Če morate seznam ali tabelo podatkov premakniti iz Worda v Excel, vam ni treba kopirati in prilepiti vsakega posameznega podatka v svojo celico v preglednici. Če najprej pravilno formatirate Wordov dokument, lahko z nekaj kliki preprosto uvozite celoten dokument v Excel.
Koraki
Metoda 1 od 2: Pretvorba seznama
Korak 1. Razumeti, kako se bo dokument pretvoril
Ko uvozite dokument v Excel, bodo nekateri znaki uporabljeni za določitev podatkov, ki gredo v vsako celico v Excelovi preglednici. Če pred uvozom izvedete nekaj korakov oblikovanja, boste lahko nadzorovali prikaz končne preglednice in zmanjšali količino ročnega oblikovanja, ki jo morate izvesti. To je še posebej uporabno, če uvozite velik seznam iz Wordovega dokumenta v Excel.
Ta metoda najbolje deluje, če imate seznam več vnosov, od katerih je vsak oblikovan enako (seznam naslovov, telefonskih številk, e -poštnih naslovov itd.)
Korak 2. Optično preglejte dokument glede morebitnih napak pri oblikovanju
Preden začnete postopek pretvorbe, se prepričajte, da je vsak vnos oblikovan na enak način. To pomeni odpravljanje morebitnih ločilnih napak ali reorganizacijo vnosov, ki se ne ujemajo s preostalimi. To bo zagotovilo pravilen prenos podatkov.
Korak 3. Prikažite znake za oblikovanje v dokumentu Word
Prikaz običajno skritih znakov oblikovanja vam bo pomagal določiti najboljši način za razdelitev vnosov. Prikažete jih lahko tako, da kliknete gumb "Pokaži / skrij oznake odstavkov" na zavihku Domov ali pritisnete Ctrl+⇧ Shift+*
Večina seznamov bo imela eno oznako odstavka na koncu vsake vrstice ali eno na koncu vrstice in eno v prazni vrstici med vnosi. Oznake boste uporabili za vstavljanje znakov, ki jih Excel uporablja za razlikovanje med celicami
Korak 4. Zamenjajte odstavka med vsakim vnosom, da se znebite dodatnega prostora
Excel bo za določanje vrstic uporabil presledek med vnosi, vendar se ga morate zaenkrat znebiti, da bi olajšali postopek oblikovanja. Ne skrbite, čez nekaj časa ga boste znova dodali. To najbolje deluje, če imate na koncu vnosa eno oznako odstavka in eno v presledku med vnosi (dva v vrsti).
- Pritisnite Ctrl+H, da odprete okno Najdi in zamenjaj.
- V polje Najdi vnesite ^p ^p. To je koda za dve oznaki odstavka zapored. Če je vsak vnos ena vrstica in med njimi ni praznih vrstic, uporabite en sam ^p.
- V polje Zamenjaj vnesite razmejitveni znak. Prepričajte se, da to ni znak, ki se pojavi kjer koli v dokumentu, na primer ~.
- Kliknite Zamenjaj vse. Opazili boste, da se lahko vnosi združijo, vendar to trenutno ne skrbi, dokler je znak za razmejitev na pravem mestu (med vsakim vnosom)
Korak 5. Vsak vnos ločite v ločena polja
Zdaj, ko so vnosi ločeni, tako da se pojavijo v naslednjih vrsticah, boste želeli določiti, kateri podatki bodo prikazani v vsakem polju. Na primer, če je vsak vnos ime v prvi vrstici, naslov ulice v drugi vrstici in stanje in poštna številka v tretji vrstici, lahko
- Pritisnite Ctrl+H, da odprete okno Najdi in zamenjaj.
- Odstranite eno od oznak ^p v polju Najdi.
- Spremenite znak v polju Zamenjaj na vejico,.
- Kliknite Zamenjaj vse. To bo nadomestilo preostale simbole odstavka z ločevalnikom vej, ki bo vsako vrstico ločilo v polje.
Korak 6. Zamenjajte razmejevalni znak, da dokončate postopek oblikovanja
Ko opravite zgornja dva koraka za iskanje in zamenjavo, vaš seznam ne bo več videti kot seznam. Vse bo na isti vrstici, z vejicami med vsakim podatkom. Ta zadnji korak »Najdi in zamenjaj« bo vaše podatke vrnil na seznam, hkrati pa ohranil vejice, ki določajo polja.
