Kako pretvoriti preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte

Kazalo:

Kako pretvoriti preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte
Kako pretvoriti preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte

Video: Kako pretvoriti preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte

Video: Kako pretvoriti preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte
Video: Очистка диска С на Windows 10. Без установки дополнительных программ @Elena_lavidaloca 2024, Marec
Anonim

Ta wikiHow vas uči, kako ustvariti preglednico naslovov v LibreOffice Calc za uporabo pri združevanju pošte LibreOffice Writer. Ko ustvarite preglednico in jo shranite v ustrezni obliki, jo morate povezati z Writerjem, preden lahko začnete označevati polja v dokumentu. Na srečo je LibreOffice Writer opremljen s hitrim orodjem za ustvarjanje zbirk podatkov, s katerim je postopek kos torte.

Koraki

1. del od 3: Ustvarjanje preglednice

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 1. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 1. korak

Korak 1. Odprite LibreOffice Calc

Najdete ga v meniju Start v sistemu Windows ali v mapi Aplikacije vašega računalnika Mac. Calc je aplikacija za preglednice, ki je zelo podobna Microsoft Excelu in Google Preglednicam.

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 2. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 2. korak

Korak 2. Označite glave stolpcev

Uporabiti boste morali ustrezne naslove glave, kot so ime, naslov, stanje in poštni številki itd. Te oznake bi morale iti v ločene celice v prvi vrstici preglednice.

  • Koristno je označiti vsak stolpec za najmanjšo možno količino informacij. Na primer, namesto enega stolpca z naslovom Naslov, lahko uporabite StreetAddress, State in Zip. Namesto enega stolpca za Ime lahko naredite ime in priimek.
  • Dejanski stolpci glave morajo biti prilagojeni vašim potrebam.
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte 3. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte 3. korak

Korak 3. Izpolnite stolpce s podatki, ki jih želite združiti

Vsaka vrstica mora vsebovati podatke za en stik. Ko vnesete prvega stika v prvo razpoložljivo vrstico, vnesite naslednjega v naslednjo vrstico itd.

Ni vam treba uporabljati nobenega posebnega oblikovanja ali slogov (na primer krepkega tiska), saj bodo podatki oblikovani v dokumentu za združevanje pošte

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 4. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 4. korak

Korak 4. Shranite datoteko v obliki zapisa ODF

Oblika datoteke ODF se konča z razširitvijo datoteke. ODS, kar se morda zdi nekoliko čudno, vendar je pravilno. Če želite shraniti preglednico:

  • Kliknite na mapa v zgornjem levem kotu in izberite Shrani kot.
  • Poiščite mapo, v katero želite shraniti datoteko. To lokacijo si morate zapomniti.
  • Izberite Preglednica ODF (*.ods) iz spustnega menija »Shrani kot vrsto« ali »Oblikuj«.
  • Kliknite Shrani. Na tej točki zaprite aplikacijo Calc.

2. del 3: Povezovanje preglednice

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 5. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 5. korak

Korak 1. Odprite Libre Writer

Najdete ga v meniju Start v sistemu Windows ali v mapi Aplikacije vašega računalnika Mac.

Ne skrbite še za pripravo svojega pisma ali dokumenta-naslove za zdaj povezujete samo z Writerjem

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte 6. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte 6. korak

Korak 2. Odprite čarovnika za vir podatkovnih naslovov

To orodje olajša ustvarjanje zbirke podatkov iz preglednice. Storiti to:

  • Kliknite na mapa meni zgoraj levo.
  • Kliknite Čarovniki na meniju.
  • Kliknite Vir podatkov o naslovu.
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte 7. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente združevanja pošte 7. korak

Korak 3. Izberite "Drugi zunanji vir podatkov" in kliknite Naprej

To je zadnja možnost.

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 8. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 8. korak

Korak 4. Kliknite gumb Nastavitve

Odpre se okno "Ustvari vir podatkov o naslovu".

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 9. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 9. korak

Korak 5. Izberite "Preglednica" in kliknite Naprej

To Writerju pove, da delate z obliko preglednice.

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 10. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 10. korak

Korak 6. Izberite ustvarjeno preglednico in kliknite Naprej

Če želite to narediti, kliknite na Brskanje gumb, se pomaknite do preglednice, ki vsebuje naslove (konča z razširitvijo datoteke. ODS), in jo dvokliknite, da jo izberete.

