E -poštni naslov za izmenjavo znanja je e -poštni naslov, namenjen izmenjavi informacij, zlasti na delovnem mestu ali v drugem poklicnem okolju. Izmenjava znanja je odličen način, da svojim sodelavcem pokažete, da vam je mar zanje in da z njimi delite, kar veste, v upanju, da jim bo to v prihodnje lahko pomagalo. Prav tako lahko pomaga okrepiti vaše poklicne povezave. Poskusite, da bodo vaša e -poštna sporočila za izmenjavo znanja čim bolj jasna in prebavljiva. Tako jih bodo drugi lažje razumeli in absorbirali.
Koraki
Metoda 1 od 2: Sestavljanje e -pošte
Korak 1. V vrstico za zadevo jasno in na kratko navedite namen svojega e -poštnega sporočila
Napišite vrstico z zadevo, ki bo vašemu občinstvu jasno predstavila, kaj lahko pričakuje, ko odpre vaš e -poštni naslov. Poskusite ohraniti dolžino vrstice zadeve na približno 7 besedah.
- Na primer, če želite deliti znanje, ki ste ga pridobili med udeležbo na konferenci o kodiranju, bi lahko v vrstico zadeve naredili nekaj takega: »Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020.«
- E -poštna sporočila z nejasnimi ali predolgimi temami se veliko manj odprejo. Izogibajte se kratkim temam z le 1-2 besedami, ki ne navajajo učinkovito, za kaj gre v e-pošti.
Nasvet: Če želite, da ljudje v določenem časovnem okviru preberejo vašo e -pošto za izmenjavo znanja, v vrstico za zadevo vključite datum. Na primer, na sestanku 2. avgusta bi lahko razpravljali o napredku v industriji.
Korak 2. Začnite e -poštno sporočilo s pozdravom, namenjenim vaši ciljni publiki
Pomislite na občinstvo, ki mu nameravate poslati e -pošto za izmenjavo znanja, in izberite pozdrav z ustrezno stopnjo formalnosti. Vključite pozdrav vsem, ki bodo prejeli e -pošto.
- Če na primer pošiljate e -poštno sporočilo majhni skupini programerjev, s katerimi tesno sodelujete in jih dobro poznate, bi lahko e -poštno sporočilo začeli z nečim zelo ležernim in prijaznim, na primer: "Dober dan, kolegi, ki kodirate nindže."
- Če pošiljate e -poštna sporočila z izmenjavo znanja na višje ravni ali v kakšno skupino, ki vsebuje posameznike, ki jih osebno ne poznate, se lahko odločite za bolj formalni pozdrav v smislu: »Dragi člani izvršnega odbora« ali » Dobro jutro, marketinška ekipa."
- Če delite znanje samo z 1 ali 2 osebama, jih lahko v pozdravnem sporočilu naslovite po imenu.
- Če ste v dvomih, lahko uporabite nekaj splošnega, na primer: »Pozdravljeni, vsi« ali »Dober dan«.
Korak 3. Napišite nekaj kratkega ozadja ali konteksta na začetku e -poštnega sporočila
Začnite s kratkim odstavkom, tik pod vašim pozdravom, ki pojasnjuje, kaj boste delili v svojem e -poštnem sporočilu. To bo bralcem dalo več konteksta za tisto, kar bodo prebrali, kot naslov.
Če na primer delite znanje o konferenci o kodiranju, lahko napišete nekaj takega: »Prejšnji teden sem imel to srečo, da sem se udeležil konference Miami Coders 2020, ki bo leta 2020. Rad bi z vami delil nekaj ključnih zaključkov dvodnevne konference, na kateri smo spoznali umetno inteligenco in trende kodiranja za leto 2021. Upam, da bo to znanje za vas enako koristno in zanimivo, kot je zame."
Korak 4. Razdelite telo e -pošte na odseke
Glavne točke, ki jih želite dati v skupno rabo, razdelite tako, da jih boste lažje spremljali in prebavili. Na začetku vsakega odseka informacij postavite naslove, da bo jasno, za kaj gre v spodnjem besedilu. Razdelite dolge odseke na več krajših odstavkov, da razdelite informacije, namesto da preprosto zložite kup informacij v 1 dolg besedilni blok.
