Pisanje prijaznega opomnika po e -pošti je lahko težavno. Nočeš, da bi bil napet ali nestrpen, vendar je pomembno, da svoje sporočilo preneseš. V svojem e -poštnem sporočilu nastavite prijazen ton s pozdravi in mehkimi izrazi. Pokrijte vse, kar potrebujete v opomniku, tako da prejemnik jasno ve, kaj želite. Zagotovite e-poštno sporočilo brez napak, da ne boste le prijazni, ampak tudi profesionalni.
Koraki
1. del od 3: Nastavitev prijaznega tona
Korak 1. Pozdravite prejemnika
V poslovnih situacijah boste morda morali uporabiti standardni pozdrav, na primer "Dragi tako in tako." Vendar pa vedno več osebnih e -poštnih sporočil postaja standard. Nekateri e -poštni pozdravi, ki vam lahko pomagajo doseči prijazen ton od začetka, vključujejo:
- Živjo John
- Zdravo
- Dolgo časa se nismo videli
- Zdravo!
Korak 2. Povežite svojo povezavo s prejemnikom
Če se samo držite opomnika, bo vaše sporočilo morda hladno. Navedite svojo osebno povezavo s prejemnikom tako, da vključite stavke, ki odražajo vaše prijateljstvo in skupne izkušnje. Ti lahko vključujejo:
- Kako je v šoli?
- Prijatelj moj, kako si?
- Prejšnji vikend sem se imel tako lepo s tabo.
- Kdaj sva se nazadnje pogovarjala, pred enim mesecem?
- To potovanje, ki sva ga opravila skupaj, je bilo pravo navdušenje! Kmalu bomo morali znova.
Korak 3. Omehčajte svoje izraze
To je še posebej pomembno za opomnik v e -poštnem sporočilu. Če že nekaj časa niste bili v stiku s prejemnikom, je morda primerno, da se rahlo opravičite ali izgovorite, da stopite v stik samo zaradi opomnika. Nekaj primerov omehčanih izrazov vključuje:
- Vem, da je minilo že kar nekaj časa, odkar sva se pogovarjala, vendar bi vas rad spomnil na …
- Z novim dojenčkom so bile stvari tako naporne, da sem se spomnila, da te spomnim …
- Vem, da ste bili zaposleni, zato vas nisem hotel nadlegovati, ampak sem hotel poslati opomnik …
Korak 4. Bodite vljudni
Če je opomnik pomemben, je enostavno naleteti na premočan. Ne pozabite, da se prejemnik v svojem življenju dogaja. Ne pozabite reči "prosim" in "hvala" ter enakovrednih izrazov. Lahko vključite vljudne stavke, kot so:
- Oprostite, ker vas motim, vendar sem se hotel prepričati …
- Če lahko odgovorite na to e -poštno sporočilo takoj, ko boste imeli čas …
- Hvala, ker ste si vzeli čas in prebrali vsak odgovor na ta opomnik. Cenim to.
- Veselim se vašega odgovora.
2. del 3: Pokrivanje potrebnega
Korak 1. Uporabite vrstico z zadevo
Pametno vrstico za zadevo ni treba napisati. Tisti, ki so jasni in natančni, bodo najbolj uporabni. To bo prejemniku omogočilo, da na prvi pogled spozna namen e -pošte. Nekatere pogoste možnosti za prijazen opomnik po e -pošti lahko vključujejo:
- Prijava
- Hiter opomnik o…
- Prihodnje potovanje/dogodek/itd.
- Število zaposlenih za potovanje/dogodek/itd.
Korak 2. Ne pozabite vključiti opomnika
Ko se tako močno poskušate biti prijazni in vljudni, je lahko preprosto opustiti nekaj pomembnega, na primer dejanski opomnik. Opomnik postavite kmalu na začetku e -poštnega sporočila, kmalu po pozdravu in kratki osebni povezavi. Na primer:
- "Zdravo, Minilo je že kar nekaj časa, odkar sva se pogovarjala, Ben. Kako sta vaša žena in otroci? Moji so precej zaposleni, vendar sem se želel z vami prijaviti glede …"
-
Zdravo!
