Microsoft Project je programska oprema za upravljanje projektov z blagovno znamko Microsoft Suite. Aplikacija uporabnikom omogoča nadzor nad vsemi vidiki upravljanja projekta, vključno s proračunom, razporejanjem in upravljanjem virov. Zato se programska oprema močno uporablja v gradbeni in inženirski industriji. Eden najpomembnejših, a pogosto spregledanih delov procesa vodenja projekta je pravilna dodelitev sredstev. Ko je načrt projekta ustvarjen, ga bo običajno treba spremeniti, da se prepreči prekomerna dodelitev določenega vira (na primer podizvajalca), zaradi česar se urnik zadrži. Znanje o dodeljevanju sredstev v programu Microsoft Project vam bo pomagalo obdržati nadzor nad svojim projektom od začetka do konca.
Koraki
Korak 1. Pri ocenjevanju trajanja opravil upoštevajte razpoložljivost virov
Ta korak je ključnega pomena, vendar ga pogosto spregledamo. Vire je treba upoštevati pri sestavi urnika, ne šele kasneje. Posebno pozornost namenite sočasnim nalogam (tistim, ki se izvajajo hkrati), ki uporabljajo iste vire. Na primer, lahko upravičeno domnevate, da je mogoče notranje in zunanje stene stavbe uokviriti hkrati. Če imate pri projektu samo 1 mizarja, to ne bo mogoče.
Ocene trajanja opravila začnite tako, da ocenite skupno število ur, potrebnih za dokončanje naloge. Če se osredotočite na delovne ure in ne na skupne delovne dni, upoštevate, koliko sredstev bo potrebno
Korak 2. Ustvarite in uredite vse svoje vire
Najboljši način, da svoje vire organizirate, je list z viri. Za dostop do tega lista kliknite meni "Pogled" in izberite "List virov". Prepričajte se, da imajo vsi viri jasna imena, in vsaj določite vrsto vira.
- Viri "Delo" so najbolj uporabni in jih je treba uporabiti za kategorizacijo ljudi, ki bodo porabili nekaj časa za opravljanje nalog. Pri majhnem projektu bi se ta vrsta vira lahko nanašala na vsakega člana ekipe po imenu. Pri večjem projektu bi lahko ta vir navedite različne podizvajalce.
- "Materiali" se morajo nanašati na materiale, ki se med delom porabijo, kot so les, žeblji in bencin.
- Vire "Stroški" je treba uporabiti za sledenje virom, ki jim je pripisana jasna stopnja stroškov. Dnevno ceno najema žerjava ali prikolice na terenu bi lahko spremljali kot vir stroškov.
Korak 3. Vsako delovno nalogo dodelite viru
Ko ustvarite urnik v pogledu Ganttovega grafikona, boste morali določiti, kateri viri so povezani z vsako nalogo. Če želite to narediti, poiščite vrstico opravila na levi plošči in kliknite celico v stolpcu »Viri«. Pojavil se bo spustni meni s seznamom vseh virov, ki ste jih ustvarili. Izberite ustrezen vir; na primer nalogi, imenovani "Wire light fixtures", lahko dodelimo vir "Electrician".
Korak 4. Preverite dodeljevanje virov v pogledu grafa virov
Ko ustvarite urnik in dodelite vire, lahko preverite, ali so dodeljena preveč. Če želite to narediti, kliknite »Pogled« in izberite »Graf virov«. Dovoljeno vam bo, da izberete vsak vir in si ogledate njegovo dodelitev v celotnem projektu. Vsak delovni dan je prikazan vzdolž vodoravne osi, poraba virov pa je izražena kot odstotek vzdolž navpične osi.
- Vsaka točka, na kateri vir preseže 100-odstotno porabo, predstavlja prekomerno dodelitev (kar pomeni, da vir v danem času ne more opraviti vseh nalog, ki so mu dodeljene). Prekomerna dodelitev je predstavljena z rdečo barvo. Če želite to odpraviti, povečajte trajanje opravil, dodelite nalogam več sredstev ali prestavite sočasna opravila, da ustvarite manj prekrivanja.
- Vsaka točka, ko se vir uporablja zelo malo, lahko kaže na neučinkovito premalo dodeljevanje sredstev. Zmanjšajte trajanje naloge ali uporabite manj skupnih virov.
