Microsoft Access je program za ustvarjanje zbirk podatkov, ki vsakomur omogoča enostavno vzdrževanje in urejanje baze podatkov. Primeren je za vse, od malih projektov do velikih podjetij in je zelo vizualen program. Zaradi tega je odličen za vnos podatkov, saj vam ni treba delati s tabelami in preglednicami.
Koraki
1. del od 6: Ustvarjanje nove baze podatkov
Korak 1. Kliknite zavihek Datoteka in izberite »Novo«
Baza podatkov je tista, ki bo vsebovala vse vaše podatke v različnih oblikah. Izberete lahko, da ustvarite prazno bazo podatkov, prazno spletno zbirko podatkov ali pa izberete med različnimi predlogami.
- Prazna baza podatkov je standardna zbirka podatkov Access in je dobra za lokalno uporabo. Ustvarjanje prazne baze podatkov bo ustvarilo tudi eno tabelo.
- Spletne baze podatkov so zasnovane tako, da so združljive z Accessovimi orodji za spletno objavljanje. Ustvarjanje prazne baze podatkov bo ustvarilo tudi eno tabelo.
- Predloge so vnaprej izdelane baze podatkov, zasnovane za široko paleto uporab. Izberite predlogo, če ne želite porabiti veliko časa za sestavljanje strukture baze podatkov.
Korak 2. Poimenujte svojo zbirko podatkov
Ko izberete vrsto zbirke podatkov, ji dajte ime, ki odraža, čemu služi. To bo še posebej koristno, če boste delali z več različnimi bazami podatkov. V polje »Ime datoteke« vnesite ime datoteke svoje zbirke podatkov. Izberite "Ustvari", da ustvarite novo datoteko zbirke podatkov.
2. del od 6: Dodajanje podatkov v bazo podatkov
Korak 1. Določite najboljšo strukturo za svoje podatke
Če ustvarjate prazno bazo podatkov, boste želeli razmisliti o najboljšem načinu organiziranja podatkov in dodati ustrezno strukturo. V Accessu lahko oblikujete podatke in sodelujete z njimi na več načinov:
- Tabele - To je glavni način shranjevanja podatkov v vaši bazi podatkov. Tabele lahko primerjamo s preglednicami v Excelu: podatki so razvrščeni v vrstice in stolpce. Zaradi tega je uvoz podatkov iz Excela in drugih programov za preglednice razmeroma preprost postopek.
- Obrazci - obrazci so način dodajanja podatkov v vašo bazo podatkov. Čeprav lahko podatke vnesete v zbirko podatkov neposredno v tabele, uporaba obrazcev omogoča hitrejši in bolj vizualni vnos podatkov.
- Poročila - Ta povzemajo in prikazujejo podatke v vaši zbirki podatkov. Poročila so namenjena analizi podatkov in vračanju odgovorov na določena vprašanja, na primer o tem, koliko je bil ustvarjen dobiček ali kje so stranke. Ti so običajno zasnovani za tiskanje.
- Poizvedbe - tako pridobite in filtrirate svoje podatke. Poizvedbe lahko uporabite za prikaz določenih vnosov iz več tabel. Poizvedbe lahko uporabite tudi za ustvarjanje in posodabljanje podatkov.
Korak 2. Ustvarite svojo prvo tabelo
Če zaženete prazno bazo podatkov, boste samodejno začeli s prazno tabelo. V to tabelo lahko začnete vnašati svoje podatke ročno ali s kopiranjem in lepljenjem iz drugega vira.
- Vsak podatek mora dati svoj stolpec (polje), medtem ko mora biti vsak zapis ločena vrstica. Na primer, vsaka vrstica bi bila stranka, medtem ko bi bilo vsako polje drugačen podatek o tej stranki (ime, priimek, e -poštni naslov, telefonska številka itd.).
- Oznake stolpcev lahko preimenujete, da boste lažje ugotovili, katero polje je kaj. Dvokliknite naslov stolpca, da spremenite ime.
Korak 3. Uvozite podatke iz drugega vira
Če želite uvoziti iz podprte datoteke ali lokacije, lahko nastavite Access, da zajame podatke in jih doda v svojo bazo podatkov. To je uporabno za zbiranje podatkov s spletnega strežnika ali katerega drugega vira v skupni rabi.
