E-pošta po svoji naravi ni tako formalna kot pisanje pisem. Še vedno pa boste imeli čas, ko boste morali biti pri pisanju e -pošte bolj formalni. Pomislite, kdo je prejemnik, nato pa izberite pozdrav, ki ustreza situaciji. Ko to ugotovite, lahko preidete na oblikovanje pozdrava in pisanje uvodnih stavkov.
Koraki
1. del od 3: Upoštevanje prejemnika
Korak 1. Odločite se, kako formalni morate biti
Tudi če pišete "uradno" e -poštno sporočilo, kako formalno je to e -poštno sporočilo, je odvisno od osebe, ki ga prejema. Na primer, pri pisanju profesorja ne bi uporabili iste stopnje formalnosti kot pri prijavi na delovno mesto.
Ko se prvič obrnete na nekoga, je bolje, da ste bolj formalni, kot bi morali biti, samo da ste na varnem
Korak 2. Poiščite ime osebe
Naredite nekaj raziskav, da poiščete ime osebe, če je še ne poznate. Poznavanje imena osebe naredi pozdrav bolj prijazen, tudi če uporabljate formalne tehnike za svojo e -pošto.
Korak 3. Sledite zgledu osebe
Če vam je oseba že poslala e -poštno sporočilo, je dobro, da kopirate njen slog pozdravljanja. Na primer, če uporabljajo "Pozdravljeni" in vaše ime, je sprejemljivo odgovoriti v istem slogu z uporabo "Pozdravljeni" in imena osebe, ko naslavljate e -poštno sporočilo.
2. del 3: Izbira voščila
Korak 1. Vrnite se na "Dragi
"" Dragi "(čemur sledi ime osebe) je z razlogom stara pripravljenost. Uradna je, ne da bi bila zamašena, in ker se tako pogosto uporablja, pogosto postane nevidna v pozdravu, kar je dobro. Ne želi, da bi vaš pozdrav štrlel, ker je neprimeren.
Korak 2. Poskusite "Pozdravljeni", če ne poznate imena osebe
Pozdrav je relativno formalni pozdrav, ki ga lahko uporabite v poslovnih e -poštnih sporočilih, še posebej, če ne poznate imena osebe. Vedno pa je bolje, če je mogoče, ugotoviti ime osebe.
Uporabite lahko tudi "Komu bi lahko šlo", če je e -poštno sporočilo še posebej formalno in ne poznate imena osebe. Vendar pa je lahko ta pozdrav nekaterim moteč
Korak 3. Razmislite o "Hi" ali "Hello" v nekoliko manj uradnih e -poštnih sporočilih
E -poštna sporočila so ponavadi manj formalna kot črke na splošno, zato se lahko v nekoliko formalnem e -poštnem sporočilu znebite nečesa, na primer »Zdravo«. Če na primer svojemu profesorju pošiljate e -poštno sporočilo, zlasti tistemu, s katerim ste v resnici v interakciji, bi moralo biti "Hi" ali "Hello" v redu.
Korak 4. Preskočite "Hej
"Čeprav je" zdravo "morda sprejemljivo v polformalnem e-poštnem sporočilu," hej "verjetno ni. To je zelo neformalen pozdrav, tudi v govoru, zato se ga izogibajte pri vseh vrstah uradnih e-poštnih sporočil. Tudi če poznate svojega šefa na primer, najbrž je najbolje, da preskočite "Hej", ko jim pošljete e -pošto.
Korak 5. Uporabite naslov namesto imena, kadar je to potrebno
Včasih, ko pišete osebi, poznate le njen naslov v podjetju ali organizaciji. V tem primeru lahko namesto imena osebe vnesete samo naslov osebe, na primer "Spoštovani vodja zaposlovanja", "Draga komisija za zaposlovanje" ali "Spoštovani profesor".
Korak 6. Dodajte čast osebe, da bo bolj formalna
Če je mogoče, pred imenom osebe dodajte »g.«, »Gospa«, »dr.« Ali »profesor«, da bo ime bolj formalno. Uporabite tudi priimek ali polno ime osebe, da bo bolj formalno in ne samo ime osebe.
3. del 3: Oblikovanje in začetek e -pošte
Korak 1. Pozdrav postavite v prvo vrstico
Zgornja vrstica naj bo pozdrav, ki ste ga izbrali, nato pa ime osebe. Če je mogoče, uporabite naslov osebe, na primer g., Gospa ali dr., Temu pa sledite njeno ime in priimek.
Korak 2. Uporabite vejico
Na splošno boste po pozdravu uporabili vejico. V uradnih pismih lahko uporabite dvopičje, vendar je to običajno preveč formalno za e -poštno sporočilo, tudi formalno. V večini primerov bo dovolj vejica, čeprav lahko uporabite dvopičje, če v e -poštnem sporočilu pišete spremno pismo.
Korak 3. Premaknite se na naslednjo vrstico
Pozdrav gre v svojo vrstico na vrhu, zato, ko ga napišete, pritisnite tipko za vrnitev, da se premaknete v naslednjo vrstico. Če uporabljate prelome vrstic namesto zamikov za izdelavo odstavkov, morate med pozdravom in prvim odstavkom pustiti prazno vrstico.
Korak 4. Predstavite se v uvodnem stavku, če je potrebno
Če nekomu pišete prvič, ga predstavite, tudi če ga poznate v resničnem življenju. Če osebi pokažete, kdo ste, jo spodbuja, naj še naprej bere.
- Na primer, lahko napišete: "Moje ime je Jessica Hills in sem direktor trženja za podjetje XYZ." Vključite lahko tudi, kako poznate osebo: "Moje ime je Robert Smith in sem v vašem razredu trženja (trženje 101, ki se sestane ob torkih in četrtkih opoldne)."
- Če osebo že poznate in ste jo že napisali, lahko prvi stavek uporabite kot pozdrav. Lahko bi na primer rekli: "Hvala, ker ste se mi tako hitro javili" ali "Upam, da vam gre dobro."
Korak 5. Pridi do bistva
Večina uradnih e -poštnih sporočil mora hitro priti do bistva. To pomeni, da mora vaš prvi ali drugi stavek uvesti razlog, zakaj prejemniku pišete. Pri opisovanju svojega namena bodite čim bolj jedrnati.
