Neurejen nabiralnik lahko uporabnikom oteži iskanje potrebnega e -poštnega sporočila. Microsoft Outlook je ponudil precej uporabna orodja, ki vam pomagajo filtrirati e -poštna sporočila in jih organizirati na bolj obvladljiv način. Outlook vam lahko celo pomaga povečati učinkovitost in zmogljivost. Ne glede na to, ali uporabljate Outlook 2010, Outlook 2007 ali Outlook 2003, lahko preprosto upravljate svojo e -pošto z naslednjimi orodji za čiščenje mape »Prejeto« in olajšate iskanje potrebnih informacij.
Koraki
Metoda 1 od 6: Filtriranje
Korak 1. Hitro filtrirajte sporočila
Outlook 2010 ima novo funkcijo, ki pomaga razvrščati sporočila po datumih in jih razporediti v pogovoru.
- Pri uporabi te funkcije bodo sporočila z isto temo prikazana kot Pogovor in uporabniki si jih lahko ogledajo, razširijo ali skrčijo s klikom na ikono levo od vrstice Zadeva. Sporočila v vsakem pogovoru so razvrščena z najnovejšim sporočilom na vrhu. Ko prejmete novo sporočilo, se bo ves pogovor premaknil na vrh seznama e -poštnih sporočil, kar vam bo pomagalo enostavno slediti toku e -poštnih sporočil.
- Če želite aktivirati pogovor, na zavihku Pogled v skupini Pogovor označite polje Pokaži kot pogovor. Velikost pogovora lahko zmanjšate s funkcijo Čiščenje. Ta funkcija bo pomagala odstraniti podvojena sporočila v pogovoru.
- Na zavihku Domov v skupini Izbriši kliknite Počisti in nato Počisti pogovor. V vseh različicah Outlooka lahko uporabniki hitreje najdejo sporočila v mapi nabiralnika s spreminjanjem načina razvrščanja v mapo e -pošte. E -poštna sporočila lahko na primer razvrstite po datumu, pošiljatelju in velikosti datoteke ali ravni pomembnosti.
Korak 2. Uporabite standardizirane naslove predmetov
Mentalna energija, potrebna za preusmeritev pozornosti med nenehno spreminjajočimi se temami, vas izčrpa, ne glasnost. Običajno berete v zaporednem vrstnem redu bodisi kronološko bodisi po "najpomembnejši osebi". To je izgorelost možganov. Namesto tega uporabite to pravilo; velja za e -pošto iz neposrednih poročil in deluje bolje kot verige pogovorov.
- Opredelite 2-5 najboljših projektov, ki vas najbolj zanimajo; ustvarite tematske naslove, ki bodo te odražali.
- Povejte skupini, da boste najprej posvetili vsa ta e -poštna sporočila s temi standardnimi naslovi zadev. Te teme so trenutno vaši najpomembnejši projekti - vaše e -poštno sporočilo bo razvrščeno po vrstici zadeve, prva prioriteta pa se najprej prebere/odgovori.
- Jasno povejte, da bodo neustrezno naslovljena e-poštna sporočila pošiljatelja, ki je prekršil naslov, uvrstili na črno 1-krat.
Metoda 2 od 6: Združevanje
Korak 1. Ista sporočila združite v mape
Z ustvarjanjem nove e -poštne mape lahko uporabniki združujejo povezana sporočila v mape. Sporočila lahko na primer razvrstite po temah, projektih, komunikacijah ali drugih kategorijah, ki ustrezajo vašim delom ali vašim hobijem. Uporabniki lahko ustvarijo tudi mapo za vsa sporočila, poslana od vašega šefa ali nekoga pomembnega, vključno z osnovnimi informacijami, ki jih je treba shraniti. Če želite ustvariti novo mapo v Outlooku 2010, na zavihku Mapa v meniju Novo kliknite Nova mapa. Če želite ustvariti novo mapo v Outlooku 2007 ali Outlook 2003, v menijski vrstici kliknite Datoteka, izberite Novo, nato Mapa.
Metoda 3 od 6: Iskalna mapa
Korak 1. Ustvarite iskalno mapo za iskanje sporočil
Iskalna mapa je hiter in priročen način za iskanje zbirke e -poštnih sporočil. Ne shranjuje nobenih sporočil, ampak ponuja navidezne mape, ki prikazujejo vsa sporočila v mapi »Prejeto« glede na atribute, ki jih iščete. Mape za iskanje Outlooka ponujajo privzete funkcije, kot je neprebrana pošta, lahko pa ustvarite tudi svoje pravilo. Z mapo za iskanje lahko na primer poiščete vse informacije, povezane z določenim projektom, pomembno stranko ali prihajajočim sestankom.
- Če želite ustvariti mapo za iskanje v Outlooku 2010, na zavihku Pošta na mapi v meniju Novo kliknite Nova iskalna mapa.
- Če želite ustvariti iskalno mapo v Outlooku 2007 ali Outlooku 2003, v pošti v meniju Datoteka premaknite miško na Novo in kliknite na Išči mapo.
Metoda 4 od 6: E -poštni filter
Korak 1. Z e -poštnim filtrom zmanjšajte neželeno e -pošto
Z Outlookovim filtrom za neželeno e -pošto shranite nepotrebna e -poštna sporočila iz mape »Prejeto«. Ta filter bo poslal e -poštna sporočila, ki so označena kot neželena, v ločeno mapo v nabiralniku. Uporabniki si lahko ogledajo vsebino te mape in se prepričajo, da ji ni pomotoma poslanih veljavnih e -poštnih sporočil. Če je tako, morate filter prilagoditi, da se v prihodnje izognete napačni oznaki na sporočilih.
Metoda 5 od 6: Barvna kategorija
Korak 1. Dodelite barvno kategorijo
Dodelite barvo nepovezani skupini e -poštnih sporočil in drugim kategorijam v Outlooku, kot so beležke, stiki in sestanki. Od tam jih lahko uporabniki zlahka prepoznajo in razvrstijo. Na primer, lahko preprosto sledite vsem sporočilom, sestankom in stikom za prodajni projekt računalnika, tako da ustvarite kategorijo »Prodaja računalnikov« in ji dodelite sporočila.
Metoda 6 od 6: Označevanje z zastavico
Korak 1. Označite za nadaljnje ukrepanje
Uporabniki lahko uporabijo funkcijo Označi za spremljanje, da označijo e -poštna sporočila in opravila, ki jim pomagajo razvrstiti ali označiti. Zastavice vas bodo pozvale, da sledite težavi, opozorite na zahtevo nekoga ali naročite sporočilo in stik. Z lahkoto lahko uredijo tudi vašo e -poštno mapo, ker natančno veste, kaj morate storiti in kdaj. Upoštevajte, da ko ustvarite opravilo in določite datum poteka za opravilo, bo samodejno označeno, tako da ne pozabite na datum poteka dejanja in ga izpolnite.
