Procesni dokumenti bralce vodijo skozi logično zaporedje korakov, ki so potrebni za uspešno dokončanje procesa. Na primer, članki wikiHow so vrsta procesnega dokumenta. Vsebina dokumenta procesa je lahko zapletena ali preprosta, vendar boste morali določiti, katere korake je treba dokončati, logično zaporedje teh korakov in kaj bo zaporedje doseglo, če bo uspešno zaključeno. Ob upoštevanju teh osnov je mogoče ustvariti procesno dokumentacijo za vse, od kuhanja jajc do izvajanja mednarodne marketinške kampanje.
Koraki
1. del od 3: Začetek procesnega dokumenta
Korak 1. Opredelite postopek
Skoraj vse je mogoče razčleniti v proces in spremeniti v dokument procesa. Nekateri primeri vključujejo:
- Izdelava testenin
- Učenje vožnje
- Pisanje pisma
- Izvajanje bobna
Korak 2. Ugotovite, katera sredstva bodo bralci potrebovali
Pomislite na vsa sredstva, ki jih bodo bralci potrebovali za dokončanje procesa, ki ga želite opisati. Razumevanje vključenih virov bo prišlo prav pri odločitvi, kako opisati vsakega od korakov. Nekaj primerov potrebnih virov vključuje:
- Izdelava testenin: voda, testenine, sol, lonec za kuhanje, cedilo, toplota, čas
- Učenje vožnje: vozilo, učitelj, čas (tako učenje kot vadba), poznavanje prometne zakonodaje
- Pisanje pisma: pisanje in črkovanje, papir, pisalo ali svinčnik
- Izvajanje bobna: valjanje bobna, palice bobna, nekaj izkušenj z igranjem bobnov, čas
Korak 3. Upoštevajte svoje občinstvo
Preden nadaljujete, morate vzeti nekaj časa, da razmislite, kdo je vaše občinstvo in kaj že vedo o vaši temi. To znanje vam lahko pomaga ugotoviti, katere podatke morate vključiti in katere podatke lahko izpustite.
Na primer, če pišete procesni dokument o tem, kako kuhati testenine za splošno občinstvo, ki lahko ali pa ne zna kuhati, potem boste verjetno želeli opredeliti izraze, kot je "al dente", in opisati, kaj pomeni " valjanje vre."
Korak 4. Ustvarite naslov
Vsak procesni dokument potrebuje jasen naslov, ki pojasnjuje, kateri postopek podrobno opisujete. Če želite ugotoviti, kako naj pokličete svoj procesni dokument, razmislite, kaj želite, da se bralci naučijo, kako to storiti. Procesni dokument lahko na primer pokličete »Naredi testenine«, »Nauči se voziti« ali »Napiši pismo«.
Za naslov in korake uporabite imperativni obrazec. Vaš procesni dokument bi se moral začeti z glagolom sedanjega časa, na primer »narediti«, »kuhati«, »se učiti« ali »pisati«. Ta čas bi morali še naprej uporabljati za opis korakov v svojem procesu
5. korak S svojim uvodom privabite bralce
Uvedba vašega procesnega dokumenta vam bo dala priložnost, da razložite, kaj bo dokument ponudil, in pritegnili tudi pozornost vašega bralca. V vašem uvodu je dobro ustvariti občutek nujnosti, da bo vaš bralec želel brati naprej. Poskusite svojim bralcem ustvariti problem in ga nato ponudite, da ga reši.
Na primer, ko uvajate procesni dokument, ki pojasnjuje, kako narediti testenine, bi lahko rekli nekaj takega: »Kuhanje testenin se morda zdi enostavno, vendar jih je enostavno prepeči ali premalo kuhati. To je težava, ker so lahko preveč žvečljive ali premehke testenine neprijetne, ne glede na to, kakšno omako nanesete. Če pa testenine naredite na pravi način, bodo vaše testenine tako impresivne kot vaša omaka."
2. del od 3: Opis vašega procesa
Korak 1. Razčlenite postopek
Razmislite o stvareh, ki se morajo zgoditi kot del procesa, ki ga poskušate opisati. Zapišite čim več delov postopka, da začnete. To je strategija vnaprejšnjega pisanja, imenovana "kotiranje". Pri tem poskusite razčleniti postopek na majhne, lahko razumljive korake. Na primer, če želite razložiti, kako narediti testenine, lahko zapišete:
- Vzemite lonec in ga napolnite z vodo.
- Lonec postavite na štedilnik in močno vklopite ogenj.
- Vzemi testenine.
- V vodo dodajte testenine.
- Rahlo znižajte toploto.
- Kuhajte toliko časa, kot je navedeno na embalaži.
- Testenine odcedite v cedilo v umivalniku.
Korak 2. Razvrstite svoje korake
Ko imate osnovni seznam korakov, ki jih bodo morali opraviti bralci, jih preglejte in se prepričajte, da so v redu. Razmislite, ali bi bilo bolj smiselno, da enega od vaših korakov navedete prej ali kasneje v zaporedju.
- Na primer, če opisujete postopek izdelave testenin, bi se morda zamislili, ali je bolj smiselno bralcem povedati, naj testenine vzamejo pred ali po segrevanju vode.
- Če je postopek, ki ga opisujete, precej zapleten ali pa ga lahko opravite brez razmišljanja, boste morda morali porabiti več časa za razmislek o logiki svojih korakov. Na primer, če ste izkušen bobnar, ki poskuša opisati, kako se izvede bobnanje, se boste morda morali usesti za komplet bobnov in narediti nekaj bobnov.
