Odpiranje e -poštnega predala je lahko kot odpiranje Pandorine škatle neustrezne slovnice, slabega črkovanja in slabega okusa. Razmislite, kakšne vtise vaša e -poštna sporočila pustijo na drugih; vedno je pravi čas, da svojo e -pošto ločite od paketa. Sledite tem korakom in izboljšajte e -poštni bonton.
Koraki
Korak 1. Naj bo vaša e -pošta jedrnata, pogovorna in osredotočena
Črke na računalniškem zaslonu je težje brati kot na listu papirja, zato naj bodo e -poštna sporočila kratka in bistvena. Čeprav ni idealne dolžine e-poštnega sporočila, naj bodo stavki kratki, približno 8-12 besed in pustite presledek med odstavki.
V službenem e -poštnem sporočilu pojdite naravnost na to: "Upam, da boste …" "Mislim, da bi morali …" itd. spredaj, kar je prikazano v naslednjih vrsticah. Mnogi ljudje preberejo le prvih nekaj vrstic, preden se odločijo odgovoriti ali shraniti za pozneje. Te vrstice bi morale dati dovolj "mesa", da se omogoči premišljena odločitev. Za osebna e -poštna sporočila je pogosto dobra ideja, da jih odprete s kratko osebno opombo, preden vstopite v bistvo svojega e -poštnega sporočila
Korak 2. Izogibajte se modnemu oblikovanju
Spreminjanje pisav in barv, vstavljanje seznamov z oznakami ali uporaba HTML -ja lahko e -poštno sporočilo naredi bizarno ali pa ga za prejemnika naredi neberljivega, tudi če je oblikovanje v vašem računalniku v redu. Naj bo preprosto.
Korak 3. Omejite priloge
Ne dodajajte priloge, razen če je to res potrebno. Priloge naj bodo čim manjše. Večina e -poštnih aplikacij lahko pošilja in prejema priloge do 1 MB, vendar je lahko vse, kar je lahko, za vas ali prejemnika težava, odpiranje tudi manjših datotek pa lahko traja dolgo, če je prejemnikova e -poštna povezava počasna. Če morate poslati večjo datoteko, jo stisnite ali stisnite ali uporabite spletne storitve, ki vam bodo pomagale pri pošiljanju velikih datotek, kot je YouSendIt.com. Če morate poslati več strani, na primer načrte sestankov ali velike popravke besedila, pošljite faks ali natipkan nabor strani v pismu.
- E -poštnih prilog ne stisnite, če ni potrebno. Če priloga ni prevelika, da bi jo lahko poslali drugače, tvegate, da boste prejemniku zapravili čas in mu morda preprečili dostop do vaših prilog. Mnoge mobilne naprave ne morejo razpakirati zip datotek. Poleg tega je odveč, saj so številne običajne datoteke, kot so.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word in Powerpoint), že v stisnjeni obliki.
- Upoštevajte, da veliko ljudi ali podjetij ne bo odprlo prilog nekoga, ki ga ne poznajo, nekateri e -poštni računi pa so nastavljeni za samodejno pošiljanje e -poštnih sporočil s prilogami v mapo z vsiljeno pošto, če se na primer prijavljate za službo, se prepričajte, da upoštevate navodila prejemnika glede prilog. Če ne dobite navodil, pošljite drugo e -poštno sporočilo, da prejemnika obvestite, da boste poslali e -poštno sporočilo s prilogo.
4. korak Pred pošiljanjem premislite
Ne pošiljajte e-pošte, ko ste čustveni. Prosimo, da napišete zadevo in besedilo e -poštnega sporočila, nato pa ga shranite. Dodajte prejemnike in jih pošljite šele, ko boste imeli čas premisliti, kaj pošiljate; si boste morda premislili in vam bo bolje.
E-pošta je postala tudi orodje za spraševanje ali povedovanje ljudi stvari, ki jih običajno nikoli ne bi povedali iz oči v oči (se kdaj vprašate, zakaj na spletu nagonsko postanete druga oseba?). Če nekoga pošiljate karkoli, preberite in se vprašajte, če bi jim to povedali, če bi bili tik ob vas, ali iz oči v oči. Če gre za občutljivo temo, jo dvakrat preberite.