- Poskrbite, da vsak od odstavkov vsebuje povezane točke. Če začenjate novo misel, začnite pisati nov odstavek.
- Če želite na primer na nedavni konferenci, ki ste se je udeležili, deliti, kar ste izvedeli o umetni inteligenci in trendih kodiranja, lahko svoje e -poštno sporočilo strukturirate tako: naslov razdelka, ki pravi: »Posodobitve industrije umetne inteligence«, nato napišite nekaj odstavkov o temi, nato pa še en razdelek z naslovom »Kodiranje trendov za leto 2021«, ki mu sledi še nekaj odstavkov.
5. korak Zaključite telo e -pošte s povzetkom odstavka
Pred odpisom napišite kratek odstavek, ki ponavlja nekatere glavne informacije, ki jih vsebuje vaše e -poštno sporočilo. Naj vaši bralci vedo, kaj upate, da bodo pridobili s skupnim znanjem, in vključite vse ustrezne elemente ukrepanja.
- Na primer, lahko rečete nekaj takega: »Kot lahko vidite, je na področju trženja AI veliko razburljivih novih dosežkov, kar zadeva trženje, in nekaj zanimivih novih programskih trendov, na katere morate biti pozorni leta 2021. Upam, da boste te informacije uporabili našim razvojnim projektom in razmišljati o načinih, kako lahko svoje izdelke izboljšamo v naslednjem letu."
- Primer akcijske postavke bi bil nekaj takega: »Načrtujemo, da na sestanku v petek delimo nekaj svojih misli o vseh teh podatkih. Prosim, bodite pripravljeni z vsaj eno točko za razpravo."
Korak 6. Končajte e -poštno sporočilo z odjavljenim znakom, ki mu sledi vaše ime in naslov
Izberite kratek in prijazen znak z ustrezno stopnjo formalnosti za vaše občinstvo. Na koncu vključite svoje ime in naslov, da bodo ljudje natančno vedeli, od koga je e -poštno sporočilo, ki so ga pravkar prebrali, kar je še posebej pomembno, če osebno ne poznate vseh članov svojega občinstva.
- Primeri naključnih odjav, ki delujejo pri skoraj vseh e -poštnih sporočilih, so: »Hvala«, »Lep pozdrav« in »Vse najboljše«.
- Nekaj bolj uradnih odjav je: "S spoštovanjem" in "S spoštovanjem".
- Nekaj idej za še bolj priložnostne odjave, ki jih lahko uporabite za e -poštno sporočilo ljudem, s katerimi bi lahko sodelovali ali si jih ogledali vsak dan, so: »Vidimo se jutri« in »Na zdravje.«
- Če delite znanje zunaj svoje organizacije, za imenom in naslovom vključite tudi ime svoje organizacije, da bodo ljudje vedeli, od kod jih pišete.
Metoda 2 od 2: Prilagodite bralcu e-pošte bralce
Korak 1. Naj bo vaše e -poštno sporočilo čim krajše
Poskusite vse informacije, ki jih želite deliti, vključiti v čim manj besed. Daljši je vaš e -poštni naslov, manj verjetno je, da bodo ljudje, s katerimi želite deliti svoje znanje, prebrati celotno stvar.
- Če pišete o posebej zapleteni temi, lahko vedno vključite povezave do zunanjih virov ali prilog, da zagotovite podrobnejše informacije. Tako se lahko tisti, ki jih zanima to, kar delite, poglobijo v temo.
- Ni določenega pravila, kako dolgo naj traja e-poštno sporočilo za izmenjavo znanja, veliko pa bo odvisno od vrste informacij, ki jih delite, in od kompleksnosti teme. Dobro pravilo je, da e -poštnega sporočila ne pišete dlje, kot bi želeli prebrati sami.
Korak 2. Poudarite pomembne informacije z oznakami ali oštevilčenimi seznami
Ponovite ključne informacije iz besedilnih odstavkov v točkah ali oštevilčenih seznamih. To pomaga ponoviti znanje, ki ga delite, in bralcem daje na hitro pogled, da pridobijo nekatere glavne točke vašega e -poštnega sporočila.
