Ta wikiHow vas uči, kako avtomatizirati poročanje podatkov v programu Microsoft Excel. Za zunanje podatke vas bo ta wikiHow naučil poizvedovati in ustvarjati poročila iz katerega koli zunanjega vira podatkov (MySQL, Postgres, Oracle itd.) Na svojem delovnem listu z uporabo vtičnikov Excel, ki povezujejo vaš delovni list z zunanjimi viri podatkov.
Za podatke, ki so že shranjeni na Excelovem delovnem listu, bomo uporabili makre za izdelavo poročil in jih s pritiskom na eno tipko izvozili v različne vrste datotek. Na srečo ima Excel vgrajen snemalnik korakov, kar pomeni, da vam makrov ne bo treba kodirati sami.
Koraki
Metoda 1 od 2: Za podatke, ki so že v Excelu
Korak 1. Če so podatki, o katerih morate poročati, že shranjeni, posodobljeni in vzdrževani v Excelu, lahko avtomatizirate tokove poročanja z uporabo makrov
Makri so vgrajena funkcija, ki vam omogoča avtomatizacijo kompleksnih in ponavljajočih se nalog.
Korak 2. Odprite Excel
Dvokliknite (ali kliknite, če uporabljate Mac) ikono aplikacije Excel, ki je na zelenem ozadju podobna belemu "X", nato kliknite Prazen delovni zvezek na strani s predlogami.
- V računalniku Mac boste morda morali klikniti mapa in nato kliknite Nov prazen delovni zvezek v nastalem spustnem meniju.
- Če že imate poročilo v Excelu, ki ga želite avtomatizirati, namesto tega dvokliknite datoteko poročila, da jo odprete v Excelu.
Korak 3. Po potrebi vnesite podatke svoje preglednice
Če niste dodali oznak stolpcev in številk, za katere želite avtomatizirati rezultate, to storite, preden nadaljujete.
Korak 4. Omogočite zavihek Razvijalec
Privzeto je Razvijalec zavihek se ne prikaže na vrhu okna Excel. To lahko omogočite na naslednji način, odvisno od operacijskega sistema:
- Windows - kliknite mapa, kliknite Opcije, kliknite Prilagodite trak na levi strani okna potrdite polje »Razvijalec« v spodnjem desnem kotu okna (morda se boste morali najprej pomakniti navzdol) in kliknite v redu.
- Mac - kliknite Excel, kliknite Nastavitve…, kliknite Trak in orodna vrstica, potrdite polje »Razvijalec« na seznamu »Glavni zavihki« in kliknite Shrani.
Korak 5. Kliknite Razvijalec
Ta zavihek bi moral biti zdaj na vrhu okna Excel. S tem se na vrhu okna Excel prikaže orodna vrstica.
Korak 6. Kliknite Record Macro
To je v orodni vrstici. Odpre se pojavno okno.
Korak 7. Vnesite ime makra
V besedilno polje "Ime makra" vnesite ime svojega makra. Tako boste pozneje prepoznali makro.
Če na primer ustvarjate makro, ki bo iz razpoložljivih podatkov naredil grafikon, ga lahko poimenujete "Chart1" ali podobno
Korak 8. Ustvarite kombinacijo bližnjic za makro
Pritisnite tipko ft Shift skupaj z drugo tipko (npr. Tipko T), da ustvarite bližnjico na tipkovnici. To boste kasneje uporabili za zagon makra.
V računalniku Mac bo kombinacija bližnjic na koncu ⌥ Option+⌘ Command in vaša tipka (npr. ⌥ Option+⌘ Command+T)
Korak 9. Shranite makro v trenutni dokument Excel
Kliknite spustno polje »Shrani makro v« in nato kliknite Ta delovni zvezek zagotoviti, da bo makro na voljo vsem, ki odprejo delovni zvezek.
Datoteko Excel boste morali shraniti v posebni obliki, če želite shraniti makro
Korak 10. Kliknite V redu
To je na dnu okna. S tem boste shranili nastavitve makra in vas postavili v način snemanja. Zabeleženi bodo vsi koraki, ki jih naredite od zdaj do ustavitve snemanja.
Korak 11. Izvedite korake, ki jih želite avtomatizirati
Excel bo sledil vsakemu kliku, pritisku tipk in možnosti oblikovanja, ki jih vnesete, in jih dodal na seznam makrov.