Korak 5. Bodite previdni pri okrajšavah in emotikonih
To je lahko sprejemljivo v neuradnem e-poštnem sporočilu, na primer s prijateljem. Vendar pa v uradnem pismu nekomu ne bi bilo treba povedati, da se "glasno smeješ", se bo ljudem morda zdelo neprimerno in se vam bo zdelo, da ste neresni.
Nekatere okrajšave, na primer "BTW" za "Mimogrede", se običajno uporabljajo v e -poštnih sporočilih in so na splošno sprejemljive, razen v uradnih, profesionalnih e -poštnih sporočilih
Metoda 1 od 3: Pisanje novih e-poštnih sporočil
Korak 1. Pravilno uporabite polja prejemnika
Naslovniki na področju "do" naj bi ukrepali, na "CC" pa obveščajo kolege ali šefe.
- Bodite previdni pri zahtevanju dejanja od več oseb v polju »Za:«. To lahko pri več opravilih za isto nalogo povzroči več poskusov ali pa sploh ne, ker se domneva, da zahtevo obravnava nekdo drug.
- Če pošiljate e-pošto na seznam oseb, katerih naslove želite obdržati zasebne, jih vnesite v polje BCC in svoj naslov v polje »do«.
- Če želite nekoga izločiti iz teme (na primer, če vas je predstavil nekomu drugemu, zdaj pa vi in ta oseba razpravljate o nekaterih podrobnostih in se ne želite spustiti v nabiralnik uvodnika) naslov osebe iz polja »do« ali CC v polje BCC.
Korak 2. Naj bo vrstica zadeve uporabna
Dobra vrstica z zadevo vsebuje uporaben povzetek vsebine e -poštnega sporočila, ki bralca hitro pripravi. E -poštni nabiralniki so pogosto preplavljeni, zato dobra vrstica zadeve pomaga prejemniku določiti prednost vaše e -pošte. Prav tako pomaga preprečiti brisanje e -pošte, še preden je sploh prebrana. Ker je naslov prva stvar, ki jo vidi vaš prejemnik, naj bo brez napak, jedrnata in se izogibajte splošnim vrsticam, kot so »Pozdravljeni«, »Kaj je narobe« ali prejemnikovo ime (slednje lahko blokirajo filtri proti neželeni pošti).
Izogibajte se dajanju sporočil prednostnemu prejemniku. Odstranite navado, da vsako e -poštno sporočilo označite kot "Nujno!" ali "Visoka prioriteta", ali pa bodo vaša e-poštna sporočila na koncu obravnavana kot fant, ki je zajokal volk, in bodo vsi prezrti. Moteče in predrzno je domnevati, da je vaša zahteva po e-pošti v čakalni vrsti višja kot katera koli druga, zlasti v delovni kontekst. Bodite dovolj milostni, da prejemniku daste zasluge, da se je sam odločil, kako bo vašemu sporočilu dal prednost
Metoda 2 od 3: Odgovarjanje na e-pošto
Korak 1. Bodite previdni pri kopiranju odgovorov
Če odgovorite na sporočilo in nato CC: tretja oseba, ki je prvotni pošiljatelj ni vključeval, se prepričajte, da se prvotni pošiljatelj zaradi tega ne bo razburil. Ti podatki so bili morda "samo za vaše oči". To je še posebej pomembno, če je prvotni pošiljatelj vaš nadzornik dela. Bodite previdni pri uporabi BCC:. To se lahko obrne, če oseba, ki je BCC: 'd, odgovori, ne da bi videla, da je njihova kopija slepa.
Korak 2. Določite, komu morate odgovoriti
E -poštna sporočila, poslana samo vam, na splošno zahtevajo, da odgovarjate samo pošiljatelju, za e -poštna sporočila, poslana več osebam, pa boste morda morali izbrati možnost »Odgovori vsem«, če želite odgovor poslati vsem. Bodite razumni; uporaba »Odgovori vsem« ves čas ustvarja obilo donosov in sporočila pušča v nabiralnikih mnogih ljudi. Razmislite o posledicah prejemanja e -pošte, hitting reply all in to pride do dvajsetih ljudi, nato pa teh dvajset ljudi zadene odgovor vsem; zelo hitro se lahko sestavi v stotine tisoč e -poštnih sporočil in vsi se počutijo prisiljene pritisniti "odgovori vsem" kot sredstvo, s katerim bodo vsi na tekočem, ker nihče ne ve, kdo naj bi to prebral in kdo ne.
