Začetek e -poštnega sporočila s pravim pozdravom je lahko težaven. Pri pošiljanju profesionalnega e -poštnega sporočila ali pisanju nekomu, ki ga ne poznate dobro, je običajno najbolje, da izberete enostaven, vsestranski pozdrav, kot je »Zdravo«, preden osebo nagovorite s priimkom. Če pišete prijatelju, družinskemu članu ali komu drugemu, s katerim imate bolj sproščen odnos, se lahko sklicujete na njegovo ime.
Koraki
Metoda 1 od 4: Izbira primernega pozdrava
Korak 1. Recite "Živjo", da začnete e -poštno sporočilo prijazno
Preprost "Pozdravljeni", ki mu sledi ime osebe, bo v večini e -poštnih sporočil v redu. Je sproščen in oseben, ne da bi se počutil preveč formalno ali ležerno. Ker je tako kratek in neposreden, bralca ne bo motil ali gledal na svoje mesto.
Pri nagovarjanju več prejemnikov hkrati lahko uporabite tudi »Pozdravljeni«, kot na primer »Pozdravljeni vsi«
Nasvet:
"Hi" je odličen, vsestranski pozdrav, ne glede na to, ali je vaše e-poštno sporočilo namenjeno prijatelju, nadzorniku ali neznancu.
Korak 2. Za bolj uradna sporočila odprite z “Spoštovani”
"Dragi" je vsestranski pozdrav-primernejši je od "Živjo", vendar ima še vedno topel, prijetno staromoden prstan. Zaradi tega je odličen način, da povabite dopisovanje tako s svojimi bližnjimi kot z ljudmi, ki jih ne poznate dobro.
Ta pozdrav lahko uporabite tudi za prijatelje in družino
Korak 1.
- Beseda "dragi" prinaša tudi noto primernosti in spoštovanja, ki je manj formalni pozdravi ne.
- Ena pomanjkljivost tega odpirača je, da bi ga lahko nekateri obravnavali kot preveč formalnega, zlasti v poslovnem okolju.
Korak 2. Če ne veste imena prejemnika, uporabite anonimni pozdrav
"Pozdrav" in "Koga bi to lahko zanimalo" sta dva najpogostejša, neškodljiva anonimna pozdrava. So varna stava za tiste čase, ko niste prepričani, kdo bo prebral vaše sporočilo.
- Poskusite lahko tudi nekaj dvoumnega, na primer »Spoštovani,« čeprav se to lahko zdi malce zamašeno v vseh, razen v najbolj uradnih e -poštnih sporočilih.
- Anonimni pozdravi se najpogosteje uporabljajo pri pisanju skupinam, kot so podjetja in organizacije, ne pa posameznikom.
Korak 3. Če želite priti do bistva, ime osebe vnesite samo
Če ste v zadregi glede tega, kateri pozdrav naj uporabite, ali pa želite, da je vaše sporočilo v središču pozornosti, je povsem v redu, da navedete ime prejemnika in ga pustite pri tem. Samo dodajte vejico, preskočite vrstico in povejte, kar želite povedati.
- "Gospa. Thompson "ne zveni bolj ali manj formalno kot" Zdravo gospa Thompson ", in vam omogoča, da se izognete neodločnosti pri izbiri najprimernejšega pozdrava.
- Uporaba imena osebe kot samega pozdrava je lahko koristna tudi pri nadaljnji korespondenci, kadar ne želite vedno izbrati novega pozdrava.
Metoda 2 od 4: Nagovorite svojega prejemnika
Korak 1. Pokličite osebo po imenu, če jo dobro poznate
To pravilo je precej preprosto: če ste z nekom na podlagi imena, je v redu uporabiti njegovo ime. V nasprotnem primeru je dobro, da se držite njihovega priimka, da se izognete predrznosti in jih ne morete drgniti na napačen način.
Ko pišete znanemu znancem, ga lahko vodite sami z njegovim imenom ali pa kot uvod priložite bolj običajen pozdrav (npr. »Hej Jackie«)
Opozorilo:
Nikoli se ne sklicujte na nekoga, ki ga niste srečali, z njegovim imenom, razen če vam izrecno povedo, da je to v redu. Preprosto ni vljudno!
Korak 2. Oglejte si poklicne in neznane stike po njihovem priimku
Izberite ustrezen pozdrav (zapomnite si: »Zdravo«, »Dragi« in »Pozdrav« so uporabni v različnih situacijah), nato se dotaknite priimka osebe. Večina e -poštnih sporočil, ki jih pošljete, se bo verjetno začela s priimkom vašega prejemnika, še posebej, če se nanašajo na delo.
- Če je oseba, ki ji pišete, ženska, pojdite s predpono »ga.« namesto "gospa" razen če zagotovo veste, da je poročena.
