Če vam v e -poštnem sporočilu IBM Notes zmanjka prostora, vendar niste pripravljeni izbrisati e -poštnih sporočil, jih arhivirajte. Arhiviranje e -poštnih sporočil pomeni kopiranje sporočil na drugo mesto v računalniku. Naučite se arhivirati IBM Notes, da sprostite prostor v svojem računu, hkrati pa shranite izvirna e -poštna sporočila. Prav tako pomaga vašemu računalniku in programski opremi pri najboljši zmogljivosti.
Koraki
Korak 1. Omejite velikost svoje poštne datoteke
Naj bo velikost vaše poštne datoteke manjša od 500 MB. (Nekatere organizacije lahko zahtevajo strožje omejitve, na primer 200 MB.)
- Velikost podatkov preverite tako, da odprete Datoteka, Baza podatkov, Lastnosti. V Lotusu 8 pojdite na Datoteka, Aplikacije, Lastnosti.
- Kliknite zavihek "i". Številka za "Disk Space" je količina podatkov, ki jih trenutno imate v IBM Notes.
Korak 2. Spoznajte vnaprej določene nastavitve vaše organizacije
Če uporabljate IBM Notes za šolo ali delo, so morda že nastavljene nastavitve arhiva. To pomaga organizacijam nadzirati količino e -poštnih sporočil na uporabnika, pa tudi splošno zmogljivost računalnikov v organizaciji. Če so nastavitve arhiva že vzpostavljene, se pogovorite s svojim osebjem tehničnih sistemov, da preverite, ali jih je mogoče spremeniti.
Korak 3. Določite želene nastavitve arhiva
Lahko arhivirate vsa e -poštna sporočila IBM Notes ali izberete določena. Prav tako se boste morali odločiti, kako pogosto želite arhivirati IBM Notes.
- Odprite ustrezno aplikacijo (Mail).
- Pojdite na Dejanja, Arhiv, Nastavitve.
- Pojdite na zavihek Merila in se prepričajte, da je izbrana možnost "Privzeto za zadnjo spremembo".
- Kliknite »V redu«, da shranite spremembe.
- Prepričajte se, da so merila omogočena.
Korak 4. Načrtujte samodejne arhive
Načrtovanje samodejnih arhivov zagotavlja, da arhivirate redno in dosledno. Prihrani vam tudi čas.
- Odprite ustrezno aplikacijo (Mail).
- Pojdite na Dejanja, Arhiv, Nastavitve.
- Pojdite na zavihek Urnik. Prepričajte se, da je izbrana možnost "Načrtovanje arhiviranja".
- Izberite primeren čas in dan, ko želite, da računalnik arhivira vaše datoteke.
Korak 5. Ročno arhivirajte IBM Notes
Tudi če načrtujete samodejno arhiviranje, lahko kadar koli arhivirate ročno.
- Odprite ustrezno aplikacijo (Mail).
- Odprite pošto ali mapo, ki jo želite arhivirati.
- Pojdite na Dejanja, Arhiviraj, Arhiviraj zdaj.
- Kliknite Da, da arhivirate v skladu z vnaprej določenimi nastavitvami.
Korak 6. Arhivirajte z uporabo metode povleci in spusti
To je preprosto še en način ročnega arhiviranja IBM Notes.
- Odprite ustrezno aplikacijo (Pošta).
- Odprite pošto ali mapo, ki jo želite arhivirati.
- Izberite ustrezno sporočilo.
- Povlecite sporočila v zahtevani arhiv v podoknu za krmarjenje.
Korak 7. Oglejte si arhivirana sporočila
Čeprav ste e -poštno sporočilo arhivirali, boste morda morali občasno dostopati do njega. Vaša arhivska datoteka bo posnemala mape, ki ste jih nastavili v računu IBM Notes. Vse bo ostalo organizirano tako, kot ste si zamislili.
- Odprite ustrezno aplikacijo (Pošta).
- V podoknu za krmarjenje kliknite Arhiviraj.
- Izberite ustrezen arhiv (tj. Privzeto za zadnjo spremembo).
Nasveti
- Varnostno kopirajte pomembna e -poštna sporočila. Če imate pomembna e -poštna sporočila v programu IBM Notes, jih ne pozabite kopirati na drugo mesto, na primer na CD ali DVD. Tako dobite dodatno kopijo, če se kaj zgodi s strežnikom ali kopijo, shranjeno v vašem osebnem računalniku.
- Izbrišite stara in nepotrebna sporočila, še posebej, če vsebujejo priloge. To bo tudi pomagalo zmanjšati velikost vaših podatkov in izboljšati zmogljivost računalnika.
