Tako kot druge oblike komuniciranja ima e -pošta svoj bonton in družbene protokole. Če morate napisati e -poštno sporočilo s prošnjo za povratne informacije pri delu ali v šoli ali v pisnem rokopisu, morate pri izdelavi e -pošte upoštevati oblikovanje, časovni okvir in strukturo, da bo ta čim bolj učinkovit. Če ste v e -poštnih sporočilih vljudni, točni in natančni, lahko dobite povratne informacije, ki jih potrebujete.
Koraki
Metoda 1 od 4: Prosite za povratne informacije pri delu
Korak 1. Obrnite se na osebo, ki je najbolj usposobljena za komentiranje vašega dela
Pogosto bo to upravitelj tik nad vami. Vsekakor bi morali začeti pri njih ali pri starejšem sodelavcu ali sodelavcu. Imeli bodo izkušnje, da vam pomagajo in vam posredujejo povratne informacije, ki jih potrebujete.
Korak 2. Bodite vljudni in skromni v e -pošti
Za e -poštna sporočila morate upoštevati norme v svoji pisarni. Skromnost zahteva veliko povratnih informacij, vendar ne bodite tako ponižni, da bi vaš šef ali vodja mislil, da o svojem delu ne veste nič. Namesto tega postavite vprašanja na način, ki prikazuje vaš napredek pri projektu ali nalogi. Tako bo šef sporočil, da ne sedite samo na rokah in čakate na povratne informacije. Upoštevajte tudi naslednje nasvete.
- Lahko rečete: »Delal sem na predstavitvi za jutri, ko sem naletel na napako s formatom-nisem prepričan, ali upoštevam standard podjetja. Priložil sem predstavitev. Imate kakšne predloge za obliko? Hvala za vašo pomoč pri tem.”
- Ne pozabite se jim zahvaliti po e -pošti.
Korak 3. V zahtevi za povratne informacije bodite natančni
Tako se lahko izognete preširokim povratnim informacijam, ki vam pri vašem delu verjetno ne bodo pomagale. Izogibajte se vprašanjem da ali ne, razen če je to potrebno. Namesto tega se osredotočite na določene dele projekta, ki potrebujejo delo. Poskusite ne obstreljevati svojega šefa ali sodelavca z vsemi možnimi vprašanji o svojem delu naenkrat.
- Lahko na primer rečete: »Nisem vedel, kako naj nadaljujem z datoteko Eastman. Naročnik se ni odzval na moja e-poštna sporočila in ker gre za prednostno nalogo, se mi je zdelo najbolje, da vam pošljem e-pošto, da vidite, kaj naj naredim."
- Če iščete splošnejše povratne informacije v obliki pregleda ali poročila, to zahtevajte posebej. Pomagalo vam bo biti vljuden, jedrnat in čim bolj specifičen. Na primer, lahko zaprosite za poročilo o svoji učinkovitosti ali ustvarjalnosti. Če prosite za povratne informacije od tistih, ki vam poročajo, boste morda morali opraviti anonimno anketo.
NAMIG STROKOVNIKOV
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
trener na delovnem mestu
Ko zahtevate splošno povratno informacijo, poskusite z metodo KISS.
Model KISS je odličen način, da ljudem pomagate dati ustrezne povratne informacije. Vprašajte osebo,"
obdrži? Kaj naj izboljšati? Kaj naj začetek? In kaj naj ustaviti?"
Korak 4. Po odgovoru pošljite zahvalno e-poštno sporočilo
Če povratne informacije kažejo, da potrebujete veliko izboljšav ali da vaše delo ni primerno, vključite kratko izjavo, kako boste to popravili. Dajte si čas za obdelavo čustev, preden se takoj odzovete.
Odgovorite v največ 1-2 dneh
Metoda 2 od 4: Prosite za povratne informacije v šoli
Korak 1. Identificirajte se
Vaš učitelj ima lahko na stotine študentov, še posebej, če so profesor na fakulteti. Vključiti morate svoje ime (prvo in zadnje), svoj razred in razdelek. Če ste še v srednji šoli, to lahko pomeni vaše obdobje ali časovno obdobje. Tako učitelju ne boste zapravljali časa, da bi ugotovil, kdo ste, in porabili bodo več časa za povratne informacije, ki jih potrebujete.
Korak 2. Naj bo formalno
Včasih se učenci s tem spopadajo, ko učiteljem prvič pošljejo e -pošto. Lahko rečete "Zdravo dr. Smith" ali "Spoštovana gospa Turner." Če vam je učitelj poslal e -pošto, ne bodite manj formalni, kot so bili. Naj bo ton profesionalen. Namesto tega recite: "Hej, kaj menite o mojem listu? Ni največji, "recite," nisem prepričan, da razumem nalogo. V zvezi s papirjem sem imel nekaj posebnih vprašanj."