Korak 3. Dvakrat premislite, preden odgovorite, da se samo zahvalite
Nekateri ne želijo e -poštnega sporočila z napisom "Hvala". To odpre e -poštno sporočilo in ga prebere samo, če želite prebrati tisto, kar že veste. Nekateri vključujejo vrstico, ki pravi "NTN" - "No Thanks Needed."
Korak 4. Povzemite dolge razprave
Premikanje po straneh z odgovori za razumevanje razprave je nadležno. Namesto da bi še naprej posredovali niz sporočil, si ga vzemite za bralca (b).
5. korak Vključite podatke, na katere odgovarjate
Mnogi ljudje in podjetja vsak dan pišejo in odgovarjajo na stotine e -poštnih sporočil. Izogibajte se pošiljanju nejasnega e -poštnega sporočila, ki pravi samo "Da". Vključite vprašanje, ki ga je prejemnik postavil, da bo vedel, na kaj odgovarjate. Izogibajte se, da se prejemnik pomakne navzdol več kot eno sporočilo v zgodovini.
Korak 6. Takoj odgovorite
Če morate raziskati ali razmisliti, preden odgovorite na e -poštno sporočilo, ali če ste preveč zaposleni, da bi takoj napisali popoln odgovor, pošljite kratek odgovor, v katerem pošiljatelju sporočite, da ste ga prejeli, in vam svetuje, kdaj boste odgovorili.
Korak 7. Bodite proaktivni
Ko odgovarjate na e -poštno sporočilo, lahko vsem prihranite nekaj časa, tako da predvidevate kakršna koli vprašanja ali pomisleke, ki bi jih lahko povzročil vaš odgovor. Naslovite jih v svojem odgovoru, preden mora nekdo poslati novo e -poštno sporočilo in vprašati o njih.
Metoda 3 od 3: Nekatere osnovne stvari ne
Korak 1. Ne posredujte zasebnih e -poštnih sporočil
Izogibajte se na primer posredovanju e-poštnega sporočila, ki vsebuje skrivnost, še posebej, če oseba, ki ji pošiljate e-pošto, tega ne želi. Če to storite, lahko prejemnik izgubi zaupanje v vas, vaš odnos pa bi lahko bil pokvarjen. Zagotovo ne želite, da se to zgodi.
Korak 2. Ne širite govoric o ljudeh
Če vas zamika to početje, se postavite v položaj druge osebe in razmislite, kako bi se počutili, če bi ta oseba širila govorice o vas. Na primer, če vaš prijatelj slovi kot zloben in nadrejen, pomislite, kako bi se počutili, če bi prijatelj povedal drugim prijateljem za eno od vaših potez. Ne bi bil zelo vesel, kajne?
Korak 3. Izogibajte se razpravljanju o zasebnem poslu ljudi
Izogibajte se na primer prijateljici, da se je njena prijateljica razšla z bivšim fantom. E -pošta ni povsem zasebna, zato je možno, da bi oseba, o kateri govorite, videla e -poštna sporočila in postala jezna na vas in/ali v zadregi, kar bi lahko poslabšalo vaš odnos z osebo.
Korak 4. Izogibajte se ognju
Plameni so v bistvu žalitve, poslane na spletu, da bi vas užalile, zato je pomembno, da ognja ne pošiljate drugim ljudem in ne začenjate plamenskih vojn. To bi lahko drugo osebo razjezilo, zaradi tega pa bi lahko tudi blokirali vaš račun.
Korak 5. Izogibajte se izmenjavi osebnih podatkov drugih brez dovoljenja
To je lahko karkoli, od starosti osebe do imena šole, ki jo obiskuje. Postavite se na mesto druge osebe - kako bi se počutili, če bi nekdo vašemu prijatelju dal naslov vaše hiše? Ne bi bili zelo veseli, zato ne pozabite pridobiti dovoljenja, preden osebne podatke nekoga delite z drugimi po e -pošti, ali pa tega sploh ne storite.
Korak 6. Ko ste jezni, ne pošiljajte e -pošte
To bo pokazalo, da ste jezni in osebo lahko razburite. Če ste na primer jezni na nekoga v službi in tej osebi po e -pošti pošljete veliko besedo, bi to lahko povzročilo, da bo oseba, ki ste jo poslali po e -pošti, razdražena. Enako velja za odgovarjanje na e -poštna sporočila; če ste jezni na nekoga, ker vam je poslal določeno sporočilo, zadržite odgovor, dokler se ne umirite.
Vzorčna e -poštna sporočila
Vzorec e -pošte z opomnikom za konferenčni klic
Podprite wikiHow in odklenite vse vzorce.
Vzorec e -pošte z opisom nove politike
Podprite wikiHow in odklenite vse vzorce.
Vzorec e -poštnega profesorja o vprašanju
Podprite wikiHow in odklenite vse vzorce.
Video - z uporabo te storitve se lahko nekateri podatki delijo z YouTubom
Nasveti
- Standardne pisave olajšajo branje. Na primer Arial, Cambria in Narrow. Velikost pisave naj bo normalna, običajno ne več kot 15. Če morate pritegniti pozornost na poseben ali odločen način, uporabite krepke ali ležeče pisave. To je neskončno bolje kot kričati po vseh prestolnicah.
- Če vam pošljejo plamen, ga takoj izbrišite, da se izognete vojni plamena.
- Ne pozabite, da vašega tona ni mogoče slišati v e-pošti. Ste že kdaj poskusili sarkazem v e-poštnem sporočilu in ga je prejemnik sprejel napačno? E-poštna sporočila ne prenesejo odtenkov besedne komunikacije. Pri poskusu sklepati na ton glasu nekateri ljudje uporabljajo čustvene simbole, vendar jih uporabljajo zmerno, da ne boste videti neprofesionalni.
Prav tako ne predvidevajte, da bo s čustvenim smeškom ukrotil težko sporočilo.
- Izogibajte se uporabi e-pošte kot sredstva za izogibanje osebnemu stiku. "Poslali vam bomo e -pošto" je lahko pogosto najbolj razburljiv stavek za vsakogar. E-poštno pošiljanje se ne sme izogniti ideji osebnega stika ali celo telefonskih pogovorov. Izogibajte se tudi uporabi e-pošte, da bi se izognili neprijetnim situacijam, kot je opravičilo ali prikrivanje napake.
- Vljudno zaključite svojo e -pošto. Zaključek z izjavo, kot so »Najlepše želje«, »Srečno« ali »Hvala vnaprej za vašo pomoč«, lahko ublaži celo ostro e -poštno sporočilo in izzove ugodnejši odgovor.
- Bodite previdni pri iskanju potrdil. Čeprav obstajajo nekateri primeri, ko je morda potrebno potrdilo za vodenje evidenc ali dokazilo o prejemu, je to večinoma samo nadležno in bralca prisili, da izvede dodatna dejanja za obravnavo vaše e -pošte. Če je nekaj res nujno ali pa se morate prepričati, da je prejemnik vaše sporočilo, dvignite telefon in ga namesto tega uporabite.
- Če vam pošljejo nekaj, kar vam povzroča nelagodje, na primer posredovano govorico, jo izbrišite. Ne bi smeli biti del tega.
Opozorila
- Izogibajte se ustrahovanju na spletu. To je nezakonito in lahko močno vpliva na druge ljudi, zlasti na najstnike (na primer lahko povzroči samomor).
- Ne uporabljajte vseh velikih črk. To je nepotrebna praksa, ki lahko moti vašega prejemnika in vam v zameno prisluži plamen. Vse velike črke veljajo za enakovredne "kričanju".
- Izogibajte se posredovanju verižne pošte. Malo bi bilo ljudi, ki bi uživali v nenehnih nepotrebnih sporočilih. Te vrste e-pošte so bile znane po odkrivanju nevarnih in škodljivih virusov, ki jih je mogoče prenesti v računalnike in iz njih. Poskusite posredovati samo sporočila, ki ste jih prejeli neposredno od pogovornih naslovnikov.
- Delovnega podpisa ne uporabljajte za osebna e -poštna sporočila - videti boste neprijazni.
