Če vaše delo zahteva, da s strankami vzpostavite stik po telefonu, obstaja velika verjetnost, da boste pustili veliko glasovne pošte. Toda kaj natančno morate povedati po pisku? Lahko se poskuša spomniti vseh pomembnih informacij, ki jih potrebujete, da se spomnite vseh pomembnih podatkov, zato pomembne podrobnosti ostanejo izpuščene. Zapustite razpršena, improvizirana sporočila, tako da pripravite sistem za zapiranje glasovne pošte. Če si v glavi ogledate hitri kontrolni seznam, lahko zagotovite, da ste prejemniku posredovali vse informacije, ki jih potrebujete za posredovanje, in povečate možnosti za ponovni klic.
Koraki
1. del od 3: Prepoznavanje sebe
Korak 1. Uporabite pravi ton glasu
Takoj, ko začnete snemati sporočilo, govorite s čistim, slišnim glasom. Ne mrmljajte in ne govorite prehitro. Potrudite se, da boste zveneli zainteresirano in energično, da pritegnete pozornost poslušalca. Čeprav vas prejemnik ne vidi, bo vaš splošni ton prišel po telefonu, zato prenesite pravega.
- Izgovorite vse, kar govorite. Slab sprejem lahko izkrivi vaš glas in povzroči prekinitev. Tudi navaden govorni glas se lahko zmeša po telefonu.
- Kakovost vašega glasu mora ustrezno odražati način klica. Na primer, v redu je, ko z odhodom v glasovno pošto zveniš navdušeno, da svojemu nečaku čestitaš za maturo. Če izražate sožalje žalujočemu prijatelju, naj bo vaš ton svečan in spoštljiv.
Korak 2. Navedite svoje ime
Najprej dajte prejemniku svoje ime. Tako bo oseba, ki jo kličete, takoj ugotovila, kdo ste. Preprosto "to je (tvoje ime)" bo v večini primerov dovolj ali bolj uvodno "moje ime je (polno ime)", če vas oseba, ki jo kličete, še ni srečala. Prijatelji in sorodniki vas bodo prepoznali brez dodatne identifikacije. Če gre za poklicni klic, bodo imeli ime, ki bo povezano z glasom in sporočilom, kar bo pomagalo odpreti bolj osebno komunikacijo.
- Ta korak se zdi kot danost, vendar ga klicatelji pogosto pozabijo, ko so na mestu.
- Če imate naslov zaposlitve ali svoj opis, ki bi se lahko prejemniku izkazal za koristen pri nadaljnjem klicu, ga navedite za svojim imenom, tj. "Moje ime je dr. Holdsworth, višji radiolog v zdravstvenem centru Sacred Heart", ali "to je Gloria Carpenter, jaz sem Chloeina mama iz šole."
Korak 3. Pustite svojo telefonsko številko
Navedite svojo telefonsko številko takoj za svojim imenom. Večina klicateljev počaka do konca glasovne pošte, da posreduje svoje kontaktne podatke, če pa jih prejemnik ne ujame prvič, bo prisiljen znova poslušati celotno sporočilo. Ne pozabite govoriti počasi in se izreči, ko pustite svojo telefonsko številko, da bo razumljiva.
- Preprost način, da na začetku sporočila ponudite svojo telefonsko številko, je, da izgovorite nekaj takega: »to je (tvoje ime), moja številka je (tvoja telefonska številka)« ali »moje ime je (ime) iz (številka)."
- Kljub razširjenosti funkcij ID klicatelja je vedno priporočljivo, da pustite svojo telefonsko številko, če oseba, ki jo kličete, nima shranjene vaše številke, ali pa zahtevate, da klic vrne na drugo lokacijo.
Korak 4. Vzpostavite povezavo
Ko poslušajo poslovno glasovno pošto ali sporočila neznanih pošiljateljev, bodo ljudje postali sumljivi ali nezainteresirani, če ne vedo, kdo ste in zakaj kličete. Olajšajte jih tako, da navedete skupnega prijatelja ali referenco, ki vam je posredovala njihovo številko. Tudi zaradi tega je klic bolj oseben. Glasovna pošta se vam bo zdela manj invazivna in verjetneje boste prejeli odgovor.
