Če že nekaj časa delate, verjetno veste, kako pomembna so e -poštna sporočila. Ker ni mogoče prenesti tona ali govora telesa po internetu, je sporočilo nekoga preprosto napačno razlagati, ko ga vidite na zaslonu. Nadaljujte z branjem, če želite izvedeti, kako lahko v profesionalnem okolju pišete jasna, jedrnata in učinkovita e -poštna sporočila.
Koraki
Metoda 1 od 10: Ko se lahko osredotočite, pišite e -poštna sporočila
Korak 1. Če ste moteni, vaša e-pošta morda ni tako dobro sestavljena
Ko imate e -poštno sporočilo za pisanje, poskusite sedeti nemoteno, ko ne razmišljate o milijonu drugih stvari. Vaše pisanje bo jasnejše in osredotočili se boste na slovnico, ton in splošno sporočilo.
- To je še posebej pomembno, če je vaša e -pošta namenjena več ljudem.
- Pišite e -poštna sporočila v mirni sobi in odložite telefon in druge motnje.
Metoda 2 od 10: Nastavite ton s svojimi prvimi besedami
Korak 1. Vaša uvodna fraza ima lahko velik vpliv
Če želite, da je vaš ton lahek in sproščen, odprite nekaj takega: »Zdravo Jessica! Upam, da ste imeli dober vikend.” Če želite biti bolj profesionalni, recite nekaj takega: »Živjo David«.
Poskusite se izogniti vsemu preveč zadušljivemu, na primer "Dragi Robert". Zdi se nekoliko neosebno
Metoda 3 od 10: Naj bodo vaša e -poštna sporočila kratka
Korak 1. Dolgoročna sporočila ponavadi zmedejo vašega prejemnika
Poskusite biti kratki in jedrnati, če je mogoče. Naj bodo vaši stavki kratki in ne dodajajte preveč podrobnosti-če ugotovite, da pišete več kot 1 ali 2 odstavka, bi morali ljudem verjetno dati podatke prek videoklepeta ali osebno.
- Poskusite hitro priti do bistva in se izogibajte pisanju tone prijetnih stvari.
- Ljudje običajno berejo e -poštna sporočila v kratkih sklopih. Če dodate preveč informacij, se bo verjetno nekaj izgubilo.
- E-poštna sporočila naj bodo kratka, vendar se izogibajte tupim stavkom ali enobesednim odgovorom. To se lahko zdi nekoliko nesramno, zlasti na računalniškem zaslonu.
Metoda 4 od 10: Jasno navedite, kaj potrebujete
Korak 1. Če zahtevate nekaj, se prepričajte, da je razumljivo
Da ne bi prišlo do nesporazuma, ne navajajte, kaj potrebujete, jasno in neposredno. Če obstaja časovnica, vključite tudi to. Pazite, da bo vaš ton svetel. Na primer:
- "To mesečno poročilo o napredku potrebujem v nabiralniku do ponedeljka zvečer."
- "Če bi mi do konca tedna lahko poslali obrazec za povratne informacije ekipe, bi bilo to super."
Metoda 5 od 10: Organizirajte svoje misli z odstavki
Korak 1. Ljudje bodo lažje prebrali informacije
Ko se premaknete na novo temo, jo ločite z novim odstavkom, da bo vaše e -poštno sporočilo mogoče prelistati. Bralcu bo pomagalo hitro pregledati sporočilo in poiskati dele, ki so zanj najbolj pomembni.
Za začetek odstavkov uporabite besede, kot sta »tudi«, »naslednji« in »nazadnje«
Metoda 6 od 10: Dodajte posebno vrstico predmeta
Korak 1. Naj ljudje vedo, za kaj točno gre v e -pošti
Prepričajte se, da je vaš predmet specifičen; na primer, namesto da napišete »Poročilo«, poskusite nekaj takega kot »Mesečno poročilo o načrtovanju: junij 2021«. Vaši sodelavci bodo verjetneje odprli in prebrali, če vedo, da je zanje pomemben in pomemben.
To tudi pomaga, da vaša e -poštna sporočila niso v mapi z neželeno pošto
Metoda 7 od 10: Lektor za tipkarske napake
Korak 1. Napake lahko resnično zavržejo vaše sporočilo
Medtem ko bo večina črkovalcev ujela napačno črkovane besede, ne bodo mogli ujeti napačne izbire besede ali napačnega imena nekoga. Preberite tudi, če manjkajo ločila ali slovnične napake, saj lahko bralci mislijo, da vam je vseeno. Preden ga pošljete, porabite 2 do 3 minute za branje e -poštnega sporočila in se prepričajte, da ni očitnih napak.
V profesionalnem okolju je zelo pomembno, da nekoga pravilno črkujete. Preden jo pošljete, si vzemite minuto, da dvakrat preverite, ali jo imate, da se v prihodnje izognete neprijetnostim
Metoda 8 od 10: Ponovno preberite e-pošto za ton
Korak 1. Pomislite, kako bodo prejemniki prebrali vaše sporočilo
Nekaj takega kot »Pogovorimo se kasneje« se vam morda zdi nedolžno, toda vaš kolega, ki to bere, bi se lahko zdel, da so v težavah ali da ste jezni. Spremenite ga v nekaj takega: »Ali imate kasneje čas za klepet o prihajajočih spremembah v poročilu?« da bom malo bolj jasen.
- V e -poštnih sporočilih nikoli ne uporabljajte velikih črk! Pisanje stavka z velikimi črkami je običajno videti kot kričanje na nekoga skozi računalniški zaslon.
- Namesto česa takega: "Predložite spremembe do jutri zjutraj." poskusite nekaj takega: »Ker je rok jutri popoldne, bom do jutri zjutraj potreboval vaše spremembe. Sporočite mi, če vam ta časovni okvir ustreza."
Metoda 9 od 10: Preden odgovorite na vnetno e -poštno sporočilo, se ustavite
Korak 1. Če prejmete e -pošto, zaradi katere se počutite jezni, si vzemite trenutek, da zadihate
Namesto, da bi pripravili hiter odgovor, štejte do 10 (ali 1000), dokler se ne počutite mirno. Nato še enkrat preberite e-poštno sporočilo in preverite, ali je res žaljivo ali ne. Verjetno ste sporočilo morda malce napačno razumeli in pravzaprav ni tako slabo.
Če še vedno čutite potrebo po jeznem odgovoru, počakajte 24 ur, preden ga pošljete. Nato po enem dnevu ponovno preglejte svoj odgovor in preverite, ali ga še vedno želite poslati ali ne
Metoda 10 od 10: Ljudem omogočite dvom
Korak 1. V e -pošti je težko prenesti pozitiven ton
Če preberete nekaj, kar vam je kolega poslal, in ste takoj užaljeni, naredite korak nazaj in ponovno preberite, kar so napisali. Poskusite se vprašati, ali obstaja kakšen drug način za razlago tona-ali je to e-poštno sporočilo dejansko nesramno ali pa je samo odkrito?
Na primer, nekdo bi lahko napisal: "To poročilo potrebujem do večera." Na prvi pogled se zdi to nekoliko hladno in čustveno. Vendar ni nujno nesramno, je le dejstvo in kratko
Nasveti
E-poštna sporočila se pogosto obravnavajo kot nujna. Če takoj potrebujete odgovor, se poskusite pogovoriti s sodelavcem osebno ali prek video klepeta
Opozorila
- Čeprav emojiji in čustveni simboli označujejo ton, jih ne uporabljajte za profesionalno e -pošto.
- Ne pošiljajte žaljivih ali vnetnih e -poštnih sporočil, zlasti osebi, ki je ne poznate dobro.