Korak 3. Naj bo kratek
Ne skrbite, da boste pojasnili ves kontekst svojih vprašanj, razen če je kontekst potreben za ta vprašanja. Če na primer zahtevate povratne informacije o možni razširitvi, bo vaš učitelj morda potreboval kontekst, če pa preprosto poskušate postaviti vprašanje o nalogi, jim ne povejte zgodbe o tem, kako vas je pes zamudil in zakaj zdaj pošiljate e -pošto (razen če je zelo blizu časa naloge) ali karkoli drugega, kar bi lahko bilo nepomembno za trenutno nalogo.
Korak 4. Ne čakajte na povratne informacije do noči pred izpitom ali rokom
Ne samo, da vam učitelj ne bo dal povratnih informacij tako blizu roka, verjetno jih bo razjezilo to, da ste čakali do zadnje minute, da jih prosite za povratne informacije. Če morate poslati vprašanja v zadnjem trenutku, bodite kratki, natančni in opravičujoči. Učitelj se bo lažje odzval, če bo pravočasno videl e -poštno sporočilo.
Korak 5. Uporabite oblike datotek, ki jih je zahteval vaš učitelj
Učitelj vam bo v učnem načrtu pogosto povedal, katere oblike datotek bodo sprejeli za naloge ali v e -poštnih sporočilih. Na primer, če vaš učitelj določi datoteko.doc, ne pošiljajte datotek.pdf ali.pages. Če niste prepričani, lahko pošljete datoteko.rtf ali.pdf ali preprosto vprašate.
Korak 6. Vprašajte za povratne informacije o papirju ali izpitu, ki ste ga že oddali
Profesorju morate preprosto poslati e -pošto in biti vljuden. Če ima profesor uradne ure, jih lahko obiščete ali se dogovorite za sestanek. Lahko rečete: "Dragi profesor Smith, na izpitu mi ni uspelo tako dobro, kot sem pričakoval. Ali mi lahko pomagate odpraviti nekatere napake, ki sem jih naredil, da bom lahko na naslednjem izpitu naredil bolje?" Vaš profesor bi se moral na takšno prošnjo običajno pozitivno odzvati.
Metoda 3 od 4: Prosite za povratne informacije o rokopisu
Korak 1. Najprej pošljite e -pošto osebi, ki jo poznate
Če želite pozorne povratne informacije, jih je najbolje dati nekomu, ki ga poznate, po možnosti prijatelju ali sodelavcu. Ko pošljete e -pošto nekomu, ki ga poznate, za povratne informacije, mu pošljite e -pošto tako, kot bi običajno. Če bi jih običajno poklicali, bi to verjetno morali storiti. Ne pošiljajte rokopisa v prvem e -poštnem sporočilu, razen če veste, da bodo verjetno odgovorili pritrdilno (nekdo, za katerega ste prebrali rokopis, ali nekdo, ki vam je ponudil branje vašega).
Vključite lahko kratek opis ali povzetek, odvisno od tega, ali je oseba, ki ji pišete, prijatelj ali kolega
Korak 2. Pošljite e -pošto strokovnjaku
Če res potrebujete strokovni nasvet, pošljite e -pošto strokovnjaku, ki ga poznate, in razložite svoj projekt ter zakaj potrebujete povratne informacije. Ne bodite prenagljeni, ampak se jim prijazno zahvalite za razmislek in recite: "Razumem, če nimate časa, da mi posredujete povratne informacije." Morda se boste celo vprašali, če poznajo koga s časom in znanjem, ki vam lahko pomaga, če ne zmore.
Korak 3. Ne pošiljajte rokopisa nekomu na hladno
To bo verjetno ostalo brez odgovora, razen če jim izrecno poveste, da boste plačali njihovo pomoč. Če so znani avtor, se na takšno e -poštno sporočilo verjetno ne bodo odzvali, saj prejmejo na tone tovrstnih e -poštnih sporočil. Namesto tega najprej vprašajte svoje prijatelje, sodelavce, profesorje itd. Verjetneje vam bodo lahko pomagali in bolj verjetno vam bodo želeli pomagati.
Korak 4. Natančno povejte, kaj želite od njihovih povratnih informacij
Če želite le pozitivne povratne informacije, jim to povejte. Povejte jim, ali imate podrobne povratne informacije, lokalne ali globalne povratne informacije in ali želite estetske, slovnične ali strukturne povratne informacije. To lahko bralcu pomaga, da ve, kaj od njega želite.