Babica, hotel sem ti poslati sporočilo. Oprosti, ker sem bil tako zaposlen. Hotel sem vas samo spomniti na najin datum kosila …"
Korak 3. Uporabite jedrnat jezik
Na splošno velja, da vljuden jezik uporablja daljše izraze. Na primer, stavek "Delaj bolj" bi bil bolj političen kot "Morda bi bilo dobro, če bi se bolj potrudili." Čeprav so vljudni, lahko ti dolgi izrazi otežijo osredotočanje na vašo e -pošto.
Za e -pošto uporabite poenostavljeno strukturo. To bi lahko izgledalo nekako takole: Pozdrav (odpiranje) → Osebna povezava → Opomnik → Priznanje (zaključek)
Korak 4. Odstranite nepotrebne podatke
Za vsak stavek in vsak del vsakega stavka se vprašajte: "Ali je to potrebno?" V nekaterih primerih lahko "nujno" pomeni nekaj tako širokega, kot je "Potrebno je, da mi e -pošta ne zveni hladno." Odstranite nepotrebne dele e -pošte.
Na splošno je mogoče priloge (na primer »zelo«, »res«, »resnično«, »izjemno« in »zagotovo«) odstraniti, da bo vaše sporočilo bolj jedrnato
Korak 5. Zaprite e -poštno sporočilo s priznanjem
"Priznanje" je domišljijska beseda, ki pomeni "posloviti se". Priznanja vključujejo izraze, kot so "Najlepše", "Lep pozdrav", "Resnično vaš" in "S spoštovanjem". Vaš podpis mora slediti vašemu priznanju. Ta skupna priznanja pa se lahko zdijo neosebna. Lahko poskusite nekaj takega:
- Tvoj prijatelj
- Na zdravje
- Vse najboljše
- Imej lep dan
- Označi, to si ti
- Komaj čakam da se slišimo
3. del 3: Zagotavljanje e-poštnega sporočila brez napak
Korak 1. Lektorirajte svojo e -pošto
Tudi če enkrat ali dvakrat hitro prelistate svojo e -pošto, boste odpravili številne preproste napake, ki so se morda prikradle med pisanjem. Ko končate sestavljanje, lektorirajte e -poštno sporočilo za črkovanje in slovnico.
- Mnoge e -poštne storitve imajo brezplačno preverjanje slovnice in črkovanja. Kakovost teh je odvisna od vašega ponudnika e -pošte. V nekaterih primerih ti preverjalniki morda niso zelo natančni.
- Ne pozabite preveriti teme, pozdrav in priznanje (zaključek). Preprosto jih prebrskate in se osredotočite samo na telo e -pošte.
Korak 2. Glasno preberite e -pošto
Če pišete pomembno e -poštno sporočilo ali če želite biti z nekom še posebej prijazni ali vljudni, preberite e -poštno sporočilo od začetka do konca na glas. Se sliši pogovorno? Če je tako, je vaše e -poštno sporočilo pripravljeno za pošiljanje.
Prepišite stavke ali odlomke, ki zvenijo nerodno. Pri ocenjevanju uporabite svojo najboljšo presojo. To se razlikuje od osebe do osebe, odvisno od vašega sloga govora
Korak 3. Naj druga oseba pregleda e -pošto
Pri pomembnih komunikacijah, kot so poslovne, boste morda želeli, da opomnik preveri druga oseba, preden ga pošljete. Če ste napisali jedrnato e -poštno sporočilo, to na splošno traja malo časa in lahko pomaga ujeti tudi najmanjše napake.
- Preverite svojo spletno storitev sporočanja. Pošljite sporočilo prijatelju na spletu in vprašajte nekaj takega: "Hej, ali bi lahko prebral kratko e -poštno sporočilo, ki ga moram poslati? To bo trajalo le minuto."
- Ne pozabite se zahvaliti vsem, ki berejo vaš e -poštni naslov. Navsezadnje vam delajo uslugo.
