Bralci e -poštnih vrstic pogosto uporabljajo bralce, da se odločijo, ali bodo odprli e -pošto. Te prostore je treba zapolniti s kratkim, natančnim in podrobno naravnanim jezikom, da prejemnik ne bo izbrisal vaše e-pošte, ne da bi jo sploh prebral. Če natančno določite, zakaj bi vaš bralec želel videti, kaj imate povedati, s podrobnostmi v svojih temah, bi morali uživati hitreje in pogosteje odgovarjati na vaša e -poštna sporočila.
Koraki
1. del od 3: Oblikovanje zadev
Korak 1. Izogibajte se, da bi bila vrstica za zadevo prazna
Ko se odločite, da ne boste vključili vrstice z zadevo, ne izkoristite priložnosti, ki jih ponuja bralcu. Če imate prazno vrstico z zadevo, boste videti tudi leni. Najpomembneje je, da se bralcu zagotovo ne bo zdelo, da mora hitro odpreti ali odgovoriti na vaše e -poštno sporočilo.
Korak 2. Preden napišete e -poštno sporočilo, napišite naslov zadeve
Vaša zadeva se lahko zdi kot naknadna misel, ki ni tako pomembna kot dejanska vsebina vašega e -poštnega sporočila. Ker je vaš bralec prva stvar, pa je prav tako kritična - če ne še bolj! - kot tisto, kar je notri. Če želite svoji temi posvetiti dovolj časa in pozornosti, jo napišite, preden napišete kaj drugega.
Korak 3. Upoštevajte standardna pravila o velikih začetnicah, da se izognete neumnosti
Razen če ne pošiljate kratkega sporočila nekomu, ki ga dobro poznate, morate svoja e -poštna sporočila obravnavati kot formalno komunikacijo. Vnesite svoje vrstice z velikimi tiskanimi črkami na enak način, kot bi napisali velike naslove svojih predstavitev.
Zapomnite si nekaj osnovnih pravil, ki vam bodo pomagala pri pravilni uporabi velikih črk. Na primer, prvo in zadnjo besedo vrstice z zadevo vedno piši z veliko začetnico. Prav tako morate vedno pisati velike začetnice (gora, predstavitev, stavba), zaimke (on, ona, oni), glagole (pojdi, spremeni), prislove (hitro, počasi) in pridevnike (neurejeno, odlično). Členov (a, an, the), predlogov (in, out) ali usklajevalnih veznikov (in, ampak) ne uporabljajte z veliko začetnico
Korak 4. Izogibajte se obravnavi svojih zadev kot popolnih stavkov
Čeprav bi morale biti vaše zadeve slovnično pravilne, jih glejte kot naslove in ne kot stavke, ki vedno potrebujejo ločila. Vrstice zadeve ni treba zapičiti s piko, vprašajem ali klicajem.
- Upoštevajte, da bodo nekateri filtri neželene pošte samodejno razvrščali e -poštna sporočila z ločenimi temami v filter neželene pošte.
- Morda boste občasno želeli z bralcem pritegniti vprašaj. Ne pretiravajte s to strategijo.
- Poveži več stavkov v vrsticah z zadevami s črticami. Na primer, vrstica z naslovom »Načrtovani sestanek za torek - potrebna je vaša udeležba« vsebuje dva različna stavka, povezana s pomišljajem.
Korak 5. Vrstice zadeve naj bodo krajše od 50 znakov
Teme morajo biti čim krajše. To lahko občasno zahteva, da izpustite nekatere podrobnosti v korist drugih. Najpomembneje je, da vaš bralec takoj, ko prebere vašo temo, ve, kaj mora narediti.
Morda ni vedno mogoče obdržati vrstice predmeta z največ 50 znaki. Včasih greš čez deset znakov. Če pa začnete snemati za pravilo 50 znakov, boste samodejno začeli pisati krajše vrstice zadeve
Korak 6. Najprej postavite pomembne besede, da pritegnete bralčevo pozornost
Kaj so te besede, se bo razlikovalo glede na namen vašega e -poštnega sporočila. V nekaterih e -poštnih sporočilih bo vaše ime in naslov morda prvi, v drugih pa dejanje, ki ga zahtevate vi ali bralec. Pomislite, kaj bo vašemu bralcu najverjetneje odprlo vaš e -poštni naslov, in besede, ki ustrezajo tej temi, postavite na sam začetek vrstice.
