Vedno je frustrirajuće, ko morate počakati na odgovor, pa naj bo to za razgovor za službo, poslovni predlog ali samo načrtovanje s prijateljem. Pošiljanje nadaljnjega e-poštnega sporočila je lahko zelo učinkovito pri pridobivanju tega odgovora, še posebej, če svojo zahtevo vložite po razumnem čakanju in jo napišete jasno, jedrnato in spoštljivo. Če želite še izboljšati svoje možnosti za uspeh, naredite čim več "dela z nogami", da boste prejemniku olajšali stvari.
Koraki
Metoda 1 od 3: Izbira, kdaj in kam poslati poizvedbe
Korak 1. Počakajte vsaj 3 delovne dni, da pošljete nadaljnje ukrepe
Ni univerzalnega pravila, kako dolgo morate čakati, preden pošljete nadaljnje e-poštno sporočilo. Dobro pravilo so trije delovni dnevi, razen če je vaša kontaktna oseba navedla določen datum, ko bo odgovorila. V tem primeru počakajte vsaj 1 delovni dan po tem datumu.
- Na primer, če je oseba rekla, da se bo odzvala pred ali v torek, 19., počakajte vsaj na sredo, 20., da odgovorite.
- Za nadaljnje preglede zaposlitve je običajno bolje počakati vsaj 5 delovnih dni.
- Pri osebnem spremljanju ni treba šteti samo delovnih dni (torej preskočiti vikende in praznike).
- Ne predvidevajte najhujšega, da niste dobili službe ali da jih vaš poslovni predlog ne zanima-samo zato, ker niste dobili hitrega odgovora. Vaša kontaktna oseba je morda res zelo zaposlena!
Korak 2. E -poštno sporočilo naslovite neposredno na svojo osebo za stik
To vedno velja za osebna e-poštna sporočila in običajno najboljša strategija za nadaljnje poslovanje. Če vam je oseba dala svoje kontaktne podatke ali vas povabila, da se z njimi obrnete, vedno pošljite sporočilo neposredno njej (in samo njim).
- Če vam oseba ni dala svojih podatkov za stik ali vas povabila, da se z njimi obrnete, pošljite e-poštno sporočilo vaši osebi za stik (na primer skrbniku za pomoč ali koordinatorju za zaposlovanje). V vrstici z zadevo zahtevajte, da se sporočilo posreduje osebi, s katero ste prej imeli opravka.
- Če ste z osebo že imeli stik po e -pošti, uporabite enaka e -poštna naslova »do« in »od« kot prej.
Korak 3. Skupno pošljite največ 2 nadaljnji e-poštni sporočili
Dovolj težko je vedeti, kdaj poslati nadaljnje ukrepanje, kaj pa nadaljnje ukrepanje? Če na prvo spremljanje ne dobite odgovora, počakajte vsaj 1-2 delovna dneva, da pošljete drugo spremljanje. Če na to drugo sporočilo ne odgovorite, prenehajte spremljati ali se obrnite na koga drugega v podjetju.
- Čeprav lahko ustvarite novo nadaljnje sporočilo, če želite, je prav, da pošljete isto sporočilo kot prvotno spremljanje, vendar na vrhu dodajte opombo, kot je naslednja: "(Tom: poslal sem to nadaljevanje v torek in z veseljem vas bom obvestil o poslovnih priložnostih, o katerih smo razpravljali prejšnji četrtek. Hvala, Jan)”
- Splošno pravilo je, da sploh ne skrbite (da ne boste dobili službe itd.), Če morate poslati 1 nadaljnje ukrepanje. Malo skrbite, če morate poslati 2 nadaljnja ukrepa. Začnite še bolj skrbeti, če se po drugem spremljanju ne oglasite!
Korak 4. Odpravite potrebo po nadaljnjem ukrepanju z zahvalo po e-pošti
Vedno je vljudno, da dan po vsakem poslovnem srečanju-zlasti, vendar ne samo, na razgovor za službo-pa tudi po številnih osebnih stikih, pošljete zahvalo. Če v to zahvalo vnesete dodatno omembo, boste morda lahko spodbudili odgovor, ne da bi morali nekaj dni kasneje poslati ločeno nadaljevanje.
- Zahvalno e-poštno sporočilo lahko uporablja skoraj enako obliko in vsebino kot nadaljnje e-poštno sporočilo, le z malo več prostora, namenjenega zahvali osebi in malo manj porabe za zahtevo odgovora.
- To pa ne šteje za "uradno" spremljanje, zato lahko po potrebi še vedno pošljete največ 2 "resnični" nadaljnji ukrepi!
Metoda 2 od 3: Oblikovanje nadaljnjih e-poštnih sporočil
Korak 1. Obrnite se neposredno na svojega predhodnega stika v vrstici z zadevo
Če je vaša tema nejasna ali nepomembna, lahko nadaljnje ukrepanje ostane neprebrano ali v smetnjaku. Previdno izberite besede, tako da se zadeva takoj in izrecno poveže z vašo interakcijo s prejemnikom.
- Ena od strategij je, da opisu svoje prejšnje interakcije dodate »RE:«, tako da se glasi kot nadaljevanje tega dogodka: »RE: Intervju v petek, 23. septembra ob 11. uri.«
- Druga možnost je, da vključite svoje ime, kratek in neposreden opis ter razlog za e-poštno sporočilo: "Terry Regula 9/23 Interview Follow-Up."
- Nikoli ne predvidevajte, da bo oseba prepoznala vaš e -poštni naslov in odprla sporočilo. Uporabite vrstico zadeve v svojo korist.
