Ta wikiHow vas uči, kako ustvariti preglednico naslovov v LibreOffice Calc za uporabo pri združevanju pošte LibreOffice Writer. Ko ustvarite preglednico in jo shranite v ustrezni obliki, jo morate povezati z Writerjem, preden lahko začnete označevati polja v dokumentu. Na srečo je LibreOffice Writer opremljen s hitrim orodjem za ustvarjanje zbirk podatkov, s katerim je postopek kos torte.
Koraki
1. del od 3: Ustvarjanje preglednice
Korak 1. Odprite LibreOffice Calc
Najdete ga v meniju Start v sistemu Windows ali v mapi Aplikacije vašega računalnika Mac. Calc je aplikacija za preglednice, ki je zelo podobna Microsoft Excelu in Google Preglednicam.
Korak 2. Označite glave stolpcev
Uporabiti boste morali ustrezne naslove glave, kot so ime, naslov, stanje in poštni številki itd. Te oznake bi morale iti v ločene celice v prvi vrstici preglednice.
- Koristno je označiti vsak stolpec za najmanjšo možno količino informacij. Na primer, namesto enega stolpca z naslovom Naslov, lahko uporabite StreetAddress, State in Zip. Namesto enega stolpca za Ime lahko naredite ime in priimek.
- Dejanski stolpci glave morajo biti prilagojeni vašim potrebam.
Korak 3. Izpolnite stolpce s podatki, ki jih želite združiti
Vsaka vrstica mora vsebovati podatke za en stik. Ko vnesete prvega stika v prvo razpoložljivo vrstico, vnesite naslednjega v naslednjo vrstico itd.
Ni vam treba uporabljati nobenega posebnega oblikovanja ali slogov (na primer krepkega tiska), saj bodo podatki oblikovani v dokumentu za združevanje pošte
Korak 4. Shranite datoteko v obliki zapisa ODF
Oblika datoteke ODF se konča z razširitvijo datoteke. ODS, kar se morda zdi nekoliko čudno, vendar je pravilno. Če želite shraniti preglednico:
- Kliknite na mapa v zgornjem levem kotu in izberite Shrani kot.
- Poiščite mapo, v katero želite shraniti datoteko. To lokacijo si morate zapomniti.
- Izberite Preglednica ODF (*.ods) iz spustnega menija »Shrani kot vrsto« ali »Oblikuj«.
- Kliknite Shrani. Na tej točki zaprite aplikacijo Calc.
2. del 3: Povezovanje preglednice
Korak 1. Odprite Libre Writer
Najdete ga v meniju Start v sistemu Windows ali v mapi Aplikacije vašega računalnika Mac.
Ne skrbite še za pripravo svojega pisma ali dokumenta-naslove za zdaj povezujete samo z Writerjem
Korak 2. Odprite čarovnika za vir podatkovnih naslovov
To orodje olajša ustvarjanje zbirke podatkov iz preglednice. Storiti to:
- Kliknite na mapa meni zgoraj levo.
- Kliknite Čarovniki na meniju.
- Kliknite Vir podatkov o naslovu.
Korak 3. Izberite "Drugi zunanji vir podatkov" in kliknite Naprej
To je zadnja možnost.
Korak 4. Kliknite gumb Nastavitve
Odpre se okno "Ustvari vir podatkov o naslovu".
Korak 5. Izberite "Preglednica" in kliknite Naprej
To Writerju pove, da delate z obliko preglednice.
Korak 6. Izberite ustvarjeno preglednico in kliknite Naprej
Če želite to narediti, kliknite na Brskanje gumb, se pomaknite do preglednice, ki vsebuje naslove (konča z razširitvijo datoteke. ODS), in jo dvokliknite, da jo izberete.
Če želite preveriti, ali ste izbrali preglednico, ki jo je mogoče uporabiti, kliknite Preizkusite povezavo gumb v spodnjem desnem kotu. Videti bi morali sporočilo, ki pravi, da je bila povezava uspešno vzpostavljena. Če vidite napako, ste morda izbrali napačno datoteko ali jo shranili v napačni obliki.