- Namen uporabe prejemnikovega priimka vzbuja vljuden in spoštljiv ton dopisovanja, ki mu sledi.
Korak 3. Uporabite izraz, kot je »Vsi«, če pozdravljate več prejemnikov
Velike skupine lahko vsebujejo veliko različnih vrst ljudi in ne želite sklepati o njihovem spolu ali stopnji seznanjenosti. Ker bi lahko izraze, kot sta »fantje« in »dame in gospodje«, razlagali kot spolno omejujoče, jih je najbolje prenesti v korist nečesa bolj vključujočega.
- Izogibajte se tudi pretirano naključnim pozdravom, kot so »ljudje« ali »vsi«.
- Če bi zavrgli napačen skupni zaimek, bi se lahko eden od vaših bralcev počutil obrobljenega ali popolnoma ignoriranega.
Korak 4. Omenite naslov ali položaj osebe, če je to pomembno za vaše sporočilo
V normalnih okoliščinah bi se lahko zdelo čudno, če bi e -poštno sporočilo začeli z »Pozdravljeni, glavni predstavnik službe za stranke«. Če je položaj osebe neposredno povezan z vašim razlogom za pisanje, je to lahko dober način, da jo postavite na vprašanje, zahtevo ali pritožbo.
- Naslovljanje e -poštnega naslova na »Direct of Communications« namesto na »Mr. Everett «bo vašemu prejemniku sporočil, da gre za opravljanje njegovih individualnih nalog.
- Podobno lahko pri vzpostavljanju stika z vodjo organizacije stvari odpravite s pozdravom, kot je: "Dragi organizator sindikata Salt Lake Cityja."
Metoda 3 od 4: Izogibanje pogostim napakam pri pozdravu
Korak 1. Vedno vključite pozdrav
Pravilo številka ena za pisanje e -poštnega pozdrava je, da se prepričate, da obstaja. Odpiranje e -poštnega sporočila in soočenje z blokom besedila brez uvoda ali osebnih prijetnosti je lahko mučno, zato traja le nekaj sekund, da vnesete nekaj besed, da povzamete namen vaše komunikacije.
E -poštno sporočilo brez pozdrava bodo mnogi videli kot nepopolno. Posledično se lahko to slabo odraža na vas ali vaši sposobnosti učinkovite komunikacije
Nasvet:
Ne razmišljajte preveč-če niste prepričani, kaj bi še dali, se odločite za preprosto "zdravo" in usmerite svoje možgane v sestavo preostalega e-poštnega sporočila.
Korak 2. Izogibajte se "Hej", razen če ste blizu osebi, ki jo pišete
"Hej" je prav tako ležerno. Zaradi tega je sprejemljiv način, da pošljete e-poštno sporočilo svojemu najboljšemu prijatelju ali sodelavcu iste uvrstitve, ne pa tudi višjemu ali komurkoli, s katerim prvič komunicirate.
- Čeprav se morda slišijo neškodljivo, lahko preveč neformalni pozdravi, kot je »Hej«, nehote signalizirajo pomanjkanje spoštovanja do vašega prejemnika.
- Drugih sproščenih načinov naslova, na primer »Kaj je narobe« ali »Jo«, nikoli ne smete uporabljati v e-poštnih sporočilih. Ti pozdravi so bolje rezervirani za izmenjavo besedilnih sporočil.
Korak 3. Bodite previdni pri uporabi pozdravov, značilnih za čas, na primer »Dober dan
Sklicevanje na čas, ki ga pišete, lahko vaši e -pošti daje bolj oseben občutek in vam omogoča, da se bolje povežete s svojim prejemnikom. To pa morate storiti le, če ste prepričani, da sta v istem časovnem pasu. Če niste, bi lahko na koncu izgledali neumni ali nepremišljeni.
- Reči »dobro jutro« nekomu, ki živi na drugem koncu sveta, bi lahko povzročilo zmedo, še posebej, če vaše e-poštno sporočilo vsebuje časovno občutljive podatke.
- Če imate pri srcu enega od teh pozdravov, ne bo škoda, če si vzamete trenutek, da vidite, kdaj (in datum!) Je na mestu, kjer bo vaš prejemnik prebral vaše sporočilo.
Korak 4. Naj bodo vaša ločila preprosta in ustrezna
Najboljši način oblikovanja vsakega pozdrava je, da vnesete svoj pozdrav in ime prejemnika, nato pa vstavite vejico, ki bo njihovim očem pomagala pri prehodu na telo e -poštnega sporočila. Morda se vam zdi vzklik bolj izrazit, vendar obstaja možnost, da bi ga lahko brali kot mladoletnega ali neprofesionalnega.
- V nekaterih primerih lahko pozdrav zaključite z dvopičjem ali pomišljajem za bolj formalni ali priložnostni učinek.