- Poskusite narediti kratek uvod, ki bo poslušalca razkril, na primer "Dobil sem tvojo številko od Pat, ki pravi, da te zanima prodaja plovila."
- Tudi če ne kličete poslovno, lahko vzpostavitev povezave pripomore k temu, da bo prejemnik bolj prijeten. "To je Bob, tvoj sosed z druge strani ceste" je bolj oseben kot "To je Robert Henderson."
Ocena
0 / 0
1. del kviz
Če pustite sporočilo prijatelju ali sorodniku, kako se morate predstaviti?
Samo s svojim imenom.
Točno tako! Če kličete nekoga, ki vas dobro pozna, vas bo lahko identificiral samo po imenu. Če pustite svoje polno ime družinskemu članu ali prijatelju, se bo slišalo trdo in nerodno. Preberite še eno vprašanje kviza.
Samo s svojim priimkom.
Poskusi ponovno! Razen če ne greste s svojim priimkom s prijatelji, se čudno tako predstaviti v glasovnem sporočilu. Mnogi vaši družinski člani imajo verjetno enak priimek, zato jim to ne bo pomagalo pri prepoznavi. Ugani še enkrat!
S svojim polnim imenom.
Ne čisto! Če pustite glasovno pošto za nekoga, ki ga še niste srečali, pustite svoje polno ime. Toda družinski član ali prijatelj ne potrebuje vašega polnega imena, da bi vas identificiral. Ugani še enkrat!
Pravzaprav vam ni treba dati svojega imena nekomu, ki vas dobro pozna.
Ni nujno! Ne pozabite, da govor po telefonu izkrivlja vaš glas. Zato tudi ljudje, ki vas dobro poznajo, morda ne bodo prepoznali vašega glasu po telefonu. Izberite drug odgovor!
Želite več kvizov?
Nadaljujte s testiranjem!
2. del 3: Navedba vašega podjetja
Korak 1. Vnaprej razmislite, kaj boste povedali
Preden zapustite glasovno pošto, imejte jasno predstavo o tem, kaj boste povedali. To ne bi smelo biti velika težava, če kličete z določenim namenom, toda če slišite pisk na drugi strani in veste, da se snemajo, lahko mnogi kličoči potegnejo prazno. Podatke razdelite na prve točke in udarite vsako, preden odložite.
- Za glasovna sporočila, ki so še posebej pereča ali pomembna, razmislite o tem, da vnaprej napišete grob scenarij.
- Če se ujamete pri presledkih, se osredotočite na to, da v nekaj besedah izveste svoje ime, številko povratnega klica in razlog za klic.
- Slika, ki jo pošiljate v glasovno pošto, da spremlja romantično zanimanje glede sinočnjega zmenka. Če miselno opišete svoje sporočilo, preden ga posnamete, lahko pomeni razliko med tem, da se prikažete kot hladni, mirni in zbrani, in mucajočo, živčno razbitino.
Korak 2. Naj bo vaše sporočilo kratko
Omejite sporočilo glasovne pošte na 20-30 sekund. Redko se bo zgodilo, da bo glasovna pošta daljša. Prejemnika ne želite dolgočasiti s predolgim, vijugavim uvodom ali zgodbo. Ostanite skromni in bistveni. Kratko sporočilo lahko dejansko povzroči radovednost in prepriča osebo, da pokliče nazaj, če drugače ne bi bilo.
- Na drugi strani, če pustite prekratko glasovno pošto, se bo vaš prejemnik morda zdel nepomemben in jo izbrisal, ne da bi jo sploh poslušal. To je še posebej verjetno, če kličete z neznane številke.
- Bistvo zapuščanja glasovne pošte je prisiliti nekoga, da vas pokliče nazaj, ne pa raztovarjati vseh podatkov, ki jih boste z njimi delili med klicem.
