Ko gre za pošiljanje e -poštnega sporočila službi za stranke, se nekateri morda počutijo obtičali. Kako oblikujete ta pisma v obliki e -pošte, saj so bila včasih narejena na papirju? Kakšne konvencije ali protokoli veljajo za zahtevo po storitvi za stranke? Čeprav se to razlikuje glede na industrijo, regijo in kulturo, obstaja nekaj skupnih smernic za zagotovitev, da so vaša e -poštna sporočila za pomoč strankam učinkovita.
Koraki
Vzorec e -pošte
Vzorec pisma hvaležnosti strank
Podprite wikiHow in odklenite vse vzorce.
1. del od 3: Pregled spletnega mesta
Korak 1. Poiščite odgovor
Preden se usedete in napišete e -poštno sporočilo oddelku za pomoč strankam katerega koli podjetja, se prepričajte, da odgovora na vaše vprašanje še ni na njihovem spletnem mestu. Mnoga podjetja imajo odgovore na pogosta vprašanja na različnih straneh svojega spletnega mesta, običajno s pogostimi vprašanji in na straneh za podporo.
Običajno lahko najdete dostop do teh razdelkov na spletnem mestu podjetja tako, da se pomaknete vse do dna katere koli strani in kliknete povezavo, na kateri piše »Pišite nam« ali »Pomoč« ali »Služba za stranke«
Korak 2. Poiščite stran za podporo strankam
Če na dnu njihovega spletnega mesta ne vidite povezave do storitev za stranke, boste morda lahko uporabili iskalno polje. V zgornjem desnem kotu domače strani podjetja je pogosto polje, ki ga lahko vnesete, ali ikona povečevalnega stekla. Vnesite iskalne izraze, kot sta »storitev za stranke« ali »stik«, in pritisnite enter.
-
Pogosto je stran »Pišite nam«, kjer bodo podjetja zagotovila e -poštno polje za stranke, ki bodo podale svoje pripombe ali pritožbe.
Preverite to stran in se prepričajte, da vam bo kopija poslana po e -pošti; če ne, na spletnem mestu poiščite e -poštni naslov, ki bi ga uporabili v vašem osebnem e -poštnem računu, da boste lahko vodili evidenco svoje korespondence
Korak 3. Uporabite iskalno vrstico
V iskalni vrstici, ki ste jo uporabili za iskanje e -poštnega naslova službe za stranke, poiščite element, o katerem imate vprašanje. Če na ta način iščete svojo težavo ali vprašanje, lahko odkrijete odgovor, ne da bi morali sploh poslati e -pošto.
- To je bistveno za pojav inteligentnosti in pridobivanje spoštovanja, ko pošljete e -pošto. Če pišete o nečem, kar je že objavljeno na spletnem mestu, vas bo ekipa za pomoč strankam morda videla kot zahtevno in lenobno stranko, zato ni donosna.
- Preverite tudi pogosta vprašanja. Večkrat je bil odgovor na vaše vprašanje že postavljen in objavljen v obliki pogosto zastavljenega vprašanja. Zato imajo številna spletna mesta takšno stran: čim manj e -poštnih sporočil o storitvah za stranke.
Korak 4. Preglejte politiko podjetja
Če v iskalni vrstici ali pod pogostimi vprašanji ne najdete odgovora na svoje vprašanje, ga boste morda našli na strani »O nas« ali na straneh s pravilniki o vračanju. Ponovno se pomaknite do samega dna spletnega mesta in poiščite razpoložljive povezave. Poiščite katero koli povezavo, ki bi lahko vsebovala odgovor na vaše vprašanje: O nas, Indeks, Kreditna kartica, Razpoložljivost izdelkov, Politika vračila, Politika zasebnosti, Pogoji uporabe itd.
Tudi če pod eno od teh povezav ne najdete odgovora, je koristno, da jih prelistate, saj lahko z dodatnim znanjem o podjetju od njih v svojem e -poštnem sporočilu dobite tisto, kar potrebujete
2. del 3: Pisanje e -pošte
Korak 1. Odločite se, ali gre za e -poštno sporočilo za pritožbo ali zahvalo
Ni nujno, da so vse e -poštne komunikacije s podporo strankam pritožbe ali vprašanja. Morda se jim preprosto zahvalite za dobro storitev za stranke. Takšna pozitivna e -poštna sporočila večina podjetij pozdravlja enako kot e -poštna sporočila z vprašanji.
Resnica je, da je včasih prijava pritožbe po telefonskem klicu hitrejša in bolj neposredna kot po e -pošti. E -poštno sporočilo je odlično za pošiljanje hvaležnosti ali postavljanje vprašanja, na katerega ni potreben takojšen odgovor, če pa želite težavo rešiti takoj, je najboljši način, da pokličete
Korak 2. Napišite jasno temo
Naredite svojo temo smiselno in bistveno. Želite, da predstavnik službe za stranke, ki pogleda v mapo »Prejeto«, najprej opazi vašega, da boste dobili hitrejši odziv. Naj bo tema kratka, vsebuje povzetek vašega e -poštnega sporočila in prosi, naj se odpre.
Na primer: "Pes je žvečil mojo doživljenjsko garancijo, zamenjava je potrebna"
Korak 3. Odprite s pozdravom
Ko zapišete trdno temo, je naslednji korak, da pozdravite predstavnika službe za stranke. Ne spuščajte se samo v svojo težavo. Ne bi preskočili pozdrava ob telefonskem klicu ali osebno, kajne? Lahko je tako preprosto kot "Spoštovana ekipa za pomoč strankam".
- Poskusite najti ime, ki bi ga vnesli v pozdrav. Nekatera manjša podjetja lahko navedejo imena svojih predstavnikov službe za pomoč strankam, zaradi česar se vam zdi, da ste bolj prijazni in zaželeni za delo.
- Ta pozdrav lahko zaključite z vejico ali dvopičjem. Spoštovana služba za stranke, ALI Spoštovana služba za stranke:
Korak 4. Ohranite standardne prakse pisanja
Ohranite spoštovanje predstavnika z uporabo standardnega tipa. Ne uporabljajte vseh velikih črk, kombinacije velikih in malih črk ali pisav pisav. Samo vnesite s standardnimi ločili, črkovanjem in velikimi tiskanimi črkami. To bo pomagalo, da vašo e -pošto jemljete resno.
Korak 5. Ohranite vljuden ton
Ohranite vljuden ton, tudi če se prijavljate ali izražate svoje razočaranje. Kot stranka boste bolj cenjeni, v zameno pa boste verjetno bolj vljudno obravnavani.
Korak 6. Identificirajte se
Po pozdravu predstavniku se predstavite. Ponudite svoje ime in pojasnite, kakšen tip stranke ste, prvič ali ponavljajoči se. V obeh primerih bo predstavnik želel ohraniti vaše podjetje. Če je to ustrezno, navedite svojo geografsko lokacijo (na primer za izdelek ali storitev na prostem).
Korak 7. Bodite natančni
V e -pošti uporabite določen jezik. Izogibajte se uporabi splošnih izrazov, kot je »moj izdelek;« namesto tega podrobno opišite, kaj je izdelek ali storitev in zakaj je za ta izdelek vredno poslati e -pošto. Opišite vse pomembne dogodke, povezane z njim, tako da predstavnik natančno ve, v čem je težava. Ponudba teh podatkov v začetnem e -poštnem sporočilu preprečuje dolg e -poštni pogovor.
- Uporabite URL izdelka, če je na voljo, tako da ima predstavnik takojšnjo referenco za vaš opis.
- V e -poštno sporočilo vključite tudi ID svojega naročila, saj vas bo večina predstavnikov tako ali tako prosila. Ta ID številka spremlja in vzdržuje vaše naročilo v njihovem sistemu.
Korak 8. Postavite jasna vprašanja
Pojdite naravnost do točke v svojem e -poštnem sporočilu. Ne udarjajte po grmu. Ko pozdravite predstavnika in se predstavite, začnite nov odstavek, ki predstavniku natančno pove, kaj se dogaja, z uporabo jezika, omenjenega v prejšnjem koraku.
Neposredno prosite za kakršne koli popuste. Morda boste sramežljivi, če jih prosite, vendar to pustite ob strani v svojem e -poštnem sporočilu. Če želite nekaj v zameno za izdelek z napako, to povejte
Korak 9. Napišite kratke odstavke
Poskrbite, da bodo vaši odstavki kratki. Ohranjanje enega, dveh ali največ treh stavkov je lažje za oči. Omogoča tudi, da predstavnik hitro pregleda e -poštno sporočilo, kako mu dati prednost, in če je vaše e -poštno sporočilo blok besedila, ga bodo verjetno spustili na dno seznama samo zato, ker nimajo časa ugotoviti, kaj praviš.
Korak 10. Zaprite s preprostim podpisom
E -poštno sporočilo zaključite s končnim stavkom, da povzamete svojo zahtevo ali kompliment, čemur sledi pozdrav. Odjava kot "S spoštovanjem" deluje v redu, lahko pa pustite pozdrav in vstavite svoj e -poštni podpis. Svojo nujnost lahko označite tudi tako, da se odjavite z »nestrpno pričakujemo vaš odgovor« ali kaj podobnega.
E -poštni podpis je kratek blok besedila, ki vključuje vaše ime, poklic in kontaktne podatke. E -poštni podpis lahko oblikujete v nastavitvah ponudnika e -pošte in nastavite, da se samodejno prikaže v novih sporočilih
Korak 11. Izpustite priloge
Poskusite ne priložiti nobenega dokumenta k e -poštnemu sporočilu, ki ga nekomu pošiljate prvič. Mnoga spletna mesta imajo filtre za neželeno pošto, ki ciljajo na e -poštna sporočila s prilogami, zaradi česar je verjetno, da se bo vaše e -poštno sporočilo premaknilo v smetnjak, še preden ga boste prebrali.
- Seveda morate priložiti prilogo, če pošiljate e -poštno prijavo za delo in ste pozvani, da svoj življenjepis priložite kot Wordov dokument.
- Ne vključujte tudi uporabniških imen, gesel ali podatkov o kreditni kartici/plačilu.
Korak 12. Pred pošiljanjem lektorirajte
Ko je vaše e -poštno sporočilo končano, se ne razburjajte in še pritisnite gumb za oddajo. To e -poštno sporočilo morate lektorirati in paziti, da noben nepreviden tipkarski vnos ne posega v odličnost vaših besed. Tudi če ste e -poštno sporočilo vnesli s pametnim telefonom, samodejna oznaka »poslano z mojega iPhone« ne opravičuje slovničnih in ločilnih napak, zaradi katerih niste videti manj kot profesionalni.
Korak 13. Nadaljnje ukrepanje
Če po nekaj dneh niste slišali odgovora na svoje e -poštno sporočilo, je verjetno, da je bilo e -poštno sporočilo ujeto v filter neželene pošte ali premaknjeno na dno sklada. Pošljite e -poštno sporočilo z obvestilom o prejšnjem e -poštnem sporočilu in vprašajte, ali je bil vaš prvi prejet.
3. del 3: Ostanite vljudni
Korak 1. Ohranite pravilno slovnico in črkovanje
Morda se tega ne zavedate, vendar del vzdrževanja vljudnega tona vključuje uporabo dobre slovnice in črkovanja. Skrb za komunikacijo jasno kaže, da spoštujete drugo stran, pa tudi, da ste na splošno vljudna oseba.
2. korak Prikažite svojo izobrazbo in znanje
Ne bodite pretenciozni, vendar dovolite, da vaše izobraževanje zasije z dobrim besediščem. Če ste pobrskali po spletnem mestu podjetja in izvedeli nekaj o njihovih politikah, omenite, da ste jih prebrali in še vedno ne najdete odgovora na svojo težavo.
Korak 3. Izogibajte se šali
Duhovite pripombe in šale imajo svoje mesto in to mesto ni v e -poštnem sporočilu, ki ga želite jemati resno, vsaj ne v prvi korespondenci. Takšen jezik si lahko razlagamo kot neprimeren, čemur se želite izogniti, ko se ukvarjate s katerim koli poslom.
Ko z nizom e -poštnih sporočil vzpostavite odnos s predstavnikom, bodo šale lažje sprejete in razumljene
Korak 4. Izrazite se brez agresije
Čeprav ste morda jezni zaradi ravnanja z izdelkom ali storitvijo, vam to ne bo prineslo želenih rezultatov. Sporočilo o vaši težavi s spoštovanjem in vljudnostjo bo veliko dlje od zlobnega ali agresivnega e -poštnega sporočila.
Ne pozabite, da čustev ne morete pravilno izraziti z besedilom. Če ste zaradi svojega vprašanja dovolj razburjeni, da bi si želeli takojšnje pozornosti, bi bil lahko telefonski klic učinkovitejši
Korak 5. Omenite svojo zvestobo in hvaležnost
Nazadnje, če omenite, kako ste zvesti podjetju in kako hvaležni ste bili za njihovo storitev v preteklosti, predstavniki lažje cenijo vašo e -pošto in se hitreje odzovejo.
