Mnoga podjetja uporabljajo Microsoft Excel za sledenje oddelkov ali skupnih stroškov podjetja. Ker je Excel zdaj pogosto v kompletu z osebnimi računalniki, ki uporabljajo operacijski sistem Windows, ga lahko uporabljate za spremljanje računov, če imate Excel v domačem računalniku. Na voljo so številne predloge za sledenje vašim stroškom z Microsoftovih in drugih spletnih mest, novejše različice Excela pa vključujejo predlogo za sledenje vašim računom med vnaprej nameščenimi predlogami. Prav tako lahko nastavite svojo preglednico za sledenje svojim računom v Excelu. Sledijo navodila za oba pristopa.
Koraki
Metoda 1 od 2: Delo s predlogo Excel
Korak 1. Izberite vnaprej nameščeno predlogo
Nedavne različice Excela vključujejo predlogo za sledenje osebnim stroškom skupaj s predlogami za običajne poslovne aplikacije. Do teh predlog lahko dostopate in z njimi sledite svojim računom v Excelu.
- V Excelu 2003 v meniju »Datoteka« izberite »Novo«. V podoknu opravil "Nov delovni zvezek" izberite "Na mojem računalniku", da si ogledate pogovorno okno "Predloge".
- V Excelu 2007 v meniju gumba »Datoteka« izberite »Novo«. Prikaže se pogovorno okno »Nov delovni zvezek«. V meniju "Predloge" v levem podoknu izberite "Nameščene predloge". Izberite "Osebni mesečni proračun" v "Nameščene predloge" v osrednjem podoknu in kliknite "Ustvari".
- V Excelu 2010 kliknite zavihek »Datoteka«, nato v meniju »Datoteka« izberite »Novo«. V zgornjem delu podokna "Razpoložljive predloge" izberite "Vzorčne predloge", nato na zaslonu vzorčnih predlog izberite "Osebni mesečni proračun" in kliknite "Ustvari".
Korak 2. Izberite spletno predlogo
Če predloga osebnega proračuna, ki je vnaprej nameščena v programu Microsoft Excel, ne deluje za sledenje vašim stroškom, lahko predlogo izberete na spletu. Predlogo lahko prenesete s spletnega mesta drugega proizvajalca ali uporabite Excel za povezavo z Microsoft Office Online.
- Za Excel 2003 lahko izberete ustrezno predlogo iz spletne knjižnice Microsoft Office na naslovu https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Predloge, namenjene poznejšim različicam Excela, najdete tudi tukaj.)
- V Excelu 2007 izberite »Proračuni« v razdelku Microsoft Office Online v pogovornem oknu »Nov delovni zvezek«. Če se želite povezati s spletno knjižnico predlog Office, morate imeti delujočo internetno povezavo.
- V Excelu 2010 izberite "Proračuni" v razdelku Office.com v podoknu Razpoložljive predloge. Če se želite povezati s spletno knjižnico predlog Office, morate imeti delujočo internetno povezavo.
Korak 3. Vnesite svoje podatke v ustrezne celice
Natančni podatki so odvisni od predloge preglednice, ki jo uporabljate.
Korak 4. Shranite preglednico
Uporabite lahko ime, ki ga predloga vsebuje za vašo preglednico, ali pa ga spremenite v nekaj bolj smiselnega. Zadostuje že dodajanje imena in leta obstoječi datoteki.
Metoda 2 od 2: Oblikovanje lastne preglednice za sledenje odhodkom
Korak 1. Odprite Excel
Korak 2. Vnesite ime za preglednico v celico A1
Uporabite smiselno ime, na primer »Osebni proračun«, »Sledenje osebnim stroškom« ali kaj podobnega. (Pri vnosu imena izključite narekovaje; tukaj se uporabljajo samo za prikaz, da so imena zgled.)
Korak 3. Vnesite naslove stolpcev v 2. vrstico
Predlagani naslovi in naročilo so "Datum", "Kategorija prejemnika plačila" (ali "Plačilo za"), "Beležka", "Odhodki", "Prihodki" (ali "Dohodek" ali "Depozit") in "Stanje". Te naslove vnesite v celice od A2 do G2; Morda boste morali prilagoditi širino stolpcev, da se prilagodijo dolgim naslovom stolpcev ali vnosom.
Ko nastavite naslov preglednice in naslove stolpcev, s funkcijo »Zamrzni podokna« ohranite te naslove na vrhu zaslona, medtem ko se pomikate po vnosih. Zamrznjena podokna se nahajajo v meniju »Pogled« v Excelu 2003 in starejših različicah ter v skupini »Okno« na traku menija »Pogled« v Excelu 2007 in 2010
Korak 4. V celico 3. vrstice vnesite svojo prvo postavko odhodka
Korak 5. Vnesite formulo ravnotežja v celico G3
Ker je to prvi vnos v stanje, bo stanje določeno z upoštevanjem razlike med odhodki in prihodki. Kako boste to nastavili, je odvisno od tega, ali želite pogledati stroške ali gotovino pri roki.
