V dobi mobilnih telefonov je telefonski bonton v veliki meri uničil. Znanje sprejemanja sporočil je še vedno koristno, ko delate v pisarni ali kličete za nekoga drugega. Biti vljuden, zapisati vse in takoj poslati sporočilo sta ključna!
Koraki
Korak 1. Odgovorite na telefon
Oseba na drugi strani prosi za vašega neposrednega nadzornika ali sodelavca, ki ni za njegovo mizo. Najprej morate reči: "Trenutno ni na voljo. Ali lahko vzamem sporočilo?" Ob predpostavki, da rečejo da, nadaljujte z naslednjim korakom. Če rečejo ne, vztrajajte, da jim vsaj dovolite, da jim pomagate. Če vljudno zavrnejo, prosite osebo, naj vam vsaj navede svoje ime in ime podjetja; ne pozabite zapisati njihove številke za identifikacijo klica in osebi sporočiti, kdaj je pravi čas, da poskusi nazaj. Ne pozabite vprašati, če lahko storite kaj drugega - morda bodo želeli poklicati nazaj in pustiti sporočilo na telefonski tajnici. Obvezno pustite, kdo je klical, kdo je klical in kdaj bi lahko poskusili nazaj.
2. korak Zapišite vse, kar rečejo
Morda se vam ne zdi, da je to, kar pravijo, pomembno, toda oseba, za katero pišete sporočilo, morda meni, da je tako. Po potrebi jih prosite, naj ponovijo podatke.
Korak 3. Poslovite se (in "dobrodošli", če velja)
Korak 4. Sporočilo dajte osebi čim prej ali pa ga pustite nekje, kjer ga bo našel
Nasveti
- Bodi prijazen.
- Pišite s čistim rokopisom.
- Pazite, da ne zapišete napačne stvari. Ne bi želeli, da ima oseba, ki je prejela sporočilo, napačno predstavo.