- Kliknite zavihek Zunanji podatki.
- Izberite vrsto datoteke, ki jo uvozite. V razdelku »Uvoz in povezava« boste videli nekaj možnosti za vrste podatkov. Če želite videti več možnosti, kliknite gumb Več. ODBC pomeni Open Database Connectivity in vključuje baze podatkov, kot je SQL.
- Pomaknite se do lokacije podatkov. Če je na strežniku, boste morali navesti naslov strežnika.
- V naslednjem oknu izberite "Določite, kako in kje želite shraniti podatke v trenutni zbirki podatkov." Izberite "V redu". Sledite korakom za uvoz podatkov.
Korak 4. Dodajte drugo tabelo
Različne zapise boste želeli hraniti v različnih bazah podatkov. To bo pripomoglo k nemotenemu delovanju vaših baz podatkov. Na primer, morda imate tabelo s podatki o strankah in drugo tabelo z informacijami o naročilu. Nato boste lahko povezali podatke o stranki v tabelo z informacijami o naročilu.
V razdelku Ustvari na zavihku Domov kliknite gumb tabele. V vaši bazi podatkov se bo pojavila nova tabela. Podatke lahko vnesete na enak način kot za prvo tabelo
3. del od 6: Nastavljanje tabelnih razmerij
Korak 1. Razumeti, kako delujejo tipke
Vsaka tabela bo imela en primarni ključ, ki je edinstven za vsak vnos. Access privzeto ustvari stolpec ID, ki se za vsak vnos poveča. Ta je nastavljen kot primarni ključ. Mize imajo lahko tudi tuje ključe. To so polja, ki so povezana z drugo tabelo v zbirki podatkov. Povezana polja bi vsebovala iste podatke.
- V tabeli naročil lahko na primer imate polje ID stranke za sledenje, katera stranka je naročila kateri izdelek. Za to polje lahko ustvarite odnos s poljem ID v tabeli strank.
- Uporaba odnosov pomaga ohranjati doslednost, učinkovitost in berljivost vaših podatkov.
Korak 2. Kliknite zavihek Orodja za zbirke podatkov
V razdelku Odnosi kliknite gumb Odnosi. S tem se odpre novo okno s pregledom vseh tabel v zbirki podatkov. Vsako polje bo navedeno pod imenom svoje tabele.
Preden ustvarite odnos, morate ustvariti polje za tuji ključ. Če želite na primer uporabiti ID stranke v tabeli Naročila, v tabeli Naročila ustvarite polje z imenom Stranka in pustite prazno. Prepričajte se, da je enake oblike kot polje, ki ga povezujete (v tem primeru številke)
Korak 3. Povlecite polje, ki ga želite uporabiti kot tuji ključ
Spustite ga v polje, ki ste ga ustvarili za tuji ključ. V oknu, ki se prikaže, kliknite Ustvari, da nastavite razmerje za polja. Med dvema tabelama se prikaže vrstica, ki povezuje polja.
Pri ustvarjanju razmerja potrdite polje »Uveljavi referenčno integriteto«. To pomeni, da če se podatki spremenijo v enem polju, se drugo polje samodejno posodobi. To vam bo pomagalo, da bodo vaši podatki točni
4. del od 6: Ustvarjanje poizvedb
Korak 1. Razumeti vlogo poizvedb
Poizvedbe so dejanja, ki omogočajo hiter ogled, dodajanje in urejanje podatkov v vaši zbirki podatkov. Obstaja veliko različnih vrst poizvedb, od preprostih iskanj do ustvarjanja novih tabel na podlagi obstoječih podatkov. Poizvedbe so bistveno orodje za izdelavo poročil.
Poizvedbe so razdeljene na dve glavni vrsti: Izberi in Dejanje. Izbira poizvedb potegne podatke iz tabel in lahko izvede izračune. Z akcijskimi poizvedbami lahko dodajate, urejate in brišete podatke iz tabel
Korak 2. S čarovnikom za poizvedbe ustvarite osnovno poizvedbo Izberi
Če želite ustvariti osnovno poizvedbo za izbiro, uporabite čarovnika za poizvedbe, da vas vodi skozi korake. Do čarovnika za poizvedbe lahko dostopate na zavihku Ustvari. To vam bo omogočilo ogled določenih polj iz tabele.