Korak 3. Odprite najpomembnejše podatke
Odločite se in natančno navedite razlog za klic. Če se le dotikate baze, to povejte; če imate prodajno ponudbo ali spremljate transakcijo ali potrdite sestanek, obvestite prejemnika. Poslušalec bo hitro izgubil zanimanje in lahko sporočilo izbriše, če ga vnaprej ne obvestite o svojem namenu.
- Imate le kratek čas, da izrazite svoje stališče. Če tepeš okoli grma, se lahko poslušalec odpove sporočilu, preden pride do pomembnih informacij.
- Bolje je, da težko poročate, kot je »oče je v bolnišnici«, in da preostanek sporočila uporabite za tolažbo in razlago, kot pa plesati okoli teme in poslušalca skrbeti.
Korak 4. Bodite osebni in organski
Uprite se želji, da bi zdrsnili v hripav, splošen zvok "telefonskega glasu". Bodite vljudni, bodite sami in govorite naravno. Ljudje lahko vedo, kdaj jim nekdo poskuša nekaj prodati ali se odreči, in veliko bolj verjetno vam bodo dali čas, če se jim zdi, da se jim približate enakopravno.
Slišati, kot da berete iz scenarija, bo vaš poslušalec vtisnil, da je to le še en klic, ki ga morate opraviti
Ocena
0 / 0
2. del kviz
Koliko podatkov morate dati med glasovno pošto?
Čim manj, na primer vaše ime in številka.
Ne! Ne poskušajte biti skrivnostni glede glasovne pošte, še posebej, če kličete z neznane številke. Če ste preveč skrivnostni, lahko oseba, ki jo kličete, preprosto izbriše vašo glasovno pošto kot nepomembno. Izberite drug odgovor!
Ravno toliko, da razložite, zakaj bi vas morali poklicati nazaj.
Pravilno! Bodite jedrnati, vendar dajte osebi, ki jo kličete, dovolj informacij, da ve, zakaj ste poklicali. Bolj verjetno vas bodo poklicali, če niste preveč zadržani ali preveč zgovorni. Preberite še eno vprašanje kviza.
Vse podatke, ki bi jih dali, če bi dvignili telefon.
Ne ravno! Glasovna sporočila ne nadomeščajo popolnih pogovorov. Če govorite več kot 20 ali 30 sekund, se bo oseba, ki ste jo poklicali, verjetno dolgočasna ali jezna in vas verjetno ne bo klicala nazaj. Izberite drug odgovor!
Želite več kvizov?
Nadaljujte s testiranjem!
3. del 3: Odjava
Korak 1. Postavite posebno vprašanje ali zahtevo
Ko zaključite svoje sporočilo, natančno povejte, zakaj želite, da vas prejemnik pokliče nazaj. Postavite jim natančno vprašanje ali zahtevajte, da jih motivira, da dvignejo telefon. Če se po poslušanju glasovne pošte počutijo zmedene ali negotove glede vaših namenov, to ni opravilo svojega dela.
- Poskusite z besednimi zvezami, kot so »povej mi, kako ti je bil všeč tisti recept, ki sem ti ga poslal« ali »zanima me, da slišim tvoje ideje o tem predlogu«.
- Ljudje so bolj motivirani, da stopijo v stik, ko jih izberete z zahtevo, kot če preprosto rečete "pokliči me nazaj".
Korak 2. Znova vnesite svoje ime in kontaktne podatke
Zaprite svoje sporočilo tako, da poslušalcu še enkrat daste svoje ime in telefonsko številko. Ponovite svojo telefonsko številko dvakrat, da ne boste imeli možnosti, da bi napačno vnesli številko ali pa je ne bi zapisali. Vsekakor vključite tudi vse podrobnosti, ki bi lahko bile v pomoč, ko prejemnik vrne vaš klic, na primer, kdaj boste na voljo in kdaj ne boste na voljo ter najboljši čas v dnevu za klic.