Če želite preveriti, ali ste izbrali preglednico, ki jo je mogoče uporabiti, kliknite Preizkusite povezavo gumb v spodnjem desnem kotu. Videti bi morali sporočilo, ki pravi, da je bila povezava uspešno vzpostavljena. Če vidite napako, ste morda izbrali napačno datoteko ali jo shranili v napačni obliki.

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 11. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 11. korak

Korak 7. Kliknite gumb Dokončaj

Zdaj, ko ste povezali preglednico, lahko začnete uvoziti podatke.

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 12. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 12. korak

Korak 8. Za nadaljevanje kliknite Naprej

Naredi ne kliknite gumb »Dodelitev polja«, ker ne bo deloval za vašo preglednico.

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 13. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 13. korak

Korak 9. Poimenujte datoteko zbirke podatkov (. ODB)

Oglejte si ime datoteke v polju "location"-datoteka se privzeto imenuje "Addresses.odb". To ime lahko obdržite, če želite, ali pa ga spremenite v kaj drugega-ne pozabite obdržati. ODB na koncu imena datoteke.

  • Če potrdite polje "Vstavi definicijo imenika v trenutni dokument", ga počistite.
  • Polje "Ime imenika" je način prikaza tega seznama naslovov v drugih aplikacijah LibreOffice. Če želite, lahko to spremenite.
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 14. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 14. korak

Korak 10. Kliknite Dokončaj

Vaša preglednica je zdaj povezana z LibreOffice Writer in pripravljena za uporabo pri združevanju pošte.

Baza podatkov bo še naprej na voljo za uporabo v prihodnjih pismih ali dokumentih

3. del od 3: Ustvarjanje vašega dokumenta za združevanje pošte

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 15. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 15. korak

Korak 1. Odprite nov dokument v LibreOffice Writer

Če ste že ustvarili obrazec, list z nalepkami ali predlogo ovojnice, ga odprite zdaj.

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 16. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 16. korak

Korak 2. Odprite ploščo Viri podatkov

Če želite to narediti, kliknite na Pogled meni na vrhu in nato izberite Viri podatkov. Vrednosti naslovne preglednice boste videli na plošči na vrhu dokumenta. Panel bo ostal tam, da vam olajša stvari.

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 17. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 17. korak

Korak 3. Oblikujte dokument tako, kot želite, da se prikaže

Če na primer pišete obrazec za pismo, ga sestavite tako, kot želite.

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 18. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 18. korak

Korak 4. Glave stolpcev podatkov povlecite na ustrezna mesta

Naslovi stolpcev podatkov so sive oznake nad podatki o naslovu na zgornji plošči. Če na primer sestavljate črko in želite, da se začne z "Dragi (ime)", bi vnesli besedo Spoštovani, povlecite Ime naslov stolpca, kamor želite vnesti ime, in nato vnesite vejico.

Ko povlečete glavo stolpca na želeno mesto, se prikaže s trikotnimi oklepaji na obeh straneh (npr:)

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 19. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 19. korak

Korak 5. Shranite dokument

Če se želite prepričati, da se s trdim delom nič ne zgodi, kliknite ikono mapa meni in izberite Shrani kot. Datoteko je treba shraniti s pripono datoteke. ODT, zato izberite Besedilni dokument ODF (*.odt) iz menija "Shrani kot vrsto" ali "Oblika".

Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 20. korak
Pretvorite preglednico LibreOffice v bazo podatkov za dokumente spajanja 20. korak

Korak 6. Natisnite dokument

Koraki za to so različni, odvisno od tega, kaj tiskate.

  • Če tiskate obrazec, kliknite gumb mapa meni in izberite Natisni. Vprašani boste, če želite natisniti obrazec za izbiro črk Da ob pozivu. Če ne želite natisniti črk za vse osebe na seznamu naslovov, pridržite tipko Ctrl (PC) oz Ukaz (Mac), ko kliknete tiste, ki jih želite natisniti. Kliknite v reduin nato po želji natisnite.
  • Če ustvarjate oznake, pojdite na mapa > Novo > Nalepke, izberite zbirko podatkov, tabelo in polja. Na dnu izberite vrsto papirja z nalepkami, na katerega tiskate (npr. Avery A4) in druge dodatne nastavitve za izdelavo nalepk, nato pa kliknite Shrani. Od tam naprej Opcije zavihek, kliknite Sinhronizirajte vsebino, in potem Nov dokument da ustvarite svoj list z nalepkami. Ta dokument lahko po potrebi natisnete tako, da izberete mapa > Natisni.

Priporočena: