Pri delu s preglednico Microsoft Excel z veliko podatkov boste verjetno naleteli na podvojene vnose. Funkcija pogojnega oblikovanja programa Microsoft Excel vam natančno pokaže, kje so podvojeni elementi, funkcija Odstrani podvojene pa jih bo izbrisala. Ogled in brisanje dvojnikov zagotavlja, da so vaši podatki in predstavitev čim bolj natančni.
Koraki
Metoda 1 od 2: Uporaba pogojnega oblikovanja
Korak 1. Odprite izvirno datoteko
Najprej morate izbrati vse podatke, ki jih želite pregledati glede dvojnikov.
Korak 2. Kliknite celico v zgornjem levem kotu skupine podatkov
S tem se začne postopek izbire.
Korak 3. Pridržite tipko ⇧ Shift in kliknite zadnjo celico
Upoštevajte, da bi morala biti zadnja celica v spodnjem desnem kotu vaše podatkovne skupine. S tem boste izbrali vse svoje podatke.
To lahko storite v poljubnem vrstnem redu (npr. Najprej kliknite spodnji desni okvir, nato pa označite od tam)
Korak 4. Kliknite na "Pogojno oblikovanje
" Najdete ga na zavihku/traku »Domov« v orodni vrstici (v mnogih primerih v razdelku »Slogi«). S klikom nanj se prikaže spustni meni.
Korak 5. Izberite "Označi celice pravila", nato "Podvojene vrednosti
" Pri tem preverite, ali so vaši podatki še vedno označeni. To bo odprlo okno z možnostmi prilagajanja v drugem spustnem meniju.
Korak 6. V spustnem meniju izberite "Podvojene vrednosti"
Če želite prikazati vse edinstvene vrednosti, lahko namesto tega izberete "Unique"
Korak 7. Izberite barvo poudarjanja
Barva označevanja bo označevala dvojnike. Privzeto je svetlo rdeča s temno rdečim besedilom.
Korak 8. Za ogled rezultatov kliknite »V redu«
Korak 9. Izberite polje z dvojnikom in pritisnite Delete, da ga izbrišete
Teh vrednosti ne boste želeli izbrisati, če vsak podatek predstavlja nekaj (na primer anketo).
Ko enkrat izbrišete dvojnik, bo vrednost njegovega partnerja izgubila svoj poudarek
Korak 10. Znova kliknite »Pogojno oblikovanje«
Ne glede na to, ali ste svoje dvojnike izbrisali ali ne, morate pred izhodom iz dokumenta odstraniti oblikovanje označevanja.
Korak 11. Izberite "Počisti pravila", nato "Počisti pravila iz celotnega lista", da počistite oblikovanje
S tem boste odstranili označevanje okoli vseh dvojnikov, ki jih niste izbrisali.
Če imate oblikovanih več razdelkov preglednice, lahko izberete določeno območje in kliknete »Počisti pravila iz izbranih celic«, da odstranite njihovo označevanje
Korak 12. Shranite spremembe dokumenta
Če ste zadovoljni s svojimi popravki, ste v Excelu uspešno našli in izbrisali dvojnike!
Metoda 2 od 2: Uporaba Excelove funkcije Odstrani podvojene datoteke
Korak 1. Odprite izvirno datoteko
Najprej morate izbrati vse podatke, ki jih želite pregledati glede dvojnikov.
Korak 2. Kliknite celico v zgornjem levem kotu skupine podatkov
S tem se začne postopek izbire.
Korak 3. Pridržite tipko ⇧ Shift in kliknite zadnjo celico
Zadnja celica je v spodnjem desnem kotu vaše podatkovne skupine. S tem boste izbrali vse svoje podatke.
To lahko storite v poljubnem vrstnem redu (npr. Najprej kliknite spodnji desni okvir, nato pa označite od tam)
Korak 4. Kliknite zavihek "Podatki" v zgornjem delu zaslona
Korak 5. Poiščite razdelek "Podatkovna orodja" v orodni vrstici
Ta razdelek vključuje orodja za upravljanje izbranih podatkov, vključno s funkcijo »Odstrani podvojene podatke«.
Korak 6. Kliknite »Odstrani podvojene datoteke
" To bo odprlo okno za prilagajanje.
Korak 7. Kliknite »Izberi vse
" S tem boste preverili, ali so izbrani vsi vaši stolpci.
Korak 8. Označite vse stolpce, na katerih želite uporabiti to orodje
Privzeta nastavitev ima preverjene vse stolpce.
Korak 9. Kliknite možnost "Moji podatki imajo glave", če obstaja
To bo program pozvalo, da prvi vnos v vsakem stolpcu označi kot glavo, pri čemer jih ne bo izbrisalo.
Korak 10. Kliknite »V redu«, da odstranite dvojnike
Ko ste zadovoljni z možnostmi, kliknite »V redu«. To bo samodejno odstranilo vse podvojene vrednosti iz vašega izbora.
Če vam program pove, da ni nobenih dvojnikov-še posebej, če veste, da obstajajo-poskusite postaviti kljukico poleg posameznih stolpcev v oknu »Odstrani podvojene«. Skeniranje vsakega stolpca naenkrat bo odpravilo vse napake
Korak 11. Shranite spremembe dokumenta
Če ste zadovoljni s svojimi popravki, ste uspešno izbrisali dvojnike v Excelu!
Nasveti
- Podvojene vrednosti lahko prepoznate tudi z namestitvijo pripomočka za dodatek drugega proizvajalca. Nekateri od teh pripomočkov izboljšujejo Excelovo funkcijo pogojnega oblikovanja, ki vam omogoča uporabo več barv za prepoznavanje podvojenih vrednosti.
- Brisanje vaših dvojnikov je priročno pri pregledu seznamov udeležencev, imenikov naslovov ali podobnih dokumentov.
