Ta wikiHow vas uči, kako očistiti podatke v Excelovi preglednici, ko uporabljate Windows ali macOS. Izvajanje preverjanja črkovanja, odstranjevanje podvojenih podatkov, uporaba funkcije »poišči in zamenjaj« ter prehod na dosledno obliko velikih črk lahko izboljša kakovost vašega delovnega zvezka.
Koraki
Metoda 1 od 4: Uporaba preverjanja črkovanja
Korak 1. Odprite preglednico v Excelu
To lahko storite tako, da dvokliknete datoteko v računalniku.
Preden spremenite preglednico, se prepričajte, da imate varnostno kopijo
Korak 2. Pritisnite tipko F7 na tipkovnici
Odpre se okno Pravopis, ki prikaže prvo možno napako v preglednici.
Korak 3. Odpravite napako
Če želite odpraviti napako, lahko to storite na več načinov:
- Če v polju »Predlogi« vidite pravi popravek, ga izberite in kliknite Spremenite.
- Če poznate pravilen črkovanje, lahko popravek vnesete v polje na vrhu okna in nato kliknete Spremenite.
- Bodite previdni pri uporabi Spremeni vse, saj boste morda spremenili nekaj, česar ni bilo treba spremeniti. Če ste na primer vse primerke »iz« spremenili v »oblika«, lahko zmešate stavek, ki potrebuje besedo »od«.
Korak 4. Odločite se, kaj storiti z besedo, ki je dejansko pravilna
Excel lahko naleti na besedo, ki je pravi lastnik, specializiran ali slengovski izraz ali na kaj drugega v drugem jeziku, ki ga ni treba popraviti. Za rešitev tega problema imate nekaj možnosti:
- Kliknite Prezri za preskok na naslednjo napako ali Prezri vse preskočiti vse primerke te besede.
- Kliknite Dodaj v slovar zagotoviti, da Excel v prihodnje meni, da je ta beseda/črkovanje pravilna.
Metoda 2 od 4: Odstranjevanje podvojenih vrednosti
Korak 1. Odprite preglednico v Excelu
To lahko storite tako, da dvokliknete datoteko v računalniku.
Preden spremenite preglednico, se prepričajte, da imate varnostno kopijo
Korak 2. Kliknite zavihek Podatki
Je na vrhu Excela.
Korak 3. Kliknite Odstrani podvojene datoteke
Nahaja se v skupini »Podatkovna orodja« v trakovi na vrhu Excela. Pojavi se pogovorno okno.
Korak 4. Izberite stolpce, ki jih želite preveriti
Potrdite polje poleg imena vsakega stolpca, da preverite, ali so v tem stolpcu podvojene vrednosti.
- Če želite hitro izbrati vse stolpce hkrati, kliknite polje poleg možnosti »Izberi vse«.
- Če želite preklicati izbor vseh stolpcev, kliknite polje poleg možnosti »Prekliči izbiro vseh«.
Korak 5. Kliknite V redu
Prikazalo se bo sporočilo, v katerem je navedeno, koliko dvojnikov je bilo odstranjenih. Če ni bilo najdenih dvojnikov, se prikaže sporočilo, v katerem piše, da podvojene vrednosti niso bile odstranjene.
Korak 6. Kliknite V redu
S tem se okno zapre.
Metoda 3 od 4: Iskanje in zamenjava besedila
Korak 1. Odprite preglednico v Excelu
To lahko storite tako, da dvokliknete datoteko v računalniku.
- S to metodo poiščite niz besedila in ga zamenjajte z nečim drugim.
- Preden spremenite preglednico, se prepričajte, da imate varnostno kopijo.
Korak 2. Pritisnite Ctrl+F (Windows) oz ⌘ Command+F (macOS).
S tem se odpre okno Najdi in zamenjaj.
Korak 3. Kliknite jeziček Zamenjaj
To je drugi zavihek na vrhu okna.
Korak 4. V polje »Poišči kaj« vnesite, kar iščete
Po potrebi vključite presledke. Izogibajte se tudi tujim prostorom pred termini ali po njih.
- Uporabite lahko nadomestne znake, kot sta * in? pri iskanju.
- Npr: vnesite s*d, če želite poiskati katero koli besedo, ki se začne z "s" in konča z "d" (npr. Žalostno, začeto, preskočeno).
- Npr: vnesite s? D za iskanje poljubne besede, ki se začne na "s", konča na "d" in ima eno črko na sredini (npr. Žalostno, sid, sod).
5. korak Vnesite nadomestno besedilo v polje »Zamenjaj z«
Ista pravila veljajo za nadomestno besedilo.
Korak 6. Kliknite Možnosti, da nastavite dodatne filtre
Na tem zaslonu lahko v delovnem zvezku iščete samo določene vrstice, stolpce ali liste. To ni obvezno.
Korak 7. Kliknite Najdi naprej
To prikaže prvo ujemanje, če obstaja.
Korak 8. Kliknite Zamenjaj, če želite iskalni izraz zamenjati z nadomestnim besedilom
Če želite, lahko kliknete Zamenjaj vse zamenjati vse primerke najdenega besedila z nadomestnim besedilom.
Bodite previdni pri Zamenjaj vse, saj lahko pomotoma popravite nekaj, kar ne potrebuje popravka.
Metoda 4 od 4: Spreminjanje besedilnih primerov
Korak 1. Odprite preglednico v Excelu
To lahko storite tako, da dvokliknete datoteko v računalniku.
- Uporabite to metodo, če vaši podatki vsebujejo napake pri uporabi velikih začetnic, na primer vse velike črke, vse male črke ali kakšno drugo napačno konfiguracijo.
- Preden spremenite preglednico, se prepričajte, da imate varnostno kopijo.
Korak 2. Naredite začasen stolpec poleg podatkov, ki jih želite spremeniti
Če vaši podatki vsebujejo glave stolpcev, ne pozabite vnesti glave v prvo celico v začasnem stolpcu.
Korak 3. V prvo celico vnesite formulo za funkcijo primera
Če je naslov stolpca, vnesite formulo v celico tik pod njo. Formula se razlikuje glede na to, kaj želite narediti:
- Vnesite = PRAVILNO (celica), da spremenite velikost črke v pravilno velikost (na primer ime, pasma, naslov). Zamenjajte »celico« s prvo številko celice, ki jo želite spremeniti (npr. B2).
- Vnesite = ZGORNJA (celica), da spremenite velikost črke v velike tiskane črke (npr. IME, BREED, ADDRESS). Zamenjajte »celico« s prvo številko celice, ki jo želite spremeniti (npr. B2).
- #* Vnesite = LOWER (celica), da spremenite velikost črke v vse male črke (npr. Ime, pasma, naslov). Zamenjajte »celico« s prvo številko celice, ki jo želite spremeniti (npr. B2).
Korak 4. Pritisnite ↵ Enter ali ⏎ Vrnitev.
Celica s formulo zdaj vsebuje novo obliko črke za celico.
Korak 5. Kliknite celico
Celica je zdaj označena in obdana s škatlo.
Korak 6. Povlecite spodnji desni kot polja navzdol do konca podatkov stolpca
To velja za vse ostale celice v stolpcu.