Ustvarjanje izbrane poizvedbe s kriteriji
Korak 1. Odprite orodje za oblikovanje poizvedb
Z merili lahko zožite izbrano poizvedbo in prikažete le potrebne informacije. Za začetek kliknite zavihek Ustvari in izberite Query Deign.
Korak 2. Izberite svojo mizo
Odpre se polje Pokaži tabelo. Dvokliknite tabelo, v kateri želite zagnati poizvedbo, in nato kliknite Zapri.
Korak 3. Dodajte polja, ki jih želite pridobiti
Dvokliknite vsako polje v tabeli, ki ga želite dodati poizvedbi. Polja bodo dodana v mrežo za oblikovanje.
Korak 4. Dodajte svoja merila
Uporabite lahko več različnih vrst meril, na primer besedilo ali funkcije. Če želite na primer prikazati cene, višje od 50 USD, v polju »Cene«, bi vnesli
=50
v merila. Če bi želeli prikazovati samo stranke iz Združenega kraljestva, bi vtipkali
UK
v polje Merila.
Za poizvedbo lahko uporabite več meril
Korak 5. Če želite videti rezultate, kliknite Zaženi
Gumb Zaženi se nahaja na zavihku Oblikovanje. Rezultati iskanja bodo prikazani v oknu. Pritisnite Ctrl + S, da shranite poizvedbo.
Ustvarjanje poizvedbe Select s parametri
Korak 1. Odprite orodje za oblikovanje poizvedb
Poizvedba s parametrom vam bo omogočila, da pri vsakem zagonu poizvedbe določite, kaj želite pridobiti. Na primer, če imate zbirko podatkov s strankami iz različnih mest, lahko zaženete poizvedbo s parametri in vprašate, za katero mesto želite prikazati rezultate.
Korak 2. Ustvarite poizvedbo za izbiro in podajte tabele
V poizvedbo dodajte polja, ki jih želite pridobiti, tako da jih dvokliknete v pregledu tabele.
Korak 3. Dodajte parameter v razdelek Merila
Parametri so označeni z “” okoli parametra. Besedilo v oklepajih bo prikazano v pozivu, ki se prikaže ob izvajanju poizvedbe. Če na primer pozovete mesto, kliknite celico Merila za polje mesta in vnesite
[Katero mesto?]
Parametre lahko končate z »?« ali »:«, vendar ne z »!« ali "."
Korak 4. Izvedite poizvedbo z več parametri
Za ustvarjanje obsega po meri za rezultate poizvedb lahko uporabite več parametrov. Če je na primer polje Datum, lahko z vnosom vrnete obseg datumov
Med [Vnesite začetni datum:] In [Vnesite končni datum:]
. Ko zaženete poizvedbo, boste prejeli dva poziva.
Ustvarjanje poizvedbe za izdelavo tabele
Korak 1. Kliknite zavihek Ustvari in izberite Oblikovanje poizvedb
Z poizvedbami lahko potegnete določene podatke iz obstoječih tabel in ustvarite novo tabelo s temi podatki. To je še posebej uporabno, če želite dati v skupno rabo določene dele baze podatkov ali ustvariti posebne obrazce za podskupine vaše zbirke podatkov. Najprej boste morali ustvariti običajno poizvedbo za izbiro.
Korak 2. Izberite tabelo (e), iz katerih želite črpati podatke
Dvokliknite tabele, iz katerih želite potegniti podatke. Po potrebi lahko izvlečete iz več miz.
Korak 3. Izberite polja, iz katerih želite pridobiti podatke
Dvokliknite vsako polje, ki ga želite dodati iz pregleda tabele. Dodana bo v vašo mrežo poizvedb.
Korak 4. Postavite svoja merila
Če želite določiti posebne podatke iz polja, uporabite filter za nastavitev filtra. Za več podrobnosti glejte razdelek »Ustvarjanje poizvedbe za izbiro z merili« zgoraj.
