nasveti
- Ko berete e -pošto ali povabilo, bodite kratki in bistveni.
- Uporabite prijazen, profesionalen ton pisanja.
- Dvakrat preverite seznam prejemnikov in se prepričajte, da so povabljeni vsi, ki so tam.
- Vnesite naslove v vrstico »skp«, če želite, da vsi naslovi ostanejo skriti pred prejemniki.
Opozorila
- Ne pošiljajte povabila ali e -pošte brez datuma, časa in lokacije. Vabljeni bodo verjetno razočarani in dobili boste množico odgovorov, ki zahtevajo te podatke.
- Ne pišite z velikimi tiskanimi črkami, to bo razlagano kot kričanje in je zelo neprofesionalno.
