Ta wikiHow vas uči, kako uporabljati funkcijo »Spajanje pošte« v programu Microsoft Word. Spojitev pošte vam omogoča uporabo preglednice s podatki za stik za samodejno dodelitev drugačnega naslova, imena ali drugih podatkov vsaki kopiji dokumenta. To je uporabno pri prilagajanju glasila ali izjav, saj vam ni treba ročno napisati imena ali naslova vsake osebe na vrhu vsakega dokumenta.
Koraki
1. del od 3: Ustvarjanje kontaktnega lista
Korak 1. Odprite Microsoft Excel
Ikona aplikacije Microsoft Excel je podobna belemu "X" na temno zelenem ozadju. Odpre se Excelova stran »Novo«.
Če že imate kontaktni list v Excelu, namesto tega preskočite na uvoz stikov v Excelu
Korak 2. Kliknite Prazen delovni zvezek
Nahaja se v zgornjem levem kotu strani »Novo«. S tem se odpre nov, prazen dokument Excel.
Korak 3. Dodajte glave stikov
Začetek v celici A1 in se od tam premaknete desno, vnesite naslednje glave:
- FirstName - imena vaših stikov bodo v tem stolpcu (celica A1).
- Priimek - priimki vaših stikov bodo v tem stolpcu (celica B1).
- Tel - Telefonske številke vaših stikov bodo v tem stolpcu (celica C1).
- StreetAddress - Ulični naslovi vaših stikov bodo v tem stolpcu (celica D1).
- Mesto - v tem stolpcu bodo prikazana mesta prebivanja vaših stikov (celica E1).
- Država - V tem stolpcu (celica) bodo prikazane države prebivališča vaših stikov F1).
- ZIP - Poštne številke vaših stikov bodo v tem stolpcu (celica G1).
- E -pošta - e -poštni naslovi vaših stikov bodo v tem stolpcu (celica H1).
Korak 4. Vnesite podatke o stikih
Od stolpca A, celica 2, začnite vnašati podatke za stik za vsako osebo, za katero želite ustvariti združevanje pošte.
Preden nadaljujete, se prepričajte, da so te informacije točne
Korak 5. Shranite dokument
Narediti tako:
- Windows - kliknite mapa, kliknite Shrani kot, dvojni klik Ta računalnik, kliknite mesto za shranjevanje na levi strani okna, vnesite ime dokumenta v besedilno polje »Ime datoteke« in kliknite Shrani.
- Mac - kliknite mapa, kliknite Shrani kot…, vnesite ime dokumenta v polje »Shrani kot«, izberite mesto shranjevanja s klikom na polje »Kje« in kliknite mapo ter kliknite Shrani.
- Imejte v mislih izbrano mesto shranjevanja-Excelovo preglednico boste morali najti pozneje.
Korak 6. Zaprite Excel
Kliknite na X v zgornjem desnem kotu Excela (Windows) ali rdeči krog v zgornjem levem kotu (Mac). Zdaj lahko nadaljujete z ustvarjanjem združevanja pošte v programu Microsoft Word.
2. del 3: Uvoz stikov v Word
Korak 1. Odprite Microsoft Word
Ikona aplikacije Word izgleda kot bela črka "W" na temno modrem ozadju. Tako kot pri Excelu se bo odprla stran »Novo«.
Če imate obstoječ dokument Microsoft Word, v katerega želite uvoziti Excelove stike, ga namesto tega dvokliknite, da ga odprete, in preskočite naslednji korak
Korak 2. Kliknite Prazen dokument
To je belo polje v zgornjem levem kotu strani. Odpre se prazen dokument Microsoft Word.
Korak 3. Kliknite zavihek Pošta
Ta zavihek je na vrhu okna Microsoft Word. Tu pod vrstico zavihkov se prikaže orodna vrstica.
Korak 4. Kliknite Izberi prejemnike
To je v razdelku »Začni združevanje pošte« v Poštne pošiljke orodna vrstica. S tem se prikaže spustni meni.
Korak 5. Kliknite Uporabi obstoječi seznam…
To možnost boste našli v spustnem meniju. Odprlo se bo novo okno.
- Če namesto tega kdaj želite uporabiti Outlookove stike, lahko izberete Izberite med Outlookovimi stiki možnost v spustnem meniju.
- V Word lahko vnesete tudi začasni seznam kontaktnih podatkov, tako da izberete Vnesite nov seznam možnost. To je uporabno, če morate ustvariti le nekaj podatkov o stikih.
Korak 6. Izberite svoj kontaktni list programa Microsoft Excel
Na levi strani okna kliknite mapo, v kateri ste shranili Excelov list, nato pa kliknite Excelov list, da ga izberete.
Korak 7. Kliknite Odpri
Nahaja se v spodnjem desnem kotu okna.
Korak 8. Potrdite odločitev
V pojavnem oknu kliknite ime Excelovega lista, nato kliknite v redu na dnu okna. Vaš Excel list bo izbran kot mesto, s katerega se bodo naložili vaši stiki.
Prepričajte se, da je potrditveno polje "Prva vrstica podatkov vsebuje naslove stolpcev" na dnu tega okna
3. del 3: Uporaba spajanja pošte
Korak 1. Pojdite na mesto, kamor želite vstaviti podatke za stik
Poiščite kraj, kamor želite vstaviti podatke za stik (na primer vrh dokumenta), in ga kliknite, da postavite kazalec.
Korak 2. Kliknite Vstavi polje za združevanje
To je možnost v razdelku »Pisanje in vstavljanje polj« v Poštne pošiljke zavihek. Prikazal se bo spustni meni.
Morda boste morali klikniti Poštne pošiljke Preden to storite, znova zavihek.
Korak 3. Izberite vrsto podatkov
V spustnem meniju kliknite ime enega od naslovov v Excelovem dokumentu, da ga vstavite.
Na primer, kliknete Ime v spustnem meniju, če želite vstaviti oznako za imena stikov.
Korak 4. Po potrebi dodajte druge podatke
To lahko vključuje naslove stikov, priimke, telefonske številke itd.
Korak 5. Kliknite Dokončaj in združi
To je na skrajni desni strani Poštne pošiljke orodna vrstica zavihka. To pozove spustni meni.
Korak 6. Izberite možnost združevanja
Kliknite eno od naslednjih možnosti:
- Urejanje posameznih dokumentov - Odpre dokument vsakega prejemnika, ki vam omogoča dodatno prilagajanje dokumentov.
- Natisnite dokumente… - Omogoča, da natisnete kopijo svojega dokumenta za vsakega posameznika, navedenega na vašem kontaktnem listu.
- Pošlji e -poštna sporočila… - Omogoča pošiljanje dokumentov kot e -poštnih sporočil. E -poštni naslovi stikov bodo izbrani kot ciljni e -poštni naslovi.
Korak 7. Sledite navodilom na zaslonu
Odvisno od izbrane možnosti boste imeli dodatni obrazec za pregled (na primer, če ste izbrali E-naslov, boste morali vnesti zadevo in nato klikniti v redu). S tem boste zaključili postopek združevanja pošte.