- Če na koncu klica več kot dvakrat napišete svojo telefonsko številko, je pretirano in bi jo lahko celo razlagali kot nesramno.
- Morda boste želeli zapisati tudi svoj priimek, če vas klicatelj še nikoli ni srečal.
- Za ta korak vam ne bo treba skrbeti, če je vaše sporočilo nenavadno za prijatelja ali sorodnika.
Korak 3. Izogibajte se dolgoživim koncem
Ko je čas za prekinitev, se sporočila ne zapletajte in ne podaljšajte po nepotrebnem. Razen če gre za osebni klic ljubljene osebe, ni treba nekomu zaželeti čudovitega dne. Pozornost prejemnika bo izginila, dokler bo glasovna pošta trajala dlje, zato na koncu ne izgubite osredotočenosti. Zahvalite se za čas in naslednjo fazo komunikacije prepustite njim.
- Prijazni zaključki, kot je »Veselim se vašega odgovora«, so toplejši in zato učinkovitejši od splošnih, komercialnih, kot je »lep dan«.
- Ne povzemajte in ne povzemajte svojega sporočila na koncu. Če mora prejemnik znova slišati določeno podrobnost, jo lahko pozneje predvaja.
Ocena
0 / 0
3. del kviz
Kolikokrat morate na koncu sporočila glasovne pošte povedati svojo telefonsko številko?
Nobenega, ob predpostavki, da ste to povedali na začetku sporočila.
Ne čisto! Da, na začetku glasovne pošte morate navesti svojo številko. Toda tudi takrat obstaja možnost, da je oseba to prvič zamudila, zato je dobro, da to ponovite na koncu sporočila. Kliknite na drug odgovor in poiščite pravega…
Enkrat
Zapri! Vsekakor je bolje, da na koncu sporočila izgovorite svojo številko, kot da je sploh ne izgovorite. V idealnem primeru bi morali to ponoviti večkrat, da se prepričate, da jo oseba dobi. Izberite drug odgovor!
Dvakrat
Ja! Na samem koncu sporočila dvakrat ponovite svojo številko. To je idealna številka za zagotovitev, da jo oseba pravilno sliši, ne da bi se zdela tako nagnjena ali nesramna. Preberite še eno vprašanje kviza.
Trikrat
Skoraj! Na koncu glasovne pošte vam ni treba trikrat navesti svoje številke. Oseba, ki jo kličete, bo prejela vašo številko z manj ponovitvami. In še huje, ponavljanje trikrat ali več se lahko zdi nesramno. Poskusite z drugim odgovorom…
Želite več kvizov?
Nadaljujte s testiranjem!
Video - z uporabo te storitve se lahko nekateri podatki delijo z YouTubom
Nasveti
- Pomislite, kdaj ste prejeli sporočila glasovne pošte, zaradi katerih ste pomislili, "kaj si ta oseba želi?" Pustite vrsto glasovne pošte, ki jo želite prejemati.
- Poleg telefonske številke navedite še svoj e -poštni naslov ali drug način stika, kadar je to pomembno za vašo interakcijo s prejemnikom.
- Nasmehni se! Pride skozi, tudi po telefonu.
- Ne pozabite omeniti datuma, če delite časovno občutljive podatke.
- Če kličete o občutljivi temi, omejite podatke, ki jih vključite v glasovno pošto, če jih drugi slišijo.
- V nujnih primerih ali naravni katastrofi uporabite odhodno sporočilo glasovne pošte, da ljudem sporočite, da ste v redu.
Opozorila
- Če želite nekoga poklicati nazaj, ne omenjajte preteklih neuspešnih poskusov klica. Morda se boste zaradi tega zdeli moteči in ne bodo se počutili udobno, ko bodo imeli opravka z vami.
- V poklicnih okoliščinah morate vedno zapustiti glasovno pošto, če se oseba, ki jo kličete, ne javi. Videti več neodgovorjenih klicev brez sporočil glasovne pošte spodkopava pomen vašega podjetja.
