Ta wikiHow vas uči, kako z uporabo podatkov iz preglednice Microsoft Excel ustvariti bazo podatkov z uvozom podatkov neposredno v Access, ki je Microsoftova programska oprema za upravljanje baz podatkov, ali z izvozom Excelovih podatkov v obliko, ki deluje z večino programske opreme zbirk podatkov. Microsoft Access je del svežnja programske opreme Microsoft Office in je na voljo samo za Windows.
Koraki
Metoda 1 od 2: Uporaba Microsoftovega dostopa
Korak 1. Odprite Microsoft Access
To je rdeča aplikacija z A. S tem se odpre stran s predlogo Accessa.
Access je zasnovan za uporabo z Excelom in je priložen Excelu v programu Microsoft Office Professional in je na voljo samo za Windows
Korak 2. Kliknite Blank database
Ta možnost je v zgornjem levem kotu okna.
Če želite za svojo zbirko podatkov Access uporabiti drugo predlogo, izberite želeno predlogo
Korak 3. Ko boste pozvani, kliknite Ustvari
Ta možnost je v spodnjem desnem kotu pojavnega okna. Odprla se bo vaša Accessova zbirka podatkov.
Korak 4. Kliknite zavihek Zunanji podatki
Nahaja se v menijski vrstici na vrhu okna Access.
Korak 5. Kliknite Shranjeni uvozi
To boste našli na skrajni levi strani Zunanji podatki orodna vrstica. Prikazal se bo spustni meni.
Korak 6. Izberite Datoteka
Nahaja se v spustnem meniju. Če izberete to možnost, se prikaže pojavni meni.
Korak 7. Kliknite Excel
Ta možnost je v pojavnem meniju. S klikom nanj se odpre okno za uvoz.
Korak 8. Kliknite Prebrskaj
Nahaja se v zgornjem desnem delu okna.
Korak 9. Izberite Excelovo preglednico
Pojdite v mapo, v kateri se nahaja vaša Excelova preglednica, nato kliknite Excelovo preglednico, ki jo želite odpreti.
Korak 10. Kliknite Odpri
Nahaja se v spodnjem desnem kotu okna.
Korak 11. Določite način prenosa podatkov
Kliknite izbirni gumb na levi strani enega od naslednjih:
- Uvozite izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov - Izberite to možnost, če ste ustvarili novo bazo podatkov brez tabel ali če želite dodati novo tabelo v obstoječo zbirko podatkov. Z ustvarjanjem nove tabele lahko uredite podatke v Accessu.
- Kopijo zapisov dodajte tabeli - Izberite to možnost, če uporabljate obstoječo zbirko podatkov in želite dodati podatke v eno od tabel v zbirki podatkov. Če dodate obstoječo tabelo, lahko uredite podatke v Accessu.
- Povežite se z virom podatkov tako, da ustvarite povezano tabelo - Izberite to možnost, če želite v bazi podatkov ustvariti hiperpovezavo, ki bo odprla zbirko podatkov Excel v Excelu. S to metodo ne morete urejati podatkov v Accessu.
Korak 12. Kliknite V redu
To boste našli na dnu okna.
Korak 13. Izberite list
Na vrhu okna kliknite ime lista, ki ga želite uvoziti iz izbranega dokumenta Excel.
- Excel privzeto ustvari delovne zvezke s tremi preglednicami z oznako "List 1", "List 2" in "List 3". Naenkrat lahko prenesete samo en list; če imate informacije o vseh treh listih, morate prenos zaključiti z enim listom in se vrniti na zavihek "Zunanji podatki" ter ponoviti vse korake za vsak preostali list.
- Imena teh listov lahko izbrišete, dodate in uredite v Excelu. Vse spremembe, ki jih naredite, bodo prikazane v zbirki podatkov Access.
Korak 14. Kliknite Naprej
Nahaja se v spodnjem desnem kotu okna.
Korak 15. Omogočite naslove stolpcev
Potrdite polje »Prva vrstica vsebuje naslove stolpcev«, če ima vaš Excelov list svoje naslove stolpcev v zgornji vrstici (npr. A vrstica).
