E -poštna sporočila so hiter in enostaven način za stik s sodelavci in drugimi poslovnimi sodelavci ter so učinkovito orodje za načrtovanje vseh vrst sestankov. Ne glede na to, ali se želite dogovoriti za sestanek s sodelavcem, nadrejenim ali popolnim neznancem, morate najprej oblikovati e -poštno sporočilo z jasno temo in besedilom. Ko odjavite e-poštno sporočilo in ga pošljete, počakajte 3-5 dni, preden pošljete nadaljnji odgovor.
Koraki
Metoda 1 od 2: Oblikovanje e -pošte
Korak 1. V vrstici z zadevo navedite, ki bi jo radi spoznali
V naslovni temi e -poštnega sporočila jasno navedite svoj namen, tako da prejemnik takoj ve, da bi se radi srečali z njim. Izogibajte se uporabi nejasnih besed, kot sta »Srečanje« ali »Možen čas sestanka«. Namesto tega v vrstico z zadevo uporabite določene datume in časovne okvire, da bo prejemnik takoj vedel, kaj lahko pričakuje.
Vnesite na primer nekaj takega: »Zahteva za sestanek za 17. 5. ob 11. uri zjutraj«
Korak 2. Za začetek e -pošte uporabite ustrezen pozdrav
Ko začnete pisati sporočilo, poskusite uporabiti standardni, uradni pozdrav. Če se obrnete na javnega uradnika ali drugega uglednega posameznika, ki ga še niste srečali, uporabite njegov polni naslov v naslovu. Če se obrnete na sodelavca ali nadrejenega, uporabite čast, na primer »gospod«, »gospa«, »Mx.« Ali »gospodična«. Splošno pravilo je, da za začetek e -pošte uporabite pozdrave, kot so »Dragi«, »Pozdravljeni« in »Zdravo«.
- Če namesto posameznika nagovarjate splošno pisarno ali skupino, namesto tega uporabite »Koga lahko zadeva«.
-
Na primer, če ste se obrnili na svojega nadrejenega, pozdrav pozdravite tako:
"Spoštovani gospod Jackson, Upam, da si dobro ko prejmeš to elektrosko pošto! Želel sem se obrniti na vas glede morebitnega srečanja."
Korak 3. Predstavite se, če se srečujete s popolnim neznancem
Prvi odstavek posvetite kratkemu uvodu, če pišete javnemu uradniku ali drugi osebi, ki je še niste srečali. Osredotočite se na svoje ime, položaj in poklicno povezavo, tako da prejemnik ve, kdo ste in zakaj se obrnete nanj. Če se obrnete na nekoga, ki ga že poznate, na primer na šefa ali sodelavca, ne čutite dolžnosti, da vključite uvodni odstavek.
- Vaš uvod ne bi smel brati dolgo.
-
Poskusite napisati nekaj takega:
Spoštovana gospa Atkins, Moje ime je Sarah Clement in delam v zavetišču za živali v okrožju Jones.
Korak 4. Opišite razlog srečanja in njegov splošni pomen
Na začetku e -poštnega sporočila (po predstavitvi, če ste se ga odločili vključiti) navedite vrsto srečanja, ki ga želite imeti s prejemnikom, in ali bo to uradna ali priložnostna zadeva. Ko razložite, za kaj je sestanek, razložite, zakaj je sestanek pomemben za nalogo, ki jo poskušate dokončati. Poskusite biti kratki, ker vaš prejemnik morda ne bo imel veliko časa, da bi pregledal vašo e -pošto.
Na primer, poskusite napisati nekaj takega: »Ali se lahko dobimo naslednji teden, da se pogovorimo o prihajajoči posvojitvi? Ker ste trenutni finančni svetovalec zavetišča za živali, menim, da bi lahko zagotovili veliko vpogleda v delovni proračun organizacije za dogodek."
Korak 5. Predlagajte možen kraj in čas srečanja
Poskusite si omisliti kraj, ki je dobro znan in prejemniku lahko dostopen. Če delate v isti stavbi ali na splošni lokaciji kot oseba, ki ji pišete po e -pošti, preverite, ali se lahko srečate med odmorom za kosilo. Če vi in prejemnik ne živite ali delate na bližnji lokaciji, predlagajte restavracijo ali drug javni prostor, kjer bi se lahko srečali. Poleg tega navedite vrsto časov, ki vam bodo pomagali, da vam bo prejemnik lažje povedal njihovo razpoložljivost.
- Če imate oba zasedene urnike, razmislite o načrtovanju telefonskega ali videokonference.
- Na primer, napišite nekaj takega: »Ali bi lahko ta teden obiskali zavetišče za živali? Vsak dan bom od 9. do 5. na recepciji."
Korak 6. Prosite, da prejemnik odgovori na vaše sporočilo
Ker tehnično načrtujete dogodek, vljudno prosite, da prejemnik odgovori s svojo razpoložljivostjo. Če se obrnete na posebej zaposlenega, ne pozabite, da bo morda potreben dan ali dva, da se odzovete. nazaj.
