Uporaba funkcije samodejnega filtriranja v Excelu je hiter in preprost način razvrščanja večjih količin podatkov. Filtri podpirajo različna merila, po katerih lahko razvrstite svoje podatke. Za začetek morate ustvariti nabor podatkov. Nato ostane le še izbira cilja in aktiviranje samodejnega filtriranja s pritiskom na gumb »Filter« na zavihku »Podatki« in prilagajanjem filtra po želji. Ta postopek je mogoče obvladati v nekaj minutah in s tem povečati učinkovitost Excela.
Koraki
1. del od 2: Začetek delovanja s samodejnim filtriranjem
Korak 1. Ustvarite tabelo
Prepričajte se, da imajo vaši podatki naslove stolpcev, da podate podatke pod njimi. Naslov je tam, kjer bo filter nameščen in ne bo vključen v razvrščene podatke. Vsak stolpec ima lahko edinstven nabor podatkov (npr. Datum, količino, ime itd.) In vsebuje toliko vnosov, kot jih želite razvrstiti.
Naslove lahko zamrznete tako, da izberete vrstico, ki vsebuje, in odprete »Pogled> Zamrzni podokna«. To bo pomagalo spremljati filtrirane kategorije na velikih naborih podatkov
Korak 2. Izberite vse podatke, ki jih želite filtrirati
Kliknite in povlecite, da izberete vse celice, ki jih želite vključiti v filter. Ker je Samodejni filter, kot že ime pove, samodejni postopek, ga ne morete uporabiti za filtriranje nesorazmernih stolpcev. Vsi vmesni stolpci bodo nastavljeni za filtriranje z njimi.
Korak 3. Aktivirajte samodejni filter
Pojdite na zavihek »Podatki«, nato pritisnite »Filter«. Ko so aktivirani, imajo glave stolpcev spustne gumbe. S temi gumbi lahko nastavite možnosti filtra.
Korak 4. Izberite merila filtra
Možnosti filtrov se lahko razlikujejo glede na vrsto podatkov v celicah. Besedilne celice bodo filtrirane po besedilni vsebini, številčne celice pa bodo imele matematične filtre. Nekaj filtrov imata v skupni rabi oba. Ko je filter aktiven, se v glavi stolpca prikaže majhna ikona filtra.
- Razvrsti naraščajoče: razvrsti podatke v naraščajočem vrstnem redu glede na podatke v tem stolpcu; številke so razvrščene 1, 2, 3, 4, 5 itd. in besede so razvrščene po abecedi, začenši z a, b, c, d, e itd.
- Razvrsti padajoče: razvrsti podatke po padajočem vrstnem redu glede na podatke v tem stolpcu; številke so razvrščene v obratnem vrstnem redu 5, 4, 3, 2, 1 itd., besede pa v obratnem abecednem vrstnem redu, e, d, c, b, a itd.
- Prvih 10: prvih 10 vrstic podatkov v preglednici ali prvih 10 vrstic podatkov iz filtrirane izbire
- Posebni pogoji: Nekatere parametre filtra lahko nastavite z logiko vrednosti, na primer vrednosti filtriranja, ki so večje, manjše, enake, pred, po, med, vsebujejo itd. Po izbiri enega od teh boste morali vnesti meje parametrov (npr. Po 1. 1. 2011 ali več kot 1000).
- Opomba: filtrirani podatki so skriti in niso izbrisani. S filtriranjem ne boste izgubili nobenih podatkov.
2. del od 2: prilagajanje in deaktiviranje samodejnega filtra
Korak 1. Uporabite samodejni filter po meri za bolj zapleteno razvrščanje
Filter po meri omogoča uporabo več filtrov z logiko »in/ali«. Možnost »Filter po meri…« je navedena na dnu spustnega menija filtra in odpre ločeno okno. Tu lahko izberete največ dve možnosti filtriranja, nato pa pritisnete gumb »In« ali »Ali«, da bo filter izključen ali vključujoč.
Na primer: stolpec z imeni bi lahko filtrirali po stolpcih, ki vsebujejo "A" ali "B", kar pomeni, da bi se pojavila Andrew in Bob. Toda niti eno ne bi bilo prikazano v nizu filtrov za tiste, ki vsebujejo "A" in "B"
Korak 2. Počistite filtre
Če želite počistiti en filter, izberite spustni meni za filtriran stolpec in izberite »Počisti filter iz [ime]«. Če želite počistiti vse filtre, izberite katero koli celico v tabeli in pojdite na zavihek »Podatki« in pritisnite »Počisti« (poleg preklopa Filter).
Korak 3. Deaktivirajte samodejni filter
Če želite filtre popolnoma onemogočiti, preprosto počistite izbiro možnosti Samodejni filter, ko je izbrana tabela.
Nasveti
- Za naslove stolpcev, na katere so uporabljeni filtri, si oglejte gumb spustnega menija. Če je puščica na gumbu modra, je bil v tem meniju uporabljen filter. Če je puščica na gumbu črna, potem filter v tem meniju ni bil uporabljen.
- Samodejni filter razporedi podatke navpično, kar pomeni, da se možnosti filtra lahko uporabijo samo za naslove stolpcev, ne pa tudi za vrstice. Vendar pa lahko z enakim učinkom vnesete kategorije za vsako vrstico in nato filtrirate samo ta stolpec.
- Če pustite nobene celice prazne, filter ne bo deloval.
- Pred uporabo samodejnega filtra naredite varnostno kopijo podatkov. Čeprav je samodejni filter mogoče izklopiti, lahko vse spremembe podatkov prepišejo vaše obstoječe podatke.
Opozorila
- S filtriranjem podatkov ne brišete vrstic, jih skrivate. Skrite vrstice lahko odkrijete tako, da izberete vrstico nad in pod skrito vrstico, z desno miškino tipko kliknete nanjo in izberete »Skrij«.
- Pogosto shranjujte spremembe, razen če ste varnostno kopirali podatke in ne nameravate prepisati svojih podatkov.