Počistite polje, če želite, da Access ustvari naslove stolpcev
Korak 16. Kliknite Naprej
Korak 17. Po potrebi uredite stolpce in polja preglednice
Če želite uvoziti vsa polja iz preglednice brez sprememb, preskočite ta korak:
- Če želite urediti polje, kliknite glavo stolpca, ki ga želite spremeniti, nato uredite ime polja, vrsto podatkov in/ali, ali je indeksirano ali ne.
- Če polja ne želite uvoziti, potrdite polje »Ne uvozi polja (preskoči)«.
Korak 18. Kliknite Naprej
Korak 19. Nastavite primarni ključ za bazo podatkov
Za najboljše rezultate pustite privzeto nastavitev tako, kot je, da Access nastavi ključ.
Lastni ključ lahko nastavite tudi tako, da potrdite polje »Izberi svoj primarni ključ« in ga vnesete v polje poleg te možnosti ali pa izberete »Brez primarnega ključa« (ni priporočljivo)
Korak 20. Kliknite Naprej
Korak 21. Dodajte ime
V polje »Uvoz v tabelo« vnesite ime lista.
Preskočite ta korak, da pustite zbirko podatkov privzeto ime
Korak 22. Kliknite Dokončaj
Ta možnost je v spodnjem desnem kotu okna.
Korak 23. Kliknite Zapri
Nahaja se v spodnjem desnem kotu okna. S tem boste zaprli okno za uvoz in ustvarili svojo bazo podatkov.
Najprej lahko označite polje »Shrani korake uvoza«, če želite zagotoviti, da si Access zapomni vaše nastavitve za to zbirko podatkov
Metoda 2 od 2: Uporaba programske opreme za zbirke podatkov tretjih oseb
Korak 1. Odprite dokument Excel
Dvokliknite dokument Excel, ki ga želite pretvoriti v bazo podatkov.
Če dokumenta še niste ustvarili, odprite Excel in kliknite Prazen delovni zvezek, in preden nadaljujete, ustvarite dokument.
Korak 2. Kliknite Datoteka
V menijski vrstici je na vrhu okna Excel (Windows) ali na vrhu zaslona (Mac).
Korak 3. Kliknite Shrani kot
To možnost boste našli v mapa meni.
Korak 4. Dvokliknite Ta računalnik
To je na sredini strani.
Preskočite ta korak na Macu
Korak 5. Izberite obliko datoteke
Kliknite spustno polje »Shrani kot vrsto« (Windows) ali »Oblika datoteke« (Mac) in izberite eno od naslednjih možnosti:
- Če uporabljate računalniško zasnovano aplikacijo zbirke podatkov, kliknite a . CSV (vrednosti, ločene z vejicami).
-
Če uporabljate spletno zbirko podatkovnih baz, kliknite na . XML format.
Če vaš Excel dokument ne vsebuje podatkov XML, ne boste mogli izbrati XML
Korak 6. Kliknite Shrani
To je na dnu okna. Tako boste shranili dokument z izbranimi nastavitvami.
Korak 7. Ustvarite novo bazo podatkov v aplikaciji zbirke podatkov
Ta postopek se bo razlikoval glede na aplikacijo, ki jo uporabljate, vendar običajno odprete aplikacijo, kliknite Novo (oz mapa > Novo) in sledite navodilom na zaslonu.
Korak 8. Poiščite gumb Uvozi …
Pogosto ga najdemo s klikom na mapa možnost, vendar se lahko vaša aplikacija za zbirko podatkov razlikuje.
Korak 9. Izberite datoteko Excel
Poiščite in dvokliknite datoteko, ki ste jo izvozili iz Excela.
Korak 10. Sledite pozivom aplikacije zbirke podatkov za uvoz podatkov
Korak 11. Shranite bazo podatkov
Običajno lahko odprete meni »Shrani« s pritiskom na Ctrl+S (Windows) ali ⌘ Command+S (Mac).
Nasveti
- Za ustvarjanje zbirke podatkov lahko uporabite več brezplačnih spletnih mest na spletu, čeprav se boste morali prijaviti za račun pri večini teh storitev.
- Če nimate popolnoma funkcionalne programske opreme za zbirke podatkov, boste morda potrebovali tudi ločen program za odpiranje datotek zbirke podatkov v računalniku ali Macu.