Na primer, lahko sestavite seznam z naslovom, kot je »Top 5 tržnih trendov za leto 2021«, in napišite oštevilčene sezname od 1 do 5 na oštevilčenem seznamu pod njim. Bralci lahko zlahka vidijo trende, nato pa preberejo besedilo vašega e -poštnega sporočila, če želijo podrobnejše informacije
Korak 3. Uporabite čim bolj preprost, lahko razumljiv jezik
Izogibajte se uporabi velikih besed in žargona za razlago svojih stališč, razen če je to nujno potrebno. Tako bo vaše e -poštno sporočilo veliko lažje brati in razumeti širše občinstvo, ki verjetno ne pozna tako teme, o kateri pišete, kot vi.
Pri izbiri jezika, ki ga želite uporabiti, upoštevajte tudi svoje občinstvo. Če na primer pišete majhni skupini programerjev, se boste verjetno lahko izognili uporabi več kodirajočega žargona v svojem e -poštnem sporočilu, kot če pišete različnemu občinstvu
Nasvet: Če morate za razlago določene besede uporabiti besedo, ki je morda ljudje ne poznajo, podajte opredelitev, ko besedo prvič uporabite v vsebini svojega e -poštnega sporočila.
Korak 4. Pišite v profesionalnem tonu
Bodite vljudni, uporabljajte pravilno slovnico in ločila ter previdno izbirajte besede. Izogibajte se pisanju s prostim tonom in ne uporabljajte slenga ali neprofesionalnega jezika. To vam bo pomagalo, da postanete strokovni in seznanjeni s temo, o kateri delite informacije.
- Na primer, ne pišite besed z velikimi tiskanimi črkami in zmerno uporabljajte klicaje, da ne boste naleteli, kot da bi kričali na svoje občinstvo.
- Ne uporabljajte slengov ali besednih zvez, kot so »jo«, »kaj je« ali »vsi«, če naštejete le nekaj.
Korak 5. Držite se standardnih pisav, znakov in oblikovanja e -pošte
Ne uporabljajte pisav ali posebnih znakov, ki jih nekateri sistemi nimajo. Uporabite standardno sistemsko pisavo, ki je vgrajena v vaš e-poštni strežnik, držite se znakov na standardni tipkovnici in se ne zapletajte s privzetim oblikovanjem e-pošte.
To bo zagotovilo, da bo skoraj vsak, ki prejme vašo e -pošto v drugem računalniku ali prek drugega e -poštnega strežnika, videl točno tisto, kar ste videli, ko ste pisali e -poštno sporočilo
Nasveti
- Pri pisanju e -pošte za izmenjavo znanja vedno upoštevajte svoje občinstvo. To vam bo pomagalo določiti stopnjo formalnosti, ton in jezik, ki ga želite uporabiti.
- Poskrbite, da e -poštno sporočilo za izmenjavo znanja pošiljate ljudem, ki bodo od tega imeli največ koristi. Na primer, programerja morda ne zanimajo trendi in razvoj tržne industrije, lahko pa nekoga v službi za stranke.
- Preden sestavite e -poštni naslov za izmenjavo znanja, se vprašajte, ali je to najboljši način za izmenjavo informacij. V nekaterih primerih se lahko odločite, da bi bil osebni sestanek ali predstavitev videokonference učinkovitejši.
- Preden napišete e -poštno sporočilo, ustvarite oris tega, kar želite dati v skupno rabo. Če na primer želite deliti nekatere trženjske tehnike, ki ste se jih naučili na spletnem seminarju, na katerega ste obiskali, lahko zapišete glavne točke, kot so »nove tehnike SEO«, »strategije trženja po e -pošti« in »najboljše prakse trženja vsebine«.
Opozorila
- Poskrbite, da bodo vsi v vaši publiki razumljivi jezik, ki ga uporabljate v e -pošti. Na primer, ne uporabljajte kopice programskega žargona, če pišete celotnemu podjetju.
- Preden jih pošljete, vedno lektorirajte in preverite črkovanje. Če vaše e -poštno sporočilo vsebuje napake, ne boste naleteli na zanesljiv vir znanja.
