Excel je odličen za tabele podatkov, toda kako ga lahko upravljate in organizirate tako, da ustreza vašim potrebam? Orodje za razvrščanje vam omogoča hitro razvrščanje stolpcev po različnih oblikah ali ustvarjanje lastnega razvrščanja po meri za več stolpcev in vrst podatkov. S funkcijo razvrščanja logično organizirajte svoje podatke in olajšajte njihovo razumevanje in uporabo.
Koraki
1. del od 3: Razvrščanje po abecedi ali številki
Korak 1. Izberite svoje podatke
Lahko kliknete in povlečete, da izberete stolpec, ki ga želite razvrstiti, ali pa kliknete eno od celic v stolpcu, da ga aktivirate in omogočite Excelu, da samodejno izbere podatke.
Če želite razvrstiti vse podatke v stolpcu (na primer besedilo, številke, datume)
Korak 2. Poiščite gumbe za razvrščanje
Te najdete na zavihku Podatki v razdelku »Razvrsti in filtriraj«. Za hitro razvrščanje boste uporabljali gumba "AZ ↓" in "AZ ↑".
Korak 3. Razvrstite stolpec s klikom na ustrezen gumb
Če razvrščate številke, jih lahko razvrstite od najnižjega do najvišjega ("AZ ↓") ali najvišjega do najnižjega ("AZ ↑"). Če razvrščate besedilo, ga lahko razvrstite po naraščajočem alfanumeričnem vrstnem redu ("AZ ↓") ali padajočem alfanumeričnem vrstnem redu ("AZ ↑"). Če razvrščate datume ali ure, jih lahko razvrstite od prej do pozneje ("AZ ↓") ali pozneje do prej ("AZ ↑").
Če je poleg stolpca, ki ga razvrščate, še en stolpec podatkov, vas bo vprašal, ali želite te podatke vključiti v razvrščanje. Razvrščanje bo še vedno stolpec, ki ste ga prvotno izbrali, vendar bodo skupaj z njim razvrščeni povezani stolpci podatkov
Korak 4. Odpravite težave s stolpcem, ki ne bo razvrščen
Če pri poskusu razvrščanja naletite na napake, je najverjetnejši krivec težave pri oblikovanju podatkov.
- Če razvrščate številke, se prepričajte, da so vse celice oblikovane kot številke in ne kot besedilo. Številke je mogoče pomotoma uvoziti kot besedilo iz določenih računovodskih programov.
- Če razvrščate besedilo, lahko pride do napak zaradi presledkov ali slabega oblikovanja.
- Če razvrščate datume ali ure, težave običajno izhajajo iz oblikovanja vaših podatkov. Če želite, da se Excel uspešno razvrsti po datumu, morate zagotoviti, da so vsi podatki shranjeni kot datum.
2. del 3: Razvrščanje po več merilih
Korak 1. Izberite svoje podatke
Recimo, da imate preglednico s seznamom imen strank in mesta, v katerem se nahajajo. Da bi vam olajšali življenje, ga najprej razvrstite po abecednem redu in nato vsako stranko po abecednem redu v vsakem mestu. Ustvarjanje razvrščanja po meri lahko naredi ravno to.
Korak 2. Kliknite gumb Razvrsti
To najdete v razdelku »Razvrsti in filtriraj« na zavihku Podatki. Odpre se okno Razvrščanje, ki vam omogoča, da ustvarite razvrščanje po meri z več merili.
Če imajo vaši stolpci glave v prvi celici, na primer »Mesto« in »Ime«, potrdite polje »Moji podatki imajo glave« v zgornjem levem kotu okna za razvrščanje
Korak 3. Ustvarite svoje prvo pravilo
Kliknite meni "Razvrsti po", da izberete želeni stolpec. V tem primeru bi najprej razvrščali po mestih, zato v meniju izberite ustrezen stolpec.
- Naj bo možnost »Razvrsti vklopljeno« nastavljena na »Vrednosti«.
- Vrstni red nastavite na "A do Z" ali "Z na A", odvisno od tega, kako želite razvrstiti.
Korak 4. Ustvarite drugo pravilo
Kliknite gumb "Dodaj raven". To bo dodalo pravilo pod prvim. Izberite drugi stolpec (stolpec Ime v našem primeru) in nato vrstni red razvrščanja (za lažje branje izberite isti vrstni red kot prvo pravilo).
Korak 5. Kliknite V redu
Vaš seznam bo razvrščen po vaših pravilih. Morali bi videti mesta, navedena po abecedi, nato pa imena strank razvrščena po abecedi v vsakem mestu.
Ta primer je preprost in vključuje le dva stolpca. Lahko pa razvrstite tako zapleteno, kot želite, in vključite številne stolpce
3. del 3: Razvrščanje po barvi celice ali pisave
Korak 1. Izberite svoje podatke
Lahko kliknete in povlečete, da izberete stolpec, ki ga želite razvrstiti, ali pa kliknete eno od celic v stolpcu, da ga aktivirate in omogočite Excelu, da samodejno izbere podatke.
Korak 2. Kliknite gumb Razvrsti
Gumb Razvrsti lahko najdete na zavihku Podatki v razdelku »Razvrsti in filtriraj«. S tem se odpre okno Razvrsti. Če imate poleg stolpca, ki ga razvrščate, še en stolpec podatkov, vas bo vprašal, ali želite te podatke vključiti v razvrščanje.
Korak 3. Izberite "Barva celice" ali "Barva pisave" v meniju "Razvrsti vklopljeno"
Tako boste lahko izbrali prvo barvo, po kateri želite razvrstiti.
Korak 4. Najprej izberite barvo, ki jo želite razvrstiti
V stolpcu »Naročilo« lahko s spustnim menijem izberete, katero barvo želite postaviti prvo ali zadnjo pri razvrščanju. Izberete lahko le barve, ki so prisotne v stolpcu.
Za razvrščanje barv ni privzetega vrstnega reda. Naročilo boste morali določiti sami
Korak 5. Dodajte drugo barvo
Za vsako barvo v stolpcu, ki ga razvrščate, morate dodati še eno pravilo. Kliknite »Dodaj raven«, če želite sortiranju dodati še eno pravilo. Izberite naslednjo barvo, po kateri želite razvrstiti, in nato vrstni red, ki ga želite razvrstiti.
Prepričajte se, da je vsako naročilo enako za vsako pravilo. Če na primer razvrščate od zgoraj navzdol, se prepričajte, da v razdelku »Naročilo« za vsako pravilo piše »Na vrhu«
Korak 6. Kliknite V redu
Vsako pravilo se bo uporabljalo eno za drugim, stolpec pa bo razvrščen po barvah, ki ste jih določili.
Nasveti
- Poskusite razvrstiti podatke na različne načine; te nove perspektive lahko osvetlijo različne vidike informacij.
- Če ima vaša preglednica vsote, povprečja ali druge povzetke pod podatki, ki jih morate razvrstiti, pazite, da jih tudi ne razvrstite.