- Če nastavite preglednico tako, da bo gledala predvsem na vaše stroške, bi bila formula za bilanco = E3-F3, kjer je E3 celica, ki predstavlja strošek, F3 pa celica, ki predstavlja prihodek. Če na ta način nastavite formulo, bodo skupni stroški pozitivna številka, kar bo lažje razumeti.
- Če nastavite preglednico tako, da bo vaš denar pri roki, bo formula stanja = F3-E3. Če na ta način nastavite preglednico, bo stanje prikazano kot pozitivno, če vaš denarni tok presega vaše stroške, in negativno, če imate več stroškov kot prihodkov.
Korak 6. V celico 4. vrstice vnesite svojo drugo postavko odhodka
Korak 7. Vnesite formulo ravnotežja v celico G4
Ker bo pri drugem in naslednjih vnosih ohranjeno tekoče stanje, morate rezultatu razlike med odhodki in prihodki dodati vrednost stanja za prejšnji vnos.
- Če nastavite preglednico tako, da bo gledala predvsem na vaše stroške, bi bila formula stanja = G3+(E4-F4), kjer je G3 celica, ki predstavlja prejšnje stanje, E4 celica, ki predstavlja strošek, F4 pa celica predstavlja prihodke.
- Če nastavite preglednico tako, da bo vaš denar pri roki, bo formula stanja = G3+(F4-E4).
- Oklepci okrog celic, ki predstavljajo razliko med stroški in prihodki, niso potrebni; vključeni so samo zato, da bi bil koncept formule nekoliko jasnejši.
- Če želite, da celica ostane prazna, dokler ni vnesen popoln vnos, lahko uporabite formulo IF v formuli, tako da, če datum ni bil vnesen, tehtnica ne prikaže vrednosti. Formula za ta vnos za drugi vnos se glasi = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), če nastavite preglednico za sledenje stroškom in se glasi = IF (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)), če nastavite preglednico za prikaz gotovine pri roki. (Oklepaje okoli celic, ki predstavljajo stroške in prihodke, lahko izpustite, ne pa tudi zunanjega niza oklepajev.)
Korak 8. Kopirajte formulo ravnotežja v druge celice v stolpcu G (stolpec Stanje)
Z desno tipko miške kliknite celico G3 in v pojavnem meniju izberite "Kopiraj"; nato povlecite, da izberete celice pod njim v stolpcu. Z desno miškino tipko kliknite izbrane celice in v pojavnem meniju izberite »Prilepi«, da formulo prilepite v izbrane celice. (V Excelu 2010 v pojavnem meniju izberite možnost »Prilepi« ali »Prilepi formule«.) Formula bo samodejno posodobila sklice na celice tako, da bo navedla odhodke, prihodke in datum (če se uporabljajo) sklice iz trenutne vrstice in sklic na stanje iz vrstice nad trenutno vrstico.
Korak 9. Shranite preglednico
Dajte preglednici smiselno ime, na primer »Sledenje odhodkom.xls« ali »Osebni proračun.xls«. Tako kot pri proračunski preglednici na podlagi predloge boste morda želeli v ime datoteke vključiti svoje ime in leto. (Ponovno upoštevajte, da se narekovaji uporabljajo samo za prikaz imen primerov in jih ne smete vnesti. Prav tako ne vnesete priponke datoteke; Excel vam to zagotovi.)
Excel 2003 in starejši shranjujejo datoteke preglednic v starejši obliki ».xls«, medtem ko Excel 2007 in 2010 shranjujejo preglednice v novejši obliki zapisa ».xlsx«, ki temelji na XML, lahko pa berejo in shranjujejo preglednice tudi v starejši obliki ».xls«.. Če imate več računalnikov in nameravate ohraniti to preglednico na vseh, uporabite starejšo obliko, če ima kateri od vaših računalnikov Excel 2003 ali novejšo različico, in novejšo obliko, če imajo vsi vaši računalniki vsaj Excel 2007
Video - z uporabo te storitve se lahko nekateri podatki delijo z YouTubom
Nasveti
- Uporabite »Samodokončanje« za kategorije odhodkov in prihodkov, da zagotovite dosledno črkovanje.
- Če želite razlikovati plačane račune od neplačanih, vendar pričakovanih stroškov, lahko besedilo za plačane račune odebelite ali obarvate ali uporabite senčenje celic.
- Če se želite izogniti nenamerni spremembi glave formule ali stolpca, jih boste morda želeli zaščititi pred spremembami. Izberite celice, ki jih želite spremeniti (datum, kategorijo prejemnika plačila, stroške, prihodke in vrednosti opomb), odklenite te celice in nato uporabite zaščito za celotno preglednico.
