E-pošta je danes ena najpogosteje uporabljenih oblik komunikacije, skupaj z besedilnimi sporočili, telefonskimi klici in aplikacijami za takojšnje sporočanje. Dopisovanje z e -pošto je bilo tako pogosto, da je veliko ljudi pozabilo, kako jo pravilno ustvariti. Dobro sestavljeno e-poštno sporočilo odraža strokovnost in iskrenost sporočila, ki ga posreduje, zato je nujno, da morate vedeti, kako oblikovati e-poštno sporočilo.
Koraki
Korak 1. Sestavite temo svojega e -poštnega sporočila
Vrstica sporočila e -poštnega sporočila služi kot kratek povzetek, kaj sporočilo sploh vsebuje. Vaš naslov mora biti preprost in jedrnat, da lahko prejemniku v nekaj preprostih besedah da predstavo o tem, kaj je tema vašega e -poštnega sporočila.
- Če na primer nekomu pišete o kakšnem poslu, ne zapletajte vrstice s preveč podrobnostmi, kot je »Všeč mi je avto, ki ga vozite. Všeč mi je njegova modra barva in kolesa so čudovita."
- Jasno navedite svoj motiv neposredno v temi. Na primer: "Zainteresirani kupec vaše modre limuzine."
2. korak Vključite ustrezne pozdrave
Ne takoj začnite e -poštnega sporočila s tem, kar morate povedati. Vključite pogoste pozdrave, kot sta »pozdrav« ali »dober dan«. Ne bi želeli, da bi šla naključna oseba in se takoj pogovarjala, ne da bi vas celo pozdravila, kajne? Enako velja za e -pošto.
Če želite pozdrav narediti bolj osebno, v svoj pozdrav vključite priimek prejemnika
Korak 3. Napišite telo svojega sporočila
Odvisno od vrste sporočila, ki ga pišete, in komu ga pošiljate, ga lahko napišete, kakor želite.
- Če pišete nekomu, ki vam je blizu, bi lahko e -poštno sporočilo zvenelo osebno; če pa pišete poslovno pismo, morate e -pošto ohraniti čim bolj profesionalno.
- Upoštevati morate tudi obliko sporočila. Ne uporabljajte težko berljivih slogov pisav, velikosti in oblik ter se izogibajte uporabi velikih črk. Velike črke v digitalnem svetu spominjajo na kričanje.
Korak 4. Vključite zaključno besedo
Ne končajte svojega e -poštnega sporočila samo tam, kjer se vaše sporočilo konča. Zapišite zaključne besede, kot so »Lep pozdrav«, »Lep pozdrav« ali karkoli, kar menite, da bo najbolj ustrezalo e -poštnemu sporočilu, ki ga sestavljate.
Zaključna besedila bi morala vsekakor pristajati vašemu e -poštnemu sporočilu. Zakaj? Ker če pišete poslovno sporočilo, kot zaključno besedo svojega pisma ne bi želeli napisati »ljubeče svoje«; bi bilo neprimerno
Korak 5. Dodajte podpis
Čeprav vaš e -poštni naslov že vsebuje vaše ime na vsakem e -poštnem sporočilu, ki ga pošljete, je vseeno priporočljivo, da zraven vsakega sporočila, ki ga sestavite, vključite podpis. Podpisi so lahko preprosto besedilo ali, če želite ustvarjalnost, slike (na primer logotipi, blagovne znamke itd.).
Za ustvarjanje lastnega podpisa uporabite možnost Podpis katere koli spletne pošte ali e -poštnega odjemalca
Nasveti
- Poleg oblikovanja e -poštnih sporočil morate uporabiti tudi pravilno imenovane e -poštne naslove. Sporočilo prijatelju iz otroštva z uporabo »[email protected]« je v redu, vendar to ni tako dobra ideja, ko pošiljate poslovna e -poštna sporočila svojemu šefu.
- Pri ustvarjanju e -poštnih sporočil uporabite ustrezen bonton za internet. Ne pošiljajte neželene pošte ali sporočil neznanim stikom.
- Pred pošiljanjem vedno preverite e-poštno sporočilo, da se izognete pošiljanju več sporočil enemu prejemniku. Če to storite, lahko vaša sporočila označite kot nezaželeno.