Na primer, recite nekaj takega: "Če bi mi za naslednji teden sporočili svojo razpoložljivost, bi bil zelo hvaležen!"
Korak 7. Pri zaključku e -pošte uporabite prisrčen zaključni jezik
Osnutek zaključnega stavka, ki bo ponovno določil namen vašega e -poštnega sporočila, tako da prejemnik jasno razume namen srečanja. S prijaznim tonom se odjavite po e -pošti z besednimi zvezami, kot so »S spoštovanjem«, »Hvala« ali »Najlepše želje«. Ko napišete odjavo, pustite pod svojim imenom podpis, ki ponazarja vaš položaj ali trenutno kariero.
- Prejemniku zagotovite svoj jezik. Če se pogovarjate s sodelavcem, bi bil odjava, kot je »Se vidimo kmalu«, bolj smiselna kot »S spoštovanjem«. Če se obrnete na nadrejenega, bi bilo bolj primerno »Srčno« ali »Najlepše želje« kot naključna odjava, na primer »Se vidimo«.
-
Na primer, napišite nekaj takega:
Veselim se kmalu srečanja z vami, saj želim, da bo ta posvojitev čim bolj uspešna.
S spoštovanjem, Sarah Clement
Koordinator dejavnosti, zavetišče za živali v okrožju Jones
Korak 8. Vključite vse ustrezne priloge, ki se nanašajo na sestanek
Priložite vse dokumente, preglednice ali druge ustrezne datoteke, ki bi prejemnika lahko pripravile na sestanek. Če se obrnete na nekoga glede zapletene teme, vključite vse brošure ali podatkovne liste, ki bodo prejemniku pomagali razumeti temo srečanja.
Če na primer razpravljate o spremembah proračuna za prihajajoči dogodek, boste morda želeli vključiti preglednico proračuna za preteklo leto
Korak 9. Uporabite strokovni jezik in ustrezno slovnico v celotnem e -poštnem sporočilu
Lektorirajte svoje sporočilo glede morebitnih očitnih slovničnih napak in pravopisnih napak, da bo vaš končni osnutek videti čim bolj poliran in čist. Poleg tega odstranite vse okrajšave ali sleng, zaradi katerih se zdi sporočilo bolj naključno ali težje razumljivo. Če vaš zadnji osnutek ne zgleda in zveni profesionalno, potem prejemnik vaše zahteve morda ne bo vzel resno.
Čeprav so emoji lahko zabavni za uporabo v besedilih in naključnih e -poštnih sporočilih, jih ne smete uporabljati za zahtevanje sestanka
Metoda 2 od 2: Nadaljevanje s prejemnikom
Korak 1. Naredite dodatno e-poštno sporočilo, če vam prejemnik ne odgovori v 3-5 dneh
Prejemniku dajte nekaj dni, da prebere in odgovori na vašo zahtevo. Če se v roku enega tedna ne oglasite, pošljite osebi hitro e -poštno sporočilo in jo opomnite, da čakate na odgovor. Poudarite, da ste hvaležni za priložnost, da jih spoznate, in da ste hvaležni za njihov čas.
- Nadaljnji klici so tudi učinkovit način za prijavo pri osebi, s katero se želite srečati.
- Na primer, pripravite nekaj takega: »Želel sem samo stopiti v stik z vami glede moje prošnje za sestanek. Ko bi imeli prosti trenutek, bi mi lahko povedali, da ste na voljo za sestanek naslednji teden?"
2. korak Določite podrobnosti sestanka v dodatnem e -poštnem sporočilu
Pogovorite se o urniku druge osebe, ko odgovori. Upoštevajte razpoložljivost druge osebe in potrdite čas sestanka na datum, ko sta oba na voljo. Poskusite potrditi datum in čas v 1-2 e-poštnih sporočilih, da se izognete zmedi in neredu v mapi »Prejeto«.
- Poskusite biti čim bolj prilagodljivi. Če se obrnete na zaposleno osebo, se morda ne bo mogla takoj srečati z vami.
- Ne načrtujte sestanka v zadnjem trenutku. Če je prejemnik zaposlen, se morda ne boste mogli dogovoriti o datumu srečanja.
Korak 3. Pošljite opomnik ali potrditev nekaj dni pred sestankom
Če želite biti dodatno pripravljeni pred načrtovanim sestankom, prejemniku poskusite poslati opomnik v potrditveno e -poštno sporočilo. Ne delajte tega e-poštnega sporočila predolgo, namesto tega navedite dan, uro in kraj, na katerem nameravate sestati, da bi dvakrat preverili, ali sestanek še vedno poteka po načrtih.
-
Na primer, napišite nekaj takega:
Hotel sem samo potrditi, da se še vedno sestajamo 17. maja ob 11. uri v zavetišču za živali v okrožju Jones.