- Ko izvajate korake v svojem procesu, pomislite, kaj se zgodi najprej, drugo, tretje itd. Primerjajte to zaporedje s svojim seznamom korakov.
Korak 3. Ugotovite, ali morate ponuditi dodatne informacije
Še enkrat premislite o postopku in poskusite ugotoviti, ali v procesu manjka kakšna informacija. Poskusite ugotoviti, ali morajo bralci kaj narediti, preden lahko izvedejo enega od vaših korakov.
- Bralcem lahko na primer svetujete, naj pri dodajanju testenin v vodo nastavijo časovnik. Ali pa bralcem svetujete, da pred odcejanjem celotnega lonca preverijo kos testenin.
- Poskusite prijatelju prebrati korake, da vidite, ali ste kaj zamudili. Ne razlagajte ničesar, kar ste napisali, samo preberite svoje korake prijatelju in vprašajte za predloge.
Korak 4. Razširite korake
Ko ste za svoje korake oblikovali trdno zaporedje, boste morali vsakega od korakov razširiti. Vsak korak v dokumentu o procesu mora vsebovati uporabne informacije, ki bodo bralcem pomagale razumeti, kako dokončati vsakega od korakov. Poskusite biti čim bolj podrobni.
Ko na primer bralcem svetujete, naj vzamejo lonec in ga napolnijo z vodo, boste morali povedati, kakšne vrste bralcev loncev naj uporabljajo in koliko čitalcev vode naj dodajo v lonec. Bralcem boste morda povedali, da za pripravo testenin uporabijo veliko zalogo in jo napolnijo z 12 skodelicami vode
5. korak Navedite primere
Primeri lahko pomagajo bralcem, da dobijo jasnejšo predstavo o tem, kako narediti nekaj, kar bi bilo težko razumeti. Poskusite uporabiti primere, s katerimi se bodo bralci zlahka povezali in razložite, kako se primer nanaša na postopek, ki ga opisujete.
Če na primer bralcem poskušate razložiti, kako trdno držite palico za bobnenje, potem lahko na primeru držanja svinčnika opišete, koliko pritiska potrebujete. Bralci se bodo lahko poistovetili z držanjem peresa ali svinčnika in jim s tem znanjem pomagali pravilno držati palico
Korak 6. Ponudite nasvete za odpravljanje težav
Pomislite na pogoste napake, ki jih naredijo ljudje, ko poskušajo dokončati ta postopek, in se prepričajte, da v dokumentu odpravljate te pogoste napake. Morda boste našli način, kako te podatke pretvoriti v enega od korakov, ali pa jih posredujete na koncu dokumenta.
Na primer, morda je razlog, zakaj mnogi ljudje na koncu prekuhajo svoje testenine, ker pozabijo nastaviti časovnik. Ali pa se morda marsikdo bori z bobnarskimi zvitki, ker svoje palčke drži preveč tesno
3. del 3: Dokončanje dokumenta
Korak 1. Po potrebi vključite prehode
Prehodi so besede, ki pomagajo izboljšati tok vašega pisanja. Prehodi vam lahko pomagajo razjasniti, kdaj naj bralci počnejo stvari v vašem procesu. Svojim bralcem lahko na primer svetujete, da nastavite časovnik, preden dodate testenine v vrelo vodo. Ali pa bralcem svetujete, naj si nadenejo rokavice za pečico, nato pa testenine vlijejo v cedilo v umivalniku. Nekaj drugih dobrih prehodnih besed, ki jih je treba uporabiti v dokumentu procesa, so:
- Naslednji
- po
- prvi
- zadnji
- tudi
Korak 2. Poenostavite svoj jezik
Pri opisovanju procesa za veliko občinstvo je pomembno zagotoviti, da so besede, ki jih uporabljate, dovolj preproste, da jih večina ljudi razume. Če uporabljate veliko žargona (tehničnega jezika), lahko bralci težko razumejo navodila. Vzemite si minuto, da preberete navodila in poiščete načine za poenostavitev jezika.
Če morate za opis svojega postopka uporabiti posebno besedo, jo določite za bralce. Na primer, če opisujete, kako narediti testenine, bi morali pojasniti, kaj pomeni "al dente"
Korak 3. Preizkusite postopek
Pomembno je zagotoviti, da se lahko postopek, ki ste ga opisali, uspešno izvede po vaših navodilih. Poskusite dokončati postopek, ki ste ga opisali, tako da sledite vsakemu koraku v vrstnem redu, v katerem ste jih postavili, in uporabite samo podatke, ki ste jih vključili.
- Med preizkušanjem svojega procesa poskusite ugotoviti vse manjkajoče podatke ali karkoli, kar bralcem morda ni jasno.
- Prosite nekoga drugega, da preizkusi tudi vaš postopek. Če nekdo drug preizkusi vaš postopek, lahko zagotovite še večjo natančnost v dokumentu procesa. Prosite prijatelja ali družinskega člana, naj uporabi vaše korake za dokončanje opisanega postopka.
Korak 4. Formatirajte dokument
Odvisno od tega, kako nameravate uporabiti procesni dokument, ga boste morda morali formatirati. Na primer, če je vaš procesni dokument oblikovan kot esej v slogu MLA za nalogo v razredu, boste morali pregledati navodila svojega učitelja in se prepričati, da jih dokument ustreza. Če dokument uporabljate za spletno mesto, ga boste morali formatirati tako, da bo ustrezal vašim potrebam.