- Pritisnite Ctrl+H, da odprete okno Najdi in zamenjaj.
- V polje Najdi vnesite ~ (ali kateri koli znak, ki ste ga prvotno izbrali).
- V polje Zamenjaj vnesite ^p.
- Kliknite Zamenjaj vse. To bo vaše vnose razdelilo v posamezne skupine, ločene z vejicami.
Korak 7. Shranite datoteko kot navadno besedilno datoteko
Ko je oblikovanje končano, lahko dokument shranite kot besedilno datoteko. To bo Excelu omogočilo branje in razčlenjevanje vaših podatkov, tako da bodo v pravilnih poljih.
- Kliknite zavihek Datoteka in izberite »Shrani kot«.
- Kliknite spustni meni "Shrani kot vrsto" in izberite "Navadno besedilo".
- Po želji poimenujte datoteko in kliknite Shrani.
- Če se prikaže okno Pretvorba datotek, kliknite V redu.
Korak 8. Odprite datoteko v Excelu
Zdaj, ko ste datoteko shranili v navadnem besedilu, jo lahko odprete v Excelu.
- Kliknite zavihek Datoteka in izberite Odpri.
- Kliknite spustni meni "Vse datoteke Excel" in izberite "Besedilne datoteke".
- V oknu čarovnika za uvoz besedila kliknite Naprej>.
- Na seznamu Delimiter izberite "Vejica". V predogledu na dnu si lahko ogledate, kako bodo vnosi ločeni. Kliknite Naprej>.
- Izberite obliko podatkov za vsak stolpec in kliknite Dokončaj.
Metoda 2 od 2: Pretvorba tabele
Korak 1. Naredite tabelo v Wordu s svojimi podatki
Če imate seznam podatkov v Wordu, ga lahko pretvorite v obliko tabele v Wordu in nato hitro kopirate to tabelo v Excel. Če so vaši podatki že v obliki tabele, pojdite na naslednji korak.
- Izberite vse besedilo, ki ga želite pretvoriti v tabelo.
- Kliknite zavihek Vstavljanje in nato gumb Tabela.
- Izberite "Pretvori besedilo v tabelo".
- Vnesite število vrstic na zapis v polje "Število stolpcev". Če imate med vsakim zapisom prazno vrstico, dodajte eno skupaj.
- Kliknite V redu.
Korak 2. Preverite oblikovanje tabele
Word bo ustvaril tabelo glede na vaše nastavitve. Dvakrat preverite, ali je vse tam, kjer mora biti.
Korak 3. Kliknite majhen gumb "+", ki se prikaže v zgornjem levem kotu tabele
To se prikaže, ko miško premaknete nad mizo. S klikom na to se izberejo vsi podatki v tabeli.
Korak 4. Pritisnite
Ctrl+C za kopiranje podatkov.
Lahko tudi kliknete gumb "Kopiraj" na zavihku Domov.
Korak 5. Odprite Excel
Ko so podatki kopirani, lahko odprete Excel. Če želite dati podatke v obstoječo preglednico, jih naložite. Kazalec postavite v celico, za katero želite, da se prikaže zgornja leva celica tabele.
Korak 6. Pritisnite
Ctrl+V da prilepite podatke.
Posamezne celice iz tabele Word bodo postavljene v ločene celice v preglednici Excel.
Korak 7. Razdelite vse preostale stolpce
Odvisno od vrste podatkov, ki jih uvažate, boste morda morali narediti dodatno oblikovanje. Če na primer uvozite naslove, sta lahko mesto, kratica države in poštna številka v isti celici. Excel lahko samodejno razdelite.
- Kliknite naslov stolpca stolpca, ki ga želite razdeliti, da izberete celoten stolpec.
- Izberite zavihek "Podatki" in kliknite gumb "Besedilo v stolpce".
- Kliknite Naprej> in nato v polju Delimiters izberite "Vejica". Če uporabljate zgornji primer, bo to ločilo mesto od okrajšave države in poštne številke.
- Kliknite Dokončaj, da shranite spremembe.
- Izberite stolpec, ki ga je še treba razdeliti, in ponovite postopek, tako da za ločilo izberete "presledek" namesto "vejica". To bo okrajšavo države ločilo od poštne številke.