Na splošno morate začeti vrstico z besedo, ki označuje, zakaj se obrnete na bralca. Če ste na primer pred kratkim spremenili pisarniške predpise, napišite: »Spremenjeni predpisi o podjetju - danes potrebujete vaš pregled«
Korak 7. Izberite posebne samostalnike in glagole, ki sporočajo namen e -pošte
V temo ne vključujte nejasnih ali nejasnih samostalnikov in glagolov. Namesto tega uporabite besede, ki natančno označujejo, kaj želite od svojega bralca. S tem boste skrajšali dolžino vrstice predmeta, hkrati pa boste zagotovili podrobnosti, ki jih potrebujete v vrstici zadeve.
Namesto: »V stik z vami za preverjanje novih informacij« napišite: »Revidirana pravila o kadrih - potrebuje odobritev do srede.« V drugi različici zadeve ste natančno pojasnili, kaj so "nove informacije" in zakaj se obrnete na bralca. Odpravili ste zmedo glede tega, ali mora prejemnik prebrati e -pošto in kaj mora storiti, ko jo odpre
2. del od 3: Navedite podrobnosti v svojih zadevah
Korak 1. Določite namen svojega e -poštnega sporočila
Bralcu povejte, zakaj se obrnete nanj. Bodite čim bolj natančni. To bo bralcu pomagalo, da takoj ve, ali naj odpre vaše sporočilo.
- Vrstica z zahtevo po priporočilu ali referenci bi lahko izgledala takole: "Zahtevanje reference za Tamaro G. do petka, 6.
- Če svojemu bralcu ponujate ugodnost, poskusite nekaj takega: "Zamenjajte olje s 50 -odstotnim Jimovim popustom samo ta teden."
Korak 2. Napišite, katero dejanje želite, da izvede vaš bralec
Takoj, ko vidi vaš e -poštni naslov, bo vaš bralec želel vedeti, kaj mora storiti. Takojšnje znanje bo bralca pripravilo, da poišče dodatne podrobnosti v vsebini svoje beležke.
Namesto da napišete »Doseči ugodnost«, vnesite naslov: »Potrebujem vašo pomoč pri pisanju predloga projekta naslednji teden.« To bralcu daje vedeti ne le, da prosite za pomoč, ampak tudi natančno pojasni, kaj upate, da bo bralec storil za vas
Korak 3. Določite rok, da bralec ve, kdaj se mora odzvati
Če bralcu ne sporočite, kdaj morate ukrepati ali se odzvati, bo morda odprl vašo e -pošto šele jutri, naslednji teden ali celo naslednji mesec. To ni zato, ker vam bralec ne želi pomagati. Večina ljudi prejme na desetine ali celo stotine e -poštnih sporočil na dan, zato se e -poštna sporočila brez jasnih rokov zlahka izgubijo v čredi.
Če je vaše e -poštno sporočilo še posebej pomembno in zahteva takojšen odgovor, lahko z besedami "Nujno", "Kritično" ali "Potreben je takojšen odziv" bralcu sporočite, da bi morali biti na to opombo še posebej pozorni
Korak 4. Navedite, kdo ste, če vas bralec še ne pozna
Včasih pošljete e -pošto ljudem, ki jih še niste srečali. V teh primerih je morda pomembno, da bralcu posredujete svoj naslov, podjetje ali ime, da bo imel razlog, da odpre vašo beležko. V nasprotnem primeru se lahko zdi, da ste samo naključna oseba, katere e -pošta lahko gre naravnost v smeti!
Morda ste študent, ki se obrne na lokalnega politika za šolski projekt. Zapišite: "Intervju starejših srednješolcev za projekt, rok 24/24."
Korak 5. Omenite srečanje z bralcem, če ste nedavno znan
Morda boste s to osebo stopili v stik, ker ste se pravkar spoznali in upate, da boste z njo razvili tesnejši odnos. Pomikajte njihov spomin v vrstico zadeve, da se spomnijo, da so vas spoznali. Če se spomnijo vašega prejšnjega srečanja, bodo verjetneje nadaljevali.
