Sliši se preprosto, a je tako? Ali delate prave korake? Obstaja način za upravljanje e -pošte z uporabo poštnih map Microsoft Outlook, vendar ni vedno očitno, kako to storiti učinkovito.
Koraki
Korak 1. Opredelite posameznike ali skupine ljudi, od katerih redno prejemate e -pošto
Korak 2. V Outlookovi pošti, dejanjih, pravilih in opozorilih ustvarite nova pravila za vsako posamezno skupino ali osebo, od katere redno prejemate e -pošto, in jih usmerite, da se premaknejo v določeno mapo v mapi »Prejeto«
Korak 3. Ugotovite, ali želite, da A) prejmete opozorilo, ko prejmete posebno sporočilo od tega posameznika ali skupine in/ali B) ga označite kot takoj prebranega
Preglejte druge možnosti ukrepanja in preverite, ali vam lahko še pomagajo.
Korak 4. Ustvarite nova pravila za vsako posamezno skupino ali osebo, ki ji redno pošiljate e -poštna sporočila, in jih usmerite, da se premaknejo kot kopija e -poštnega sporočila, ki ga pošiljate v določeno mapo v mapi Poslano
5. korak Na podlagi prioritete se odločite, kdaj in v kakšnem vrstnem redu želite ustaviti obdelavo pravila
To je še posebej pomembno pri delu s pravili, ki obravnavajo e -poštna sporočila pošlji - drugače boste shranili več kopij istega e-poštnega sporočila.
Korak 6. Naj bo eno poslano pravilo na dnu vseh poslanih pravil z Ustavi obdelavo
To pravilo bo zajelo vsa e -poštna sporočila, ki niso bila postavljena v posamezne podmape.
Korak 7. Neprestano ocenjujte poslana e -poštna sporočila, ki gredo v mapo Poslano in se ne premaknejo v drugo podmapo
Število sporočil v Poslano mapa lahko označi, kdaj je čas za ustvarjanje novih podkategorij poslanega e -poštnega sporočila.
8. korak Neprestano ocenjujte e -poštna sporočila v mapi »Prejeto«, ki gredo v mapo »Prejeto« in se ne premaknejo v drugo podkategorijo
Število sporočil v glavnem Prejeto mapa lahko določi, kdaj je čas za ustvarjanje novih podkategorij prejete e -pošte.
Video - z uporabo te storitve se lahko nekateri podatki delijo z YouTubom
Nasveti
- Ključ pri upravljanju e -pošte z Microsoft Outlookom je učenje, kako ustvariti e -poštne kategorije in dati prednost svojim e -poštnim sporočilom - pomislite na to kot obrezovanje in odstranjevanje plevela na svojem e -poštnem vrtu - tako da boste imeli koristi od bogastva informacij, ki so vam na voljo.
- Razmislite o spremembi lastnosti map, da se prikaže skupno število elementov in ne skupno število neprebranih elementov, še posebej, če že prejemate opozorila o pomembnih novih sporočilih, ki jih prejmete.
- Za mape, za katere ustvarite Poslano mail, prilagodite pogled (z desno miškino tipko kliknite na vrstico za prikaz/razvrščanje mape, prilagodi trenutni pogled, polja itd.), da odstranite Od in Prejeto in dodajte Za in Poslano polje.
- Ko je Poslano in Prejeto e -poštna sporočila so kategorizirana, lažje je videti, od kod prihaja "rast e -pošte", in se odločiti, kje jih obrezati in ustvariti nove veje.
- Oglaševalska e -poštna sporočila so na primer morda vredna pregleda, ko prvič prispejo, vendar kmalu zastarajo in jih je mogoče odstraniti. Bančna obvestila in potrdila, ki jih boste morda želeli obdržati dlje.
- V pogled mape lahko dodate tudi druga uporabna polja. Velikost omogoča ogled in razvrščanje sporočila po velikosti. Lahko se odločite, da svoje e -poštne mape razbremenite večjih e -poštnih sporočil in jih upravljate zunaj e -pošte (npr. Shranite pomembne priloge ali celotno e -poštno sporočilo shranite na lokacijo zunaj Outlooka).
- Potrebujete pomoč pri neželeni pošti v Outlooku? spambayes. Hitro je. To je enostavno. Brezplačno je.
Opozorila
- Ko se število sporočil v mapi približa določenemu številu (50? 100? 200?), Je čas za oceno odstranjevanja plevela, obrezovanja in podkategoriziranja vaših e-poštnih sporočil v tej mapi.
- Domačo različico Outlooka bi morali narediti kot preskusni primerek za ustvarjanje Outlookovih e -poštnih pravil, preden spremenite delovno različico Outlooka (ali obratno, odvisno od tega, kaj vam je bolj všeč).
