Kako zapreti poslovno e -pošto: 10 korakov (s slikami)

Kazalo:

Kako zapreti poslovno e -pošto: 10 korakov (s slikami)
Kako zapreti poslovno e -pošto: 10 korakov (s slikami)

Video: Kako zapreti poslovno e -pošto: 10 korakov (s slikami)

Video: Kako zapreti poslovno e -pošto: 10 korakov (s slikami)
Video: Всего 1 ложка этих мощных семян! Неоценимое воздействие на суставы и кости 2024, Marec
Anonim

Lahko se zdi težko omejiti pomembno poslovno e -pošto. Obstaja toliko načinov, da dokončate svoje sporočilo! Navsezadnje bo način zapiranja e -pošte odvisen od nekaj različnih dejavnikov. Te lahko vključujejo na primer, kako dobro poznate osebo, ki ji pišete, namen e -pošte in ali je vaša e -pošta del verige. Ob upoštevanju teh dejavnikov oblikujte ustrezen zadnji stavek. Nato izberite pravo odjavo in se odločite, kaj boste dali v podpis.

Koraki

1. del od 3: Pisanje zaključnih besed

Zaprite poslovno e -pošto 1. korak
Zaprite poslovno e -pošto 1. korak

Korak 1. Opomnite prejemnika na namen vašega e -poštnega sporočila

Za pisanje e -pošte v poslovnem okolju je veliko razlogov. Določitev primarnega namena e -pošte vam bo pomagala določiti najboljši način, da ga zaključite.

  • Če na primer oddate zahtevo, končajte z besedami: »Hvala za vaš čas« ali »Hvala za vašo pozornost«.
  • Če se odzivate na zahtevo po informacijah ali pomoči, lahko zaključite z "upam, da to pomaga!" ali "Sporočite mi, če vam lahko kako drugače pomagam."
  • Če se pripravljate na sestanek iz oči v oči, se lahko končate z besedami: »Se vidimo naslednji teden!«
Zaprite poslovno e -pošto 2. korak
Zaprite poslovno e -pošto 2. korak

Korak 2. Uporabite ustrezen ton za svoje občinstvo

Pomislite, kako dobro poznate osebo, ki ji pišete, kakšen odnos imate z njo in kaj poskušate doseči. E-poštno sporočilo upravitelju na višji ravni ali pomembni novi stranki bi moralo biti bolj formalno kot e-poštno sporočilo znanemu sodelavcu.

  • Če na primer pripravljate sestanek s stranko, je lahko dobra zaključna izjava nekaj takega: »Veselim se našega srečanja 24. Če imate kakršna koli vprašanja, me kontaktirajte na 555-555-5555."
  • Po drugi strani pa, če se dogovorite za prijateljsko srečanje s sodelavcem, ki ga dobro poznate, je morda povsem v redu, če se končate z nekaj takega: »Sliši se dobro! Se vidiva jutri!:)”
Zaprite poslovno e -pošto 3. korak
Zaprite poslovno e -pošto 3. korak

Korak 3. Ne vključujte zaključne izjave, če je vaše e -poštno sporočilo del verige

Če je to vaš prvi e -poštni naslov o obravnavani temi ali če gre za še posebej pomemben e -poštni naslov, potem je verjetno dobro, da vključite zaključno zahvalo ali »poziv k dejanju«. Kratkost pa je pomembna v poslovnih e -poštnih sporočilih. Če je vaše e -poštno sporočilo del dolge verige, vam morda ne bo treba vključiti ničesar razen najpomembnejših informacij.

Na primer, če s šefom zaključujete dolg pogovor po e -pošti o nalogi, vam morda ne bo treba reči veliko več kot: »V redu. To bom naredil pred koncem dneva v petek. - M."

2. del 3: Izbira prijave

Zaprite poslovno e -pošto 4. korak
Zaprite poslovno e -pošto 4. korak

Korak 1. Izberite odjavo, ki ustreza tonu vaše e-pošte

Če je vaše e -poštno sporočilo uradno, se odjavite z nekaj, kot je »Lep pozdrav« ali (za še bolj formalni dotik) »S spoštovanjem«. Za manj uradna e -poštna sporočila boste morda dobro uporabili nekaj, na primer »Previdno« ali »Na zdravje«.