Korak 5. Preizkusite poizvedbo in se prepričajte, da vrne želene rezultate
Preden ustvarite tabelo, zaženite poizvedbo in se prepričajte, da izvleče vse pravilne podatke. Prilagodite svoja merila in polja, dokler ne dobite vseh želenih podatkov.
Korak 6. Shranite poizvedbo
Pritisnite Ctrl + S, da poizvedbo shranite za kasnejšo uporabo. Prikazal se bo v navigacijskem okviru na levi strani zaslona. Kliknite poizvedbo, da jo znova izberete, nato pa kliknite zavihek Oblikovanje.
Korak 7. Kliknite gumb »Ustvari tabelo« v skupini Vrsta poizvedbe
Odpre se okno, ki vas vpraša za ime nove tabele. Vnesite ime tabele in kliknite V redu.
Korak 8. Kliknite gumb Zaženi
Vaša nova tabela bo ustvarjena z poizvedbo, ki ste jo nastavili. Tabela se bo pojavila v navigacijskem okviru na levi.
Ustvarjanje poizvedbe za dodajanje
Korak 1. Odprite predhodno ustvarjeno poizvedbo
Za dodajanje podatkov v tabelo, ki že obstaja iz druge tabele, lahko uporabite poizvedbo za dodajanje. To je uporabno, če morate v tabelo, ki ste jo ustvarili z poizvedbo make table, dodati več podatkov.
Korak 2. Kliknite gumb Dodaj na zavihku Oblikovanje
S tem se odpre pogovorno okno Dodaj. Izberite tabelo, ki jo želite dodati.
Korak 3. Spremenite merila poizvedbe, da se ujemajo s tem, kar želite dodati
Če ste na primer ustvarili tabelo z merili »2010« za polje Leto, jo spremenite v leto, ki ga želite dodati, na primer »2011«.
Korak 4. Določite, kam želite dodati podatke
Za vsak stolpec, ki ga dodajate, nastavite pravilna polja. Na primer, pri uporabi zgornjih sprememb bi morali biti podatki dodani v polje Leto v vrstici Dodajanje v.
Korak 5. Zaženite poizvedbo
Kliknite gumb Zaženi na zavihku Deign. Poizvedba bo izvedena in podatki bodo dodani v tabelo. Tabelo lahko odprete in preverite, ali so bili podatki pravilno dodani.
5. del od 6: Ustvarjanje in uporaba obrazcev
Korak 1. Izberite tabelo, za katero želite ustvariti obrazec
Obrazci omogočajo enostaven ogled podatkov za vsako polje, pa tudi hitro preklapljanje med zapisi ali ustvarjanje novih. Obrazci so bistvenega pomena za daljša obdobja vnosa podatkov, saj jih večina ljudi lažje dela kot tabele.
Korak 2. Kliknite gumb Obrazec na zavihku Ustvari
To bo samodejno ustvarilo obrazec na podlagi polj v tabeli. Access precej dobro opravlja delo pri samodejnem ustvarjanju polj pravilne velikosti, vendar lahko spremenite velikost in se premikate po poljubnih elementih v obrazcu, ki ga želite.
- Če ne želite, da se na obrazcu prikaže določeno polje, ga kliknite z desno miškino tipko in izberite Izbriši.
- Če imajo vaše tabele odnose, se pod vsakim zapisom prikaže podatkovni list, ki prikazuje povezane podatke. Na ta način lahko veliko lažje uredite povezane podatke. Na primer, vsakemu prodajnemu predstavniku v vaši zbirki podatkov je lahko priložena baza podatkov strank.
Korak 3. Krmarite po novem obrazcu
Puščični gumbi na dnu se premikajo od zapisa do zapisa. Ko preklapljate med njimi, bodo polja zapolnjena z vašimi zapisnimi podatki. Z gumbi na robovih se lahko premaknete na prvi ali zadnji zapis.
Korak 4. Kliknite gumb podatkovnega lista, če želite uporabiti tabelo
Ta se nahaja v zgornjem levem kotu in vam bo omogočil, da z uporabo obrazca začnete spreminjati vrednosti svoje tabele.