- Pozitivne povratne informacije ne smejo biti nekonstruktivne. Če razložijo, zakaj jim je všeč tisto, kar jim je všeč, se lahko veliko naučite o svojem rokopisu.
- Če dobite negativne povratne informacije, si vzemite čas za odgovor. Če so vaši prijatelji, bodo verjetno le želeli pomagati. Če so profesor, ne glede na to, kako jezni ali razburjeni se počutite, se ne smete tako odzvati. Namesto tega se jim zahvalite za pomoč in pojdite naprej. Čez nekaj časa boste morda ugotovili, da so bile povratne informacije koristne, tudi če način dostave ni bil.
Korak 5. Dajte bralcu čas, da se odzove
Če ste zahtevali podrobne povratne informacije o novem rokopisu, ne pričakujte povratnih informacij v enem dnevu ali celo tednu. Urejanje rokopisa te dolžine traja nekaj časa. Če imate rok, za katerega se trudite, to sporočite bralcu. Lahko jih tudi preprosto vprašate, ali lahko do določenega datuma izvedejo popravke. Ne pozabite, da imajo svoje življenje in obveznosti.
Korak 6. Zahvalite se jim za pomoč
Če je prijatelj, bi mu morda želeli kupiti darilo, kot je škatla čokolade, ali pa mu pravočasno vrniti uslugo. Če gre za profesorja, boste morda želeli napisati zahvalno sporočilo in jim sporočiti, da cenite njihovo delo in čas. Če se pozabite zahvaliti bralcem, se lahko počutijo izrabljene in/ali nesprejemljive, zato jim bo v prihodnje manj verjetno pomagalo.
Metoda 4 od 4: Prosite za povratne informacije strank
Korak 1. Ne postavljajte preveč vprašanj
Stranke so preobremenjene z raziskavami skoraj vseh podjetij. Če želite zagotoviti, da stranka samodejno izbriše vaš e -poštni naslov, ko ga prebere, ga izpolnite s tono vprašanj. Če želite obdržati stranko, postavite eno ali dve vprašanji in pustite pri tem.
Korak 2. Postavite odprta vprašanja
Namesto vprašanj da/ne postavite vprašanja, ki prinašajo popolnejše odgovore. Namesto da vprašate: "Bi nas priporočili prijatelju?", Vprašajte "Kako bi nas opisali prijatelju?" Tovrstna vprašanja vam v odgovorih dajo več informacij kot preprosto vprašanje da/ne.
Korak 3. Stranko obvestite, da se boste hitro obrnili nanjo
Zaradi tega se stranka počuti, kot da njeno mnenje ne gre samo v ogromno mapo »Prejeto«, kjer ga je mogoče prebrati ali ne. Verjetno boste dobili tudi bolj odkrite povratne informacije, če vedo, da se boste odzvali.
Ko se odzovete, bodite odkriti in profesionalni. V današnji kulturi viralnega interneta lahko ugled podjetja v sekundi porušite, če se odzovete z nečim drugim, razen s strokovnostjo in iskrenostjo
Korak 4. Ne vključujte bliskavice ali drugih funkcij, ki se počasi nalagajo
Če ima stranka počasno povezavo, bo verjetno izbrisala e -poštno sporočilo takoj, ko vidi, da se ne nalaga. Ne pozabite, da so povratne informacije za vas pogosto pomembnejše od njih.
Korak 5. Uporabite dobro oblikovano pisavo in obliko
Želite, da je vaše e -poštno sporočilo čisto in profesionalno. E -poštno sporočilo z neumno grafiko ali pisavo stripa brez snova verjetno ne bo navdušilo vaših strank. Namesto tega uporabite standardne pisave, kot sta Times New Roman ali Arial, če niste prepričani o pisavi, in omejite odvečno grafiko na minimum.
Korak 6. Prepričajte se, da je e-pošta prijazna do naprave
Oblika z enim stolpcem je bolj prilagodljiva od modelov z več stolpci. Prav tako se boste morali prepričati, da vaše pisave niso premajhne. Želeli boste, da bo e -poštno sporočilo koristno za prenosne računalnike, telefone in tablične računalnike. Ker toliko ljudi preveri svojo e -pošto na svojih telefonih, je nujno, da ustrezno oblikujete e -pošto.
Pomoč pri pisanju e-pošte
Kaj morate vključiti v e -poštno sporočilo in prositi za povratne informacije
Kaj se je treba izogibati v e -pošti, ki prosi za povratno informacijo
Komentirano e -poštno sporočilo prosi za povratne informacije
Video - z uporabo te storitve se lahko nekateri podatki delijo z YouTubom
Nasveti
- Ne pišite ljudi za povratne informacije.
- Ohranite primeren bonton e -pošte glede na situacijo.
- Malo ponižnosti je daleč.
