Access je upravitelj relacijskih baz podatkov, ki vam omogoča uvoz ene ali več Excelovih baz podatkov v njegov sistem, tako da lahko ujemate skupna polja med njimi ali med njimi. Ker lahko ena datoteka Access vsebuje več Excelovih preglednic, je program tudi odličen način za zbiranje ali analizo velikih količin informacij. Najprej pa morate uvoziti Excelovo preglednico v Access. To zahteva le nekaj ključnih korakov.
Koraki
1. del od 3: Priprava na uvoz Excela v Access
Korak 1. Odprite oba programa v računalniku
Boste morali kupiti in prenesti paket Microsoft Office, ki vključuje Excel in Access. To lahko storite na spletu prek Microsoftovega spletnega mesta.
- Ko prenesete programe, kliknite »Start« v sistemu Windows in izberite »Vsi programi«.
- Kliknite »Microsoft Office« in nato v spustnem meniju izberite »Dostop« (ali »Excel«). Morda ste že ustvarili Excelovo preglednico, ki vam jo je poslal nekdo drug ali ste jo prenesli od drugod. Če imate Office v računalniku, ga lahko odprete.
Korak 2. Očistite Excelovo preglednico, preden jo uvozite v Access
To bo olajšano, če naredite nekaj preprostih korakov, preden uvozite Excelovo preglednico v Access. Ključno je, da morajo biti vaši podatki skladni med uvoženimi preglednicami.
- Dobro je zagotoviti, da prva vrstica v preglednici Excel vsebuje glave stolpcev (ali imena polj) in da so te zelo jasne in enostavne za razumevanje. Na primer, za stolpec, ki vsebuje priimke ljudi, lahko naslov stolpca/ime polja pokličete »priimek«. Bodite jasni in natančni, saj vam bo olajšalo, ko boste poskušali ujemati naslove stolpcev v enem Excelovem listu z drugim.
- Access omogoča povezavo skupnih polj med dvema ali med številnimi preglednicami. Recimo, da imate Excelov list, ki vsebuje podatke o plačah. Vključuje imena in priimke ljudi, naslove in plače. Recimo zaradi argumenta, da želite ta list v Accessu ujemati z drugim Excelovim listom, ki vsebuje informacije o prispevkih za financiranje kampanje. Ta drugi list vsebuje imena, naslove in donacije ljudi. Access vam omogoča, da med seboj ujemate različne glave stolpcev. Glave imen lahko povežete, če želite videti, na primer, kateri ljudje z istim imenom se pojavljajo v obeh bazah podatkov.
- Preglejte Excelove liste, da se prepričate, da se z vsako vrsto podatkov ravna enako, in jih očistite, preden jih uvozite v Access. Access mora biti to, kar imenuje "relacijski". Na primer, če je hipotetična preglednica za obračun plač vsebovala ime, priimek in začetnico v enem stolpcu, vendar je druga preglednica vsebovala samo ime in priimek v ločenih stolpcih, bo Access to evidentiral kot ne ujemanje. Imeti morajo ustrezne glave/polja stolpcev.
Korak 3. Razdelite podatke v stolpec v Excelu
Če želite odpraviti to težavo, boste morda želeli podatke razdeliti v stolpec v Excelu, da se ne bi pomotoma registriral kot »brez ujemanja« v Accessu.
- Na primer, ime boste morda želeli razdeliti v svoj stolpec, srednjo začetnico v svoj stolpec in priimek v svoj stolpec. Če je to že storjeno na enak način v drugi preglednici, bi morala, ko povežete, recimo priimek s priimkom v Accessu, ustvariti ujemanja, če so imena enaka.
- Če želite razdeliti stolpec v Excelu, označite stolpec, ki vsebuje podatke, ki jih želite razdeliti. V orodni vrstici programa Excel kliknite »podatki«. Kliknite »besedilo v stolpce«. Na splošno boste izbrali možnost »ločeno«. Kliknite Naprej.
Korak 4. Še naprej uporabite čarovnika za razdelitev združenih stolpcev
Zdaj ste pripravljeni dokončati postopek razdeljevanja združenih informacij v enem stolpcu v več stolpcev.
- Izberite, kako so podatki v stolpcu »razmejeni«. To pomeni, da je vsak podatek v stolpcu z nečim ločen. Najpogostejše izbire vključujejo presledek, vejico ali podpičje. Pogosto so informacije samo ločene s presledkom. Tako kot v naslednjem primeru: recimo ime "John A. Doe" se pojavi v enem stolpcu. Ime John je ločeno od srednje začetnice A s presledkom. Priimek Doe je od srednje začetnice A ločen s presledkom. Torej izberite prostor v čarovniku za razmejitev.
