Skoraj vsi, ki delajo, uporabljajo e -pošto, vendar nas lahko zlahka premaga. Nekateri od nas prejmejo veliko več e -pošte, kot jih lahko učinkovito obravnavamo. Hiter in pravilen odgovor na e -poštno sporočilo nam lahko prihrani čas in postane bolj profesionalen. Opomba:
Vsi ti koraki in predlogi ne delujejo v vseh e -poštnih storitvah, delujejo pa v Gmailu.
Koraki
Korak 1. Razumeti razlog, zakaj ljudje uporabljajo e -pošto
E -pošta služi za komunikacijo med ljudmi; je za pošiljanje besedilnih in vizualnih informacij od ene osebe do druge / mnogih drugih. Ni za:
- Shranjevanje informacij; bolje je, da podatke shranite kot dokument v računalnik ali v oblak
- Opomnik, kaj je treba storiti; za to raje uporabite seznam opravkov ali koledar
Korak 2. Uporabite oznake ali mape, da e -poštna sporočila ostanejo organizirana in izven mape »Prejeto«
- Za stvari, ki jih morate narediti, uporabite oznako »spremljaj« ali »odgovori«. Nato jih dodajte v svoj dnevnik ali na seznam opravkov.
- Ko čakate na nekoga drugega, uporabite »čakajoč odgovor«
- Uporabite "nujno" za stvari, ki jih je treba opraviti čim prej
Korak 3. Shranite uporabne podatke in arhivirajte e -poštno sporočilo
- Prenesite vse priloge in datoteke shranite na pravo mesto
- Če ne želite odgovoriti na e -poštno sporočilo, ga arhivirajte
Korak 4. Arhivirajte e -poštna sporočila, s katerimi ste končali
Ne bojte se arhiviranja; V bistvu premakne e-pošto iz mape »Prejeto« v polje »brez imena« (tehnično odstrani oznako »mapa» Prejeto «)
- Ni izginilo - temu služi brisanje
- Vedno je mogoče iskati in najti
Korak 5. Izbrišite e -poštna sporočila o napakah, nato se odjavite iz njihovega vira
Tako bo vaša mapa »Prejeto« brez nepotrebnih in neželenih e -poštnih sporočil.
- Izbrišite e -poštna sporočila, ki jih sploh ne bi smeli prejemati
- Po nekaj časa v "košu" teh ne bo več mogoče iskati ali najti
- Če takšnega e -poštnega sporočila ne želite več prejemati, se odjavite od prejemanja tega sporočila tako, da na dnu e -poštnega sporočila poiščete podatke o odjavi
- Če se od nje ne morete odjaviti, dodelite e -pošto kot vsiljeno pošto
Korak 6. Uporabite zvezdice za posebna in zelo pomembna ali nujna e -poštna sporočila
Zvezde uporabljajte zmerno, saj bo preveč e -poštnih sporočil z zvezdico neprimerno kot nobena e -poštna sporočila z zvezdico.
Nasveti
- Vedno imejte v mislih namen e -pošte in je ne uporabljajte za kaj več.
- Uporabite e-pošto kot del svojega "delovnega toka produktivnosti" skupaj s seznamom opravil, koledarjem ali dnevnikom ter katerim koli drugim orodjem, ki se vam zdi uporabno.