- Če želite na primer izbrati podatke in iz njih ustvariti grafikon, označite svoje podatke, kliknite Vstavi na vrhu okna Excel kliknite vrsto grafikona, kliknite obliko grafikona, ki jo želite uporabiti, in po potrebi uredite grafikon.
- Če želite uporabiti makro za dodajanje vrednosti iz celic A1 skozi A12, kliknite prazno celico, vnesite = SUM (A1: A12) in pritisnite ↵ Enter.
Korak 12. Kliknite Ustavi snemanje
To je v Razvijalec orodna vrstica zavihka. S tem boste snemanje ustavili in vse korake, ki ste jih naredili med snemanjem, shranili kot posamezen makro.
Korak 13. Shranite svoj Excelov list kot datoteko z omogočenim makrom
Kliknite mapa, kliknite Shrani kotin spremenite obliko datoteke v xlsm namesto xls. Nato lahko vnesete ime datoteke, izberete lokacijo datoteke in kliknite Shrani.
Če tega ne storite, makro ne bo shranjen kot del preglednice, kar pomeni, da drugi ljudje v različnih računalnikih ne bodo mogli uporabljati vašega makra, če jim pošljete delovni zvezek
Korak 14. Zaženite makro
Če želite to narediti, pritisnite kombinacijo tipk, ki ste jo ustvarili kot del makra. Preglednica bi morala biti avtomatizirana v skladu s koraki vašega makra.
Makro lahko zaženete tudi s klikom Makri v Razvijalec zavihek, izberite ime makra in kliknite Teči.
Metoda 2 od 2: Za zunanje podatke (MySQL, Postgres, Oracle itd.)
Korak 1. Prenesite Kloudiov vtičnik Excel iz storitve Microsoft AppSource
To vam bo omogočilo vzpostavitev trajne povezave med zunanjo bazo podatkov ali virom podatkov in vašim delovnim zvezkom. Ta vtičnik deluje tudi z Google Preglednicami.
Korak 2. Ustvarite povezavo med svojim delovnim listom in zunanjim virom podatkov s klikom na gumb + na portalu Kloudio
Vnesite podrobnosti vaše baze podatkov (vrsta baze podatkov, poverilnice) in izberite vse možnosti zaščite/šifriranja, če delate z zaupnimi ali podatki podjetja.
Korak 3. Ko ustvarite povezavo med svojim delovnim listom in zbirko podatkov, boste lahko poizvedovali in sestavljali poročila iz zunanjih podatkov, ne da bi zapustili Excel
Ustvarite poročila po meri s portala Kloudio in jih izberite v spustnem meniju v Excelu. Nato lahko uporabite vse dodatne filtre in izberete pogostost, ki jo bo poročilo osvežilo (tako da lahko svojo prodajno preglednico samodejno posodobite vsak teden, dan ali celo uro.)
Korak 4. Poleg tega lahko vnesete podatke tudi na svoj povezani delovni list in naj podatki posodobijo vaš zunanji vir podatkov
Ustvarite predlogo za nalaganje s portala Kloudio in lahko ročno ali samodejno naložite spremembe v preglednici v zunanji vir podatkov.
Video - z uporabo te storitve se lahko nekateri podatki delijo z YouTubom
Nasveti
- Prenesite samo vtičnike Excel iz storitve Microsoft AppSource, razen če zaupate tretjim ponudnikom.
- Makre lahko uporabite za kar koli, od preprostih opravil (npr. Dodajanje vrednosti ali ustvarjanje grafikona) do zapletenih (npr. Izračun vrednosti celice, ustvarjanje grafikona iz rezultatov, označevanje grafikona in tiskanje rezultata).
- Ko odprete preglednico z vključenim makrom, boste morda morali klikniti Omogoči vsebino v rumeni pasici na vrhu okna, preden lahko uporabite makro.
Opozorila
- Makre lahko uporabite zlonamerno (na primer za brisanje datotek v računalniku). Ne izvajajte makrov iz nezanesljivih virov.
- Makri bodo izvajali dobesedno vsak korak, ki ga naredite med snemanjem. Pazite, da po pomoti ne vnesete napačne vrednosti, odprete program, ki ga ne želite uporabljati, ali izbrišete datoteke.