- Kliknite Naprej. Kliknite dokončaj. Program bi moral John, A. in Doe razdeliti v tri stolpce. Nato lahko novim stolpcem dodelite nova imena glav, ki označujejo vrsto podatkov, ki jih vsebujejo (priimek, ime itd.). Preden to storite, je dobro ustvariti več praznih stolpcev desno od podatkov, ki jih delite, ker bodo podatke potisnili v nove prazne stolpce (namesto v stolpce, ki že vsebujejo informacije).
2. del 3: Uvoz Excela v Access
Korak 1. Odprite program Access v računalniku
Pojdite v meni Start, izberite Microsoft Office in kliknite Microsoft Access. Za uvoz Excelovega lista morate odpreti novo prazno Accessovo zbirko podatkov.
- Izberite "prazna namizna zbirka podatkov", da ustvarite novo zbirko podatkov v programu Access.
- Če želite, mu dajte novo ime. Kliknite "ustvari".
Korak 2. Uvozite Excelovo preglednico v Access
Naslednji korak je, da Excelovo preglednico (ali več kot eno) potegnete v bazo Accessov.
- Ko ste v upravitelju zbirke podatkov Access, kliknite "Zunanji podatki" v orodni vrstici. Izberite »Excel«. V nekaterih različicah programa Access boste to funkcijo našli s klikom na »file« v orodni vrstici in »Get External Data«.
- Kjer piše "ime datoteke", kliknite "brskanje". Tako boste lahko v računalniku našli svoj Excelov list.
- Pustite polje označeno "uvozi izvorne podatke v novo tabelo v trenutni zbirki podatkov." Privzeto bo preverjeno.
- Ko v računalniku najdete preglednico Excel, ki jo želite uvoziti, jo kliknite. Kliknite »V redu«. To vas bo popeljalo v čarovnika za uvoz Excela v Access.
3. del od 3: Uporaba čarovnika za dokončanje procesa uvoza
Korak 1. Skozi korake čarovnika, ki se prikaže v Accessu
Če želite dokončati postopek uvoza preglednice, morate dokončati korake v čarovniku.
- V Excelovi preglednici izberite delovni list, ki ga želite uvoziti. Včasih je to preprosto, ker je Excelova preglednica le en list. Včasih pa ljudje ustvarijo več strani v eni Excelovi preglednici, kar lahko vidite s klikom na zavihke na dnu preglednice. V tem primeru morate čarovniku za dostop povedati, katero preglednico izberete. Kliknite Naprej.
- Na naslednji strani je polje z vprašanjem, ali ima prva vrstica v Excelovem naslovu naslove stolpcev. To pomeni vrstico v preglednici, ki identificira podatke v vsakem stolpcu (na primer priimek, naslov, plačo itd.). Dobro je, če najprej očistite svoj Excelov list in se prepričate, da ima prva vrstica jasno določene naslove stolpcev. Nato samo preverite da, ali prva vrstica vsebuje naslove stolpcev. To je najpreprostejši pristop. Kliknite Naprej.
- Če vaša prva vrstica ne vsebuje naslovov stolpcev, vas na naslednji strani vpraša, ali želite preimenovati tako imenovana "polja" v Accessu (to so naslovi stolpcev). Če vsakemu polju pred uvozom še niste dali imena jasnega in enostavnega za prepoznavanje (priporočeno), lahko to storite tukaj.
Korak 2. Dokončajte postopek uvoza
V postopku uvoza je le še nekaj korakov. Naslednja stran v čarovniku vas vpraša, ali želite identificirati primarni ključ.
- Tega vam ni treba narediti, lahko pa. Primarni ključ pomeni, da bo računalniški program vsaki vrstici informacij dodelil edinstveno številko. To je lahko kasneje v pomoč pri razvrščanju podatkov. Kliknite Naprej.
- Zadnji zaslon v čarovniku ima prostor z privzetim imenom. Lahko spremenite ime Excelovega lista, ki ga uvažate (ta bo postala "tabela" v Accessu na levi strani strani, ko ga uvozite).
- Kliknite "uvoz". Kliknite "zapri". Na levi strani zaslona boste videli svojo mizo. Zdaj je uvožen v programu Access.
- Če želite povezati več kot en nabor podatkov, ponovite ta postopek z drugo ali več Excelovimi preglednicami. Zdaj ste pripravljeni ujemati podatke na listih v Accessu.
Video - z uporabo te storitve se lahko nekateri podatki delijo z YouTubom
Opozorila
- Če je datoteka Excel iz druge različice Officea kot Accessa, boste morda imeli težave pri nemotenem uvozu datotek.
- Tega ni mogoče dovolj podčrtati: pred uvozom morate očistiti Excelovo preglednico. To deloma pomeni analizo podatkov, ki jih imate za težave.
- Vedno imejte kopijo izvirnih preglednic, zato lahko postopek ponovite, če jih pokvarite.
- V Access ne morete uvoziti več kot 255 polj.
