Arhiviranje je shranjevanje ali shranjevanje informacij. Organizacije vsak dan pretvarjajo papirnate dokumente v digitalne, da podaljšajo življenjsko dobo dokumentov. To skupaj z ogromno količino podatkov, ki jih danes ustvarjajo računalniki, pomeni, da bo arhiviranje dokumentov le še bolj pomembno. Če veste, kako arhivirati dokumente, lahko sprostite prostor, da bo računalnik učinkoviteje obravnaval trenutne dokumente.
Koraki
Korak 1. Arhivirajte dokumente v datoteki zip
Zip datoteke so še posebej v pomoč pri pomembnih, a redko potrebnih datotekah, kar zmanjšuje prostor, ki ga dokumenti zavzamejo na vašem trdem disku.
- Preprosto označite datoteke, ki jih želite pretvoriti v format zip.
- Z desno miškino tipko kliknite z miško in izberite "Pošlji na".
- Datoteke želite poslati v »Stisnjeno (zadrgano) mapo«.
- Preverite, ali so datoteke res tam, tako da dvokliknete mapo zip. Če so, lahko nato izbrišete izvirne datoteke.
Korak 2. Migrirajte svoje dokumente na ločen medij za shranjevanje
Priljubljene izbire za digitalno arhiviranje so zunanji tračni pogoni, zunanji trdi diski ali pogoni s palcem.
Korak 3. Varnostno kopirajte dokumente na CD ali DVD, če imate snemalnik CD ali DVD
Varnostno kopiranje je še en način arhiviranja, čeprav to metodo verjetno poznate pod drugim imenom - zapisovanje diska. Windows na primer uporablja datotečni sistem v živo in obliko Mastered (bolje za združljivost v drugih napravah) za kopiranje datotek na CD -je ali DVD -je.
- Vstavite zapisljiv CD ali DVD v snemalnik CD ali DVD v računalniku za datotečni sistem v živo.
- Ko se prikaže pogovorno okno, kliknite "Zapiši datoteke na podatkovni disk."
- Poimenujte disk in kliknite "Naprej".
- Počakajte, da se disk prikaže prazna. To pomeni, da je disk formatiran in pripravljen za kopiranje datotek.
- Odprite mapo z dokumenti, ki jih želite arhivirati, in datoteke povlecite v prazno mapo diska.
- Za format Mastered v računalniški CD ali DVD snemalnik vstavite zapisljiv CD ali DVD.
- Ko se prikaže pogovorno okno, kliknite "Zapiši datoteke na podatkovni disk."
- Poimenujte disk in kliknite »Pokaži možnosti oblikovanja«.
- Izberite "Obvladano" in kliknite "Naprej".
- Počakajte, da se disk prikaže prazna. To pomeni, da je disk formatiran in pripravljen za kopiranje datotek.
- Odprite mapo z dokumenti, ki jih želite arhivirati, in te datoteke povlecite v prazno mapo diska.
Korak 4. Pošljite dokumente v shrambo zunaj mesta
- Poleg tega, da delujejo kot lokacija za shranjene datoteke, zaščitene lokacije za shranjevanje zunaj mesta ščitijo podatke pred nesrečami, kot sta požar in okvare trdega diska.
- Ker je toliko podjetij, ki ponujajo to storitev, se morate obrniti neposredno na podjetje za podrobnosti o tem, kako delujejo in kakšna jamstva so vključena v arhiviranje dokumentov zunaj mesta.
Korak 5. Uporabite programsko opremo za digitalno arhiviranje
- Eden najbolj znanih načinov ohranjanja videza in videza dokumenta je ustvarjanje datoteke PDF. Ta programska oprema, znana kot Adobe Acrobat, ki jo ponuja Adobe, olajša pretvorbo dokumentov v format PDF iz različnih programov. Obstaja tudi več brezplačnih programov, ki bodo ustvarili te datoteke.
- Dejstvo, da so specifikacije javne, pomeni, da bodo prihodnje različice programske opreme Adobe lahko brale starejše različice dokumentov.
- Poleg tega so bralniki PDF na voljo za brezplačen prenos s spletnega mesta Adobe.
Korak 6. Ostanite na tekočem s tehnologijo arhiviranja dokumentov
S hitrim razvojem tehnologije je lahko danes aktualno jutri zastarelo. To je lahko težava pri selitvi arhiviranih datotek v nov sistem.
Nasveti
- Arhivirane datoteke katalogizirajte, tako da boste lahko vi ali drugi ljudje sčasoma našli potrebne datoteke. To je lahko tako preprosto, kot poimenovanje datotek ali map z imenom vsebine in datumi, ki jih datoteke zajemajo. Če na primer arhivirate poslovne zapise, lahko eno mapo poimenujete "Poslovne datoteke 1. četrtletje 1997." V večjih sistemih arhivi najverjetneje uporabljajo metapodatke za katalogizacijo.
- Drug razlog za arhiviranje datotek je, da včasih obstajajo zakonske zahteve, ki zahtevajo shranjevanje podatkov.
Opozorila
- Multimedijski podatki so pogosto povezani s posebno strojno ali programsko opremo in morda niso dostopni zunaj lastniških sistemov.
- Ena nevarnost je nevarnost poškodbe datotek. Za varnostno kopiranje podatkov uporabite dobro preizkušen sistem.
- Če sistem za arhiviranje dokumentov ni vzpostavljen, lahko pride do nenamerne izgube datotek, še posebej, če so po pomoti izbrisane.