Korak 5. Spremenite obstoječe zapise
Besedilo lahko uredite v katerem koli polju vsakega zapisa, da spremenite podatke v tabeli. Spremembe se bodo samodejno odrazile v tabeli, pa tudi v vseh povezanih tabelah.
Korak 6. Dodajte nove zapise
Kliknite gumb »Dodaj zapis« v bližini navigacijskih gumbov, da ustvarite nov zapis na koncu seznama. Polja lahko nato uporabite za vnos podatkov v prazen zapis v tabeli. To je veliko lažji način dodajanja novih informacij kot v pogledu tabele.
Korak 7. Shranite obrazec, ko končate
Shranite obrazec tako, da pritisnete Ctrl + S, da boste pozneje zlahka dostopali do njega. Prikazal se bo v navigacijskem okviru na levi strani zaslona.
6. del od 6: Ustvarjanje poročila
Korak 1. Izberite tabelo ali poizvedbo
Poročila vam omogočajo hiter prikaz povzetkov vaših podatkov. Pogosto se uporabljajo za poročila o dohodku in pošiljanju in jih je mogoče prilagoditi skoraj vsaki uporabi. Poročila črpajo podatke iz tabel ali poizvedb, ki ste jih ustvarili.
Korak 2. Kliknite zavihek Ustvari
Izberite vrsto poročila, ki ga želite ustvariti. Pri ustvarjanju poročila lahko uporabite nekaj različnih načinov. Access lahko samodejno ustvari vaše poročilo ali pa poročilo po meri.
- Poročilo-To bo ustvarilo samodejno poročilo z vsemi podatki iz vašega vira. Nič ne bo združeno, vendar za majhne baze podatkov to verjetno zadostuje za prikaz tega, kar potrebujete.
- Prazno poročilo - s tem se ustvari prazno poročilo, ki ga lahko po svojih željah napolnite s svojimi podatki. Za ustvarjanje poročila po meri boste lahko izbrali katero koli razpoložljivo polje.
- Čarovnik za poročila - čarovnik za poročila vas bo vodil skozi postopek ustvarjanja poročila, ki vam omogoča, da izberete in združite svoje podatke ter jih nato ustrezno formatirate.
Korak 3. Nastavite vir za prazno poročilo
Če ste izbrali ustvarjanje praznega poročila, morate zanj izbrati vir. Najprej kliknite zavihek Razporedi in nato izberite List lastnosti. Lahko pa pritisnete tudi alt="Slika" + Enter.
Kliknite puščico navzdol poleg polja Vir zapisa. Prikazal se bo seznam razpoložljivih tabel in poizvedb. Izberite enega in bo dodeljen poročilu
Korak 4. V poročilo dodajte polja
Ko imate vir, lahko v poročilo dodate polja iz njega. Kliknite zavihek Oblika in nato kliknite Dodaj obstoječa polja. Seznam polj se prikaže v desnem okvirju.
- Kliknite in povlecite polja, ki jih želite dodati v okvir za oblikovanje. Zapis bo prikazan v poročilu. Ko dodate dodatna polja, bodo samodejno poravnana z obstoječimi polji.
- Velikost polj lahko spremenite tako, da kliknete robove in povlečete miško.
- Polja iz poročila izbrišite tako, da kliknete naslov in pritisnete tipko Delete.
Korak 5. V poročilo dodajte skupine
Skupine vam omogočajo hitro razčlenitev informacij v poročilu, saj vam omogočajo, da organizirate povezane podatke. Na primer, prodajo lahko razvrstite po regijah ali po prodajalcih. Skupine vam to omogočajo.
- Kliknite zavihek Oblikovanje, kliknite gumb Skupina in razvrščanje.
- Z desno miškino tipko kliknite kateri koli del polja, ki ga želite dodati v skupino. V meniju izberite Vključi skupino.
- Za skupino bo ustvarjen naslov. Glavo lahko prilagodite temu, kar želite označiti za skupino.
Korak 6. Shranite in delite svoje poročilo
Ko je vaše poročilo dokončano, ga lahko shranite in nato delite ali natisnete kot kateri koli dokument. S tem delite uspešnost podjetja z vlagatelji, podatke za stik z zaposlenimi in še veliko več.