Korak 7. Kliknite gumb Dokončaj
Zdaj, ko ste povezali preglednico, lahko začnete uvoziti podatke.
Korak 8. Za nadaljevanje kliknite Naprej
Naredi ne kliknite gumb »Dodelitev polja«, ker ne bo deloval za vašo preglednico.
Korak 9. Poimenujte datoteko zbirke podatkov (. ODB)
Oglejte si ime datoteke v polju "location"-datoteka se privzeto imenuje "Addresses.odb". To ime lahko obdržite, če želite, ali pa ga spremenite v kaj drugega-ne pozabite obdržati. ODB na koncu imena datoteke.
- Če potrdite polje "Vstavi definicijo imenika v trenutni dokument", ga počistite.
- Polje "Ime imenika" je način prikaza tega seznama naslovov v drugih aplikacijah LibreOffice. Če želite, lahko to spremenite.
Korak 10. Kliknite Dokončaj
Vaša preglednica je zdaj povezana z LibreOffice Writer in pripravljena za uporabo pri združevanju pošte.
Baza podatkov bo še naprej na voljo za uporabo v prihodnjih pismih ali dokumentih
3. del od 3: Ustvarjanje vašega dokumenta za združevanje pošte
Korak 1. Odprite nov dokument v LibreOffice Writer
Če ste že ustvarili obrazec, list z nalepkami ali predlogo ovojnice, ga odprite zdaj.
Korak 2. Odprite ploščo Viri podatkov
Če želite to narediti, kliknite na Pogled meni na vrhu in nato izberite Viri podatkov. Vrednosti naslovne preglednice boste videli na plošči na vrhu dokumenta. Panel bo ostal tam, da vam olajša stvari.
Korak 3. Oblikujte dokument tako, kot želite, da se prikaže
Če na primer pišete obrazec za pismo, ga sestavite tako, kot želite.
Korak 4. Glave stolpcev podatkov povlecite na ustrezna mesta
Naslovi stolpcev podatkov so sive oznake nad podatki o naslovu na zgornji plošči. Če na primer sestavljate črko in želite, da se začne z "Dragi (ime)", bi vnesli besedo Spoštovani, povlecite Ime naslov stolpca, kamor želite vnesti ime, in nato vnesite vejico.
Ko povlečete glavo stolpca na želeno mesto, se prikaže s trikotnimi oklepaji na obeh straneh (npr:)
Korak 5. Shranite dokument
Če se želite prepričati, da se s trdim delom nič ne zgodi, kliknite ikono mapa meni in izberite Shrani kot. Datoteko je treba shraniti s pripono datoteke. ODT, zato izberite Besedilni dokument ODF (*.odt) iz menija "Shrani kot vrsto" ali "Oblika".
Korak 6. Natisnite dokument
Koraki za to so različni, odvisno od tega, kaj tiskate.
- Če tiskate obrazec, kliknite gumb mapa meni in izberite Natisni. Vprašani boste, če želite natisniti obrazec za izbiro črk Da ob pozivu. Če ne želite natisniti črk za vse osebe na seznamu naslovov, pridržite tipko Ctrl (PC) oz Ukaz (Mac), ko kliknete tiste, ki jih želite natisniti. Kliknite v reduin nato po želji natisnite.
- Če ustvarjate oznake, pojdite na mapa > Novo > Nalepke, izberite zbirko podatkov, tabelo in polja. Na dnu izberite vrsto papirja z nalepkami, na katerega tiskate (npr. Avery A4) in druge dodatne nastavitve za izdelavo nalepk, nato pa kliknite Shrani. Od tam naprej Opcije zavihek, kliknite Sinhronizirajte vsebino, in potem Nov dokument da ustvarite svoj list z nalepkami. Ta dokument lahko po potrebi natisnete tako, da izberete mapa > Natisni.