Korak 2. V pozdravu poimenujte prejemnika in se mu ob zaključku zahvalite
Čeprav ste lahko za osebno dodatno e-poštno sporočilo primerno neuradni, bi moralo nadaljnje spremljanje poslovanja uravnotežiti spoštljivo formalnost in poznavanje, ki ste ga ustvarili s prejšnjo interakcijo. V večini primerov lahko na primer pozdravite osebo po njenem imenu-če se je predstavila kot "Joe Selmon" ali rekla "kliči me Barb".
- Vaš pozdrav lahko običajno izgleda tako: "Dragi Joe" ali "Draga Barb", razen če menite, da je primernejša formalnost: "Dragi gospod Selmon" ali "Dragi dr. Bennet."
- Za zaključek se jim še zadnjič zahvalite in uporabite svoje ime in priimek: "Hvala, Steve Caraway."
Korak 3. Uporabite največ 3-4 odstavke, vsak dolg 2-3 stavke
Ko gre za pisanje nadaljnjih ukrepov, pojdite na bistvo in hitro pridite! To ne pomeni pisati samo enega stavka, ampak pomeni ustvariti racionalizirano e -poštno sporočilo brez odvečne vsebine. Ustvarite vitke, čiste odstavke v naslednjih vrsticah (ali podobnih):
- Lep pozdrav
- Odstavek 1: hvala in jasna izjava, ki jo spremljate.
- Odstavek 2: hiter povzetek podrobnosti vašega stika.
- Odstavek 3: hitra potrditev vašega zanimanja ali pripravljenosti.
- 4. odstavek: izjava, da se "veselite" posodobitve ali da bi bila "hvaležna".
- Zapiranje
Korak 4. Navedite vse ustrezne podatke, ki jih prejemnik potrebuje
Prepričajte se, da mora druga oseba narediti čim manj, da vas lahko spremlja. Edini razlog, da se vam še niso javili, je verjetno zato, ker so bili zaposleni. Torej, če se bodo morali ozreti po svojih zapiskih ali datotekah, da bi dobili informacije o vaši prejšnji interakciji, se bodo bolj verjetno odločili, da tudi ni vredno časa, da se obrnejo na vas zdaj.
- Če ste imeli intervju, navedite določen datum in čas, ime delovnega mesta ter zelo hiter povzetek intervjuja ali izbrano anekdoto ali epizodo iz njega. Na primer: »Pišem za nadaljevanje našega intervjuja prejšnji ponedeljek, 23. poldne. Verjetno se spomnite, da sem tako želel govoriti o delovnem mestu vodje prodaje, da sem vam skoraj razlil kavo na mizo!"
- Poskrbite za jasne podatke za vsako obliko stika, ki jo želite uporabiti: e -pošto, telefon/besedilo, pošto itd.
Metoda 3 od 3: Biti jasen, jedrnat in spoštljiv
Korak 1. Zahvalite se prejemniku in navedite, da spremljate takoj na začetku
Ne skrivajte dejstva, da pišete nadaljevanje sredi e-pošte. Namesto tega takoj povejte osebi, zakaj se obrnete nanj-in jim pokažite nekaj hvaležnosti, ko ste že pri tem!
Poskusite nekaj takega: »Še enkrat hvala, ker ste si vzeli čas za srečanje z mano prejšnji četrtek. Pišem za nadaljevanje tega srečanja in vaše mnenje o mojem predlogu."
2. korak Ponovno omejite svojo interakcijo in hitro znova potrdite svoje zanimanje
Osebi dajte osvežitev glede vašega predhodnega stika, zlasti v poslovnem scenariju, ko veste, da je druga oseba vodila številne razgovore, sestanke itd. Poskrbite, da se takoj spomnijo, kdo ste in o čem ste razpravljali.
Na primer: "Z veseljem sem predstavil svoj načrt za poenostavitev vašega obračunavanja in upam, da boste delili moje navdušenje nad sodelovanjem pri njegovem izvajanju."
Korak 3. Bodite neposredni in vljudni, ne nagnjeni, opravičujoči ali pasivno-agresivni
Naj vas ne bo sram nadaljevati! Dobro je, da potrdite svoje zanimanje in željo, da veste, kje stojite, če to počnete vljudno in spoštljivo. Ne pozabite, da niste dolžni odgovoriti pod svojimi pogoji, vendar vložite zahtevo in ne zahtevo.
- Uporabite takšen ton: "Veselim se, da bom slišal, kakšno je moje stališče glede ozaveščenosti skupnosti."
- Ne bodite pretirani: "Obljubili ste odgovor do včeraj in od vas se moram oglasiti čim prej."
- Ne bodite tudi pasivno-agresivni: "Predvidevam, da nisem dobil službe, ker se mi niste nikoli javili, vendar bi to rad potrdil."
Korak 4. Prejemniku pokažite, da cenite njegov čas
Če uporabite jasno temo in takoj pridete do točke svojega e -poštnega sporočila, se spoštuje čas druge osebe. Prav tako je dobro, da enkrat ali dvakrat v sporočilu navedete, da cenite čas, ki vam ga namenijo. Pretirano početje z laskanjem ni potrebno ali celo koristno, vendar pa spoštovanje vedno poveča vaše možnosti za hiter odziv.
- Na primer: "Vem, da ste v tem letnem času zelo zaposleni in cenim čas, ki ste ga porabili za interakcijo z mano."
- Ali: "Še enkrat hvala, ker ste si vzeli čas in odgovorili na moja vprašanja prejšnji četrtek. Imam samo še eno hitro prošnjo."
- Če je bila oseba preveč zaposlena, da bi se obrnila na vas, ji pokazati in povedati, kako zelo cenite njen čas, je odličen način, da jo prepričate, da se odzove!