Morda ste na konferenci ali večerji na kratko razpravljali o nekaterih svojih skupnih interesih. Vnesite svojo temo: "Nadaljevanje našega klepeta na Pisateljski konferenci, 4/30."
Korak 6. Poimenujte svoj medsebojni stik, če se bralcu predstavljate
Če vas je z prejemnikom povezal nekdo drug, je pomembno, da to dejstvo razjasnite. Vaš bralec bo veliko bolj verjetno odprl e -poštno sporočilo z zadevo, ki vsebuje ime nekoga, ki ga pozna, namesto anonimne osebe, ki je še nikoli ni srečal. Vaš bralec se lahko tudi odloči, da se obrne na medsebojni stik, da potrdi uvod.
Na primer, napišite: »Dr. Smith's Student @ Hopkins, ki zahteva srečanje naslednji mesec."
3. del od 3: racionalizacija in lektoriranje vaših zadev
Korak 1. Uporabite preprost jezik, da se izognete zmedi
Ne želite, da ima vaš bralec težave pri razumevanju teme. Izogibajte se uporabi predolgih besed in zapletenega besedišča. Pretvarjajte se, da e -poštno sporočilo pošiljate srednješolcu, in se vprašajte, ali lahko razumejo vsako besedo v vrstici za zadevo.
Izogibajte se uporabi nejasnega besedišča, ko bo ustrezala preprostejša beseda. Izberite: »Nova pisarniška pravila - hitro preglejte in odgovorite«, namesto »Nova pisarniška pravila - pregledajte in odgovorite z zmernostjo«. "Hitro" in "z veseljem" pomenita isto, vendar je prva možnost manj odvračalna in zmedena
2. korak S simboli in okrajšavami skrajšajte vrstice
Veliko besed je mogoče skrajšati, ne da bi bralca zmedli. Uporabljajte samo običajne okrajšave in simbole ter preberite temo, da se prepričate, da ne bo prišlo do zmede glede namena vašega e -poštnega sporočila.
Na primer, vse dni v tednu je mogoče skrajšati. "@" Je pogost simbol za "at". Uporabite lahko tudi »RE:« za pomen »približno«. "EOM" se lahko uporablja za "konec sporočila", "EOD" pa lahko pomeni "konec dneva"
Korak 3. Preverite pravopisne in slovnične napake
Tako kot kateri koli drugi del vašega e -poštnega sporočila mora biti tudi v vaši zadevi brez napak. To bo zagotovilo, da ne boste takoj videti nestrokovni ali leni, še preden bo vaš bralec sploh imel priložnost odpreti vašo beležko.
- Preverjevalniki črkovanja po e-pošti morda ne zajemajo zadev, zato bodite še posebej previdni pri pravopisnih napakah. Če vas skrbi, kopirajte in prilepite zadevo v Wordov ali Googlov dokument in tam zaženite preverjanje črkovanja.
- Morda ne bo treba, da je vaš stavek popoln stavek. Vendar se izogibajte pogostim slovničnim napakam, kot je na primer zmeda »oni«, »njihovi« in »tam« ali »ti« in »tvoj«.
Korak 4. Glasno preberite vrstice predmeta, da preverite jasnost
Najboljši način, da zagotovite, da so vaše teme preproste, jedrnate in pravilno napisane, jih glasno preberite. Ko slišite izgovorjene besede, boste ujeli napake, ki jih ne bi, če bi jih le preverili na zaslonu.
Če ste na javnem mestu, tiho preberite besede pod sapo
Opozorila
- Ne vpisujte rednih zadev e -poštnih sporočil s klicaji !!! ali vse CAPS. Izgubili boste verodostojnost.
- Nikoli ne začnite stavka v vrstici z zadevo, ki ga končate v vsebini svojega e -poštnega sporočila. Na primer, v vrstico za zadevo ne bi želeli napisati »Prosim vas za uslugo, ki bi jo želel…«, nato pa odprite e -poštno sporočilo z: »naredite do petka«.