Če ste že imeli e-poštna sporočila od osebe, ki ji pišete, lahko pogledate njeno odjavo in svoj ton uskladite z njihovim. Na primer, če se ponavadi podpišejo z nečim, kot je »Lep pozdrav«, se morate podpisati s podobno stopnjo formalnosti

Zaprite poslovno e -pošto 5. korak
Zaprite poslovno e -pošto 5. korak

Korak 2. Uporabite odjavo, ki ustreza vašemu namenu

Tako kot zaključni stavek lahko tudi odjava odraža namen vašega e-poštnega sporočila. Če na primer vložite preprosto zahtevo ali na kratko izrazite hvaležnost za nekaj, lahko uporabite odjavo, kot je »Najlepša hvala« ali »Najlepša hvala«, čemur sledi vaš podpis.

Zaprite poslovno e -pošto 6. korak
Zaprite poslovno e -pošto 6. korak

Korak 3. Izogibajte se vsemu, kar je preveč ljubeče

Razen če dobro poznate osebo, s katero pišete, se izogibajte vsemu, kar je preveč sleng, neformalno ali ljubeče. Na splošno stvari, kot so "Love", "XOXO" ali "Hugs", ne bi smeli uporabljati v poslovnih e -poštnih sporočilih.

Zaprite poslovno e -pošto 7. korak
Zaprite poslovno e -pošto 7. korak

Korak 4. Preskočite odjavo v kratkih ali verižnih e-poštnih sporočilih

Če je vaše e-poštno sporočilo del dolge verige ali če poskušate sodelavcu nekaj na kratko in hitro sporočiti, morda odjave sploh ni treba vključiti.

Če se ne počutite udobno, če v celoti preskočite odjavo, uporabite preprosto odjavo, na primer –Bernice ali –B. bi moralo biti v redu za kratka, neuradna e -poštna sporočila

3. del 3: Podpis e -pošte

Zaprite poslovno e -pošto 8. korak
Zaprite poslovno e -pošto 8. korak

Korak 1. Vključite svoje osnovne identifikacijske podatke

Koliko podatkov boste vključili v svoj podpis, bo odvisno od tega, kako dobro poznate svojega dopisnika in kako pogosto ste z njim komunicirali.

  • E-poštno sporočilo za prvič bi moralo vsebovati vsaj vaše polno ime, naziv delovnega mesta, kraj dela in telefonsko številko.
  • Ko komunicirate s sodelavcem ali nekom, ki mu pogosto pišete po e-pošti, je verjetno dovolj, da se podpišete z imenom ali začetnico.
Zaprite poslovno e -pošto 9. korak
Zaprite poslovno e -pošto 9. korak

Korak 2. Naj bo vaš podpis kratek

Na splošno je najbolje, da poslovnega e -poštnega sporočila ne obremenjujete z veliko dodatnega besedila in slik. Izogibajte se dodajanju ničesar nepotrebnega v svoj podpis e -pošte, kot so narekovaji, bleščeča grafika ali veliko povezav.

Zaprite poslovno e -pošto 10. korak
Zaprite poslovno e -pošto 10. korak

Korak 3. Nastavite samodejni podpis

Če vam ni všeč, da vsakič, ko pošljete pomembno e -poštno sporočilo, izpišete naziv svojega delovnega mesta in kontaktne podatke, lahko ustvarite podpis, ki ga lahko vaš e -poštni odjemalec samodejno doda vašim sporočilom.

Nekateri programi, na primer Outlook, vam omogočajo ustvarjanje več podpisov, tako da lahko izberete tistega, ki je najbolj primeren za vsako e -poštno sporočilo

Nasveti

  • Vaš podpis bi moral izgledati nekako tako:

    • Lep pozdrav,
    • Jane Doe, tržna analitičarka
    • MegaCorp
    • 214-444-1234
  • V večini e -poštnih odjemalcev, kot je Outlook itd., Je zelo enostavno nastaviti podpis, ki se samodejno prilepi vsakemu e -poštnemu sporočilu.

Opozorila

  • Če je mogoče, naj druga oseba dvakrat preveri vaše delo. Pravilno lektoriranje ne more nadomestiti.
  • Pred pošiljanjem uredite in lektorirajte vsa pisma - torej preberite, če so pravilna slovnica in črkovanje, ter odstranite tiskarske napake. Spremenite dvoumen jezik, na primer besede in besedne zveze, ki so nejasne ali imajo dvojni pomen.
  • Preverjanje črkovanja ni nezmotljivo, saj programska oprema pogosto vstavi pravilno črkovano besedo, ne pa tudi prave besede za kontekst. Sprememba "bankroll" v "blank roll" resnično spremeni pomen stavka. Zanesti se morate tudi na svoje znanje o slovničnih tankočinah, saj predlogi programske opreme niso vedno pravilni.

Priporočena: