Če Microsoft Excel ne poznate dobro, se vam morda zdi zastrašujoč program. Na srečo je enostavno začeti. Vnesete lahko podatke, jih kopirate in prilepite iz drugih dokumentov ter jih oblikujete z le nekaj kliki. Z malo vaje boste lahko hitro vnašali, urejali in upravljali podatke v programu Microsoft Excel.
Koraki
1. del od 3: Vnos in izbira podatkov
Korak 1. Zaženite Microsoft Excel
Excel lahko poiščete tako, da kliknete meni »Start«, izberete »Vsi programi«, izberete »Microsoft Office« in nato izberete »Microsoft Excel«. Excel prihaja z zbirko izdelkov Microsoft Office, ki so običajno pakirani z računalniki in prenosniki Windows.
Uporabniki Mac, ki so kupili Excel za Mac, bodo našli program v svoji Dock ali med njimi tako, da odprejo "Finder" in nato izberejo "Applications"
Korak 2. Odprite preglednico
Ko odprete Excel, se lahko samodejno prikaže prazen "delovni zvezek". V nasprotnem primeru boste videli "Galerijo predlog", v kateri lahko izberete nov prazen delovni zvezek ali posebej oblikovano predlogo.
Med pregledovanjem drugega delovnega zvezka v Excelu lahko vedno odprete novo preglednico. V menijski vrstici preprosto kliknite »Datoteka« in izberite možnost »Nov delovni zvezek«
Korak 3. Vnesite podatke v želene celice
Po izbiri in kliku nanjo lahko v katero koli celico vnesete številke, besede, enačbe, formule ali funkcije.
- Ko končate z dano celico, pritisnite ↵ Enter ali Tab ↹, da se samodejno pomaknete na naslednjo celico vodoravno.
- V celici lahko ustvarite tudi novo vrstico, v katero dodate več besedila. Preprosto vnesite "Prelom vrstice" s pritiskom na Alt+↵ Enter.
Korak 4. Ustvarite naslove za svoje stolpce
Vnesite besedilo v prvo vrstico, da ustvarite naslove stolpcev za svoje podatke. V celico A1 na primer vnesite »Ime« in v celico B1 »Datum« in dovolite, da ti služijo kot glave stolpcev za sledenje informacijam o imenu in datumu.
Korak 5. Ustvarite zaporedje podatkovnih nizov
Excel se lahko nauči vzorcev, na katerih temeljijo vaši podatki, in nato na podlagi teh vzorcev izpolni podatke, da vam prihrani čas in energijo. Začnite z vzpostavitvijo vzorca v zaporednih celicah (na primer v eno celico vnesite »januar«, v naslednjo pa »februar«). Nato izberite poseljene celice in kliknite in povlecite spodnji desni kot izbranega pravokotnika, da razširite vzorec v nove celice. Excel bo samodejno prepoznal vaš vzpostavljeni vzorec in naslednje celice izpolnil z "marec", "april" itd.
Excel lahko prepozna številne običajne vzorce, kot so dnevi v tednu, enakomerno razporejeni datumi, zaporedne številke in mnogi drugi
Korak 6. Izberite obseg celic
Če želite z miško izbrati obseg celic (za oblikovanje ali urejanje večjih količin podatkov), preprosto kliknite začetek ali konec obsega podatkov in povlecite kazalec v želeno smer, da označite ustrezno besedilo. Spodaj so naštete tudi številne koristne bližnjice na tipkovnici.
- Če pritisnete Ctrl in preslednico, se izbor razširi po celotnem stolpcu, kjer se nahaja izvirna celica.
- S pritiskom na ⇧ Shift in preslednico razširite izbor po vsej vrstici, kjer se nahaja izvirna celica.
- Če pritisnete Ctrl+⇧ Shift in preslednico ali Ctrl+A, izberete celoten delovni list.
Korak 7. Vstavite vrstice (vrstice)
Začnite s klikom na številko vrstice (s tem boste izbrali celotno vrstico). Izberite vrstico, nad katero želite, da se prikaže vaša nova vrstica. Z desno tipko miške kliknite (Control+klik na Macu) in v meniju, ki se prikaže, izberite "Vstavi".
- Ta funkcija je na voljo tudi na zavihku »Domov«, tako da v »Celicah« izberete »Vstavi«, nato »Vstavi vrstice listov«.
- Če želite vstaviti več vrstic, morate izbrati več vrstic nad lokacijo, v katero želite postaviti nove vrstice. Preprosto izberite enako število vrstic, ki jih želite vstaviti spodaj.
Korak 8. Vstavite stolpce
Začnite s klikom na črko stolpca (s tem boste izbrali celoten stolpec). Izberite stolpec, za katerega želite, da gre vaš novi stolpec levo. Z desno tipko miške kliknite (Control+klik na Macu) in v meniju, ki se prikaže, izberite "Vstavi".
- Ta funkcija je na voljo tudi na zavihku »Domov«, tako da v »Celicah« izberete »Vstavi«, nato »Vstavi vrstice listov«.
- Če želite vstaviti več stolpcev, morate izbrati več stolpcev desno od lokacije, na katero želite postaviti nove stolpce. Preprosto izberite enako število stolpcev, ki jih želite vstaviti na levo.
2. del 3: Urejanje podatkov
Korak 1. Kopirajte eno ali več celic
Ko izberete celice, ki jih želite kopirati, z desno tipko miške kliknite in v meniju, ki se prikaže, izberite »Kopiraj«. Namesto tega pritisnite Ctrl+C (ali ⌘ Command+C za uporabnike Mac). S tem boste izbrane podatke dodali v odložišče.
Korak 2. Izrežite eno ali več celic
Ko izberete celice, ki jih želite izrezati, z desno miškino tipko kliknite in v prikazanem meniju izberite »Izreži«. Namesto tega pritisnite Ctrl+X (ali ⌘ Command+X za uporabnike Mac). S tem boste izbrane podatke dodali v odložišče.
Korak 3. Prilepite eno ali več celic
Ko izberete celice, v katere želite prilepiti podatke, z desno miškino tipko kliknite in v prikazanem meniju izberite »Prilepi«. Druga možnost je, da pritisnete Ctrl+V (ali ⌘ Command+V za uporabnike Mac). S tem bo prilepljena vsebina kopiranih ali izrezanih celic.
Če vaša celica vsebuje formulo, "Prilepi" prilepi formulo, ne izračunano vrednost formule. Če želite "prilepiti" vrednosti celic, uporabite "Posebno prilepi"
Korak 4. Namesto formul prilepite vrednosti celic
Začnite tako, da izberete »Uredi« na zavihku »Domov« in kliknete »Posebno prilepi«. Na seznamu atributov, ki jih želite prilepiti, izberite "Vrednosti".
Odvisno od vaše različice Excela lahko druge možnosti v "Posebnem lepljenju" vključujejo "Komentarje" (besedilne komentarje, ki jih je mogoče dodati v posamezne celice), "Oblike" (vse izbire oblikovanja besedila) ali "Vse", da vse prilepite v enkrat
Korak 5. Izbrišite vsebino celice
Preprosto izberite celice, v katerih želite izbrisati besedilo, in pritisnite Del ali desni klik in v meniju, ki se prikaže, izberite »Izbriši«.
Korak 6. Premaknite celice, vrstice ali stolpce
Označite izbrane celice in aktivirajte "kazalec premikanja" (za uporabnike operacijskega sistema Windows so prikazane kot štiri smerne puščice ali za uporabnike Mac kot ikona roke). Povlecite na želeno lokacijo, če želite vse obstoječe podatke zamenjati s celicami, ki ste se jih odločili premakniti
Korak 7. Uporabite formulo
Excel uporablja "formule" za izračune v celici in se lahko sklicuje na druge celice kot del tega izračuna. Kliknite celico, v katero želite vnesti formulo, in začnite z vnosom "=". Zdaj vnesite matematično formulo in kliknite "Enter". Excel bo prikazal rezultate (ne formule same).
Več o tem, kako vnesete formule, lahko izveste tudi v programu Microsoft Excel
Korak 8. Referenčne vrednosti iz drugih celic
Formule se lahko sklicujejo na druge celice in njihove vrednosti. Med vnašanjem formule preprosto kliknite eno celico ali obseg celic in Excel bo samodejno vnesel ime celice (npr. B2, D5) v formulo. Zdaj se vaša formula sklicuje na to posebno celico in bo iz nje neprestano črpala vrednost. Če se vrednost v referenčni celici spremeni, se bodo spremenili tudi rezultati vaše formule.
Lahko se sklicujete tudi na vrednosti iz drugih delovnih listov. Začnite tako, da izberete celico, v katero se želite sklicevati na vrednost, vnesite "= 'v vrstico s formulo in nato vnesite želeno formulo takoj za" =. "Ko vnesete formulo, preprosto kliknite zavihek za delovni list, ki ga želite želite sklicevati in nato izberite želeno območje podatkov, ki ga želite vnesti v formulo
Korak 9. Sledite svojim spremembam
Spremembam lahko sledite tako, da v menijski vrstici izberete »Orodja« in nato kliknete »Sledenje spremembam«. Na koncu izberite »Označi spremembe«.
Če ta možnost ni na voljo, ste v obliki samo za branje. Pri »Sledenje spremembam« potrdite možnost zraven »Spremljaj spremembe med urejanjem. To deli tudi vaš delovni zvezek«. Ko izberete to možnost, lahko naredite spremembe in si jih ogledate tako, da znova izberete to možnost in potrdite polje zraven »Označi spremembe«
Korak 10. Dodajte komentarje
To je lahko koristen način za razpravo o urejanjih v Excelovi preglednici. Začnite tako, da izberete celice, v katere želite komentirati. Nato v menijski vrstici izberite "Vstavi" in v meniju, ki se prikaže, kliknite "Vstavi komentar". Na želeni lokaciji se prikaže besedilno polje, v katerem lahko pustite komentar.
Korak 11. Shranite spremembe
V menijski vrstici izberite "Datoteka" in kliknite "Shrani". Nato izberite gumb "Shrani v" na spustnem seznamu in izberite želeno mapo. Če poskusite zapustiti Excel, preden shranite najnovejše spremembe, se prikaže pogovorno okno in vpraša, ali želite shraniti spremembe. Odvisno od vaših želja lahko kliknete »Shrani« ali »Ne shrani«.
3. del 3: Oblikovanje podatkov
Korak 1. Oglejte si trak »Oblika«
Prepričajte se, da je trak »Oblika« viden, tako da lahko preprosto in hitro dostopate do različnih možnosti oblikovanja. Preprosto kliknite puščico navzdol na desni strani traku »Oblika«, da jo razširite. To vam bo omogočilo prilagajanje sloga in velikosti pisave, hkrati pa bo poševno, krepko ali podčrtano besedilo. Omogoča tudi dostop do bližnjic do več funkcij, opisanih v spodnjih korakih oblikovanja.
Z desnim klikom na celico ali skupino celic se prikažejo tudi možnosti oblikovanja. Ko z desno miškino tipko kliknete celice, izberite »Oblikuj celice«. To vam bo omogočilo številne možnosti glede na število (slog), poravnavo, pisavo, obrobo, vzorce in zaščito
Korak 2. Zavijte besedilo
To bo povzročilo, da se besedilo ovije in ostane vidno v celici, namesto da se umakne in zakrije naslednja celica. Začnite tako, da označite celice, ki jih želite prilagoditi. Nato na zavihku »Domov« poglejte skupino gumbov »Poravnava« in izberite možnost »Prelomi besedilo«.
Besedilo lahko prilagodite tudi tako, da se prilega celicam, tako da stolpci in vrstice samodejno prilagodijo svojo širino oziroma višino (oziroma), da se prilagodi vsebini v celici. Na zavihku »Domov« poglejte skupino gumbov »Celice« in kliknite »Oblikuj«. V meniju "Oblika" izberite "Velikost celice" in kliknite "Širina stolpca za samodejno prilagajanje" ali "Višina vrstice za samodejno prilagajanje"
Korak 3. Poravnajte besedilo
Zaradi tega bo vaše besedilo upravičeno na levem, desnem ali sredinskem delu celic. Začnite tako, da označite celice, ki jih želite prilagoditi. Nato na zavihku "Domov" izberite ustrezno poravnavo. Videli boste tri gumbe z usmerjenimi črtami, ki prikazujejo stran celice, v kateri se bo besedilo začelo.
Korak 4. Spremenite številski slog podatkov
V sami orodni vrstici »Oblika« boste našli več osnovnih slogov oštevilčevanja. Preprosto izberite celice, ki jih želite oblikovati, in kliknite ustrezen številski slog, ki se nahaja v orodni vrstici. Za dostop do dodatnih slogov z desno tipko miške kliknite izbrane celice, kliknite »Oblikuj celice« in nato izberite zavihek »Številka«. V razdelku »Kategorija« boste videli različne možnosti.
Korak 5. Spremenite barvo besedila
Izberite celice, za katere želite prilagoditi barvo besedila. Nato v orodni vrstici »Oblika« kliknite puščico navzdol poleg »Barva pisave«. To je možnost, ki izgleda kot črka "A" z barvno črto pod njo. S klikom na puščico se prikaže meni z različnimi barvnimi možnostmi.
Korak 6. Spremenite barvo ozadja
Izberite celice, za katere želite prilagoditi barvo ozadja. Nato v orodni vrstici »Oblika« kliknite puščico navzdol ob »Polni barvo«. To je možnost, ki izgleda kot pločevinka za črke z barvno črto pod njo. S klikom na puščico se prikaže meni z različnimi barvnimi možnostmi.
Nasveti
- S pritiskom na Ctrl+⇧ Shift in ustrezne smerne puščice se izbor razširi na zadnjo poseljeno celico v istem stolpcu ali vrstici kot izvirna celica.
- Če pritisnete Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home, se izbor razširi na sam začetek delovnega lista.
- S pritiskom na Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn se izbor razširi na trenutni list in naslednji list, ki sledi za njim.
- S pritiskom na Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp razširite izbor skozi trenutni list in prejšnji list, ki je pred njim.
- Prav tako lahko ročno prilagodite širino stolpcev in višino celic. Preprosto kliknite vrstico, ki ločuje dve celici, in jo držite, dokler se ne prikažeta dve nasprotni puščici. Nato povlecite te puščice v želeno smer, da zmanjšate ali razširite vrstico ali stolpec.
- Ustvarite lahko tudi pogojno oblikovanje za določene celice (ali kategorije celic). Na zavihku "Domov" izberite "Pogojno oblikovanje" iz skupine gumbov "Slogi".