- Prenos preveč navdušenja bi lahko celo razjezil osebo, ki ji pišete, če ne deli vašega navdušenja.
5. korak Preverite, ali ste pravilno prepisali ime prejemnika
Dvakrat preverite črkovanje imena osebe, kot je prikazano v prejšnjem e-poštnem sporočilu ali izvirnem dokumentu, preden pritisnete »pošlji«. Nedolžna napačna črkovanje ni konec besede, toda če naredite isto napako večkrat, to pomeni, da vam ni vseeno, da jo popravite.
- Če naletite na posebno zahtevno ali nenavadno ime, preverite, ali ga lahko kopirate in prilepite neposredno v e -pošto iz zunanjega vira.
- Tvegate, da boste bralca odtujili, če boste njegovo ime napisali na napačen način.
Metoda 4 od 4: Oblikovanje uvodne črte vašega e -poštnega sporočila
Korak 1. Takoj navedite namen svojega e -poštnega sporočila
S prvim stavkom prejemniku natančno povejte, zakaj pišete. Tako ne bodo ostali obešeni. Običajno je tako preprosto, kot da osrednjo idejo pretvorite v telo svojega sporočila in ga pretvorite v kratek uvod.
- Odličen odpiralec za vaš e -poštni naslov je lahko: "Pišem, da se pozanimam o …" ali "Hotel sem dobiti vaše mnenje o …"
- Ne dolgujte prejemnika z dolgoletno uvodno besedo ali nepotrebnimi informacijami. Ni vam treba udarjati po grmu-skočite naravnost vanj.
Korak 2. Če pišete odgovor, se zahvalite prejemniku
Ko se nekomu vrnete v zvezi s sporočilom, ki vam ga je poslalo, si običajno vzamete trenutek, da se zahvalite. Zahvala za nekaj je lahko zelo razveseljiva in majhen izraz hvaležnosti vam bo pomagal zagotoviti, da se vaše dopisovanje začne na desni strani.
- Pri oblikovanju prvega stavka ne pozabite potrditi ali povzeti namen prvotnega e -poštnega sporočila, na primer v “Hvala, ker ste se obrnili na korporacijo Acme glede vaših nedavnih izkušenj” ali “Hvala, ker ste tako hitro odgovorili.”
- Če vaša korespondenca ni povezana s poslom, lahko odprete nekaj takega: »Hvala, ker ste se obrnili. Tako dolgo ni minilo, da sva govorila!"
Korak 3. Pozdravite tesne stike z bolj osebno noto
Če prejemnika poznate dovolj dobro, se lahko odločite za bolj sentimentalen pristop, tako da ga preverite ali zaprosite za posodobitve o njegovem življenju. Osebni pozdravi imajo intimen občutek in služijo vzpostavljanju prijazne, srčne dinamike.
- Uporabite lahko vodilno vrstico, na primer »Čestitke za novega otroka!« ali "Bil sem ravno v Brooklynu in to mi je prineslo veliko lepih spominov", da bi sorodnika ali prijaznega sopotnika spomnili, da so v vaših mislih.
- Poskrbite, da bodo vaši osebni komentarji ali vprašanja ustrezni glede na vaš odnos s prejemnikom. Vprašanje: "Kako vam je všeč vaše novo stanovanje?" lahko izplazi nekoga, ki ste ga srečali le enkrat ali dvakrat.
Korak 4. Delajte z malo humorja kot ledolomitelj, ki pritegne pozornost
Čeprav je humor v profesionalnem svetu pogosto odvračan, lahko ob razumni uporabi prinese trenutek dobrodošle olajšave zaradi mračne narave vsakodnevne komunikacije. Večina ljudi je navajenih bežanja po suhih e-poštnih sporočilih, zato lahko smešni pozdravi bralca zasvojijo in jih naredijo bolj angažirane.
"Če želite stvari nekoliko olajšati, poskusite z uvodno vrstico, kot je:" Je že petek? " ali: "Vem, kako zelo rad slišiš od mene zjutraj."
Opozorilo:
Hitra domislica ali malo neumne igre besed je lahko uporabna za poživitev brezbarvnih profesionalnih e-poštnih sporočil, vendar le, če to zahtevajo razmere.
Nasveti
- Čeprav je kratek, je pozdrav eden najpomembnejših delov poslovnega e -poštnega sporočila. Prejemniku v bistvu daje prvi vtis o vas in profesionalno vedenje.
- Imena ali priljubljena imena večine ljudi lahko najdete v podatkih o pošiljatelju ali samem e -poštnem naslovu.
- Če slučajno po prvem e -poštnem sporočilu izvete ime anonimnega prejemnika, ga ne pozabite vključiti v naslednja sporočila, da potrdite spremembo in zadenete bolj oseben akord.
