Ta wikiHow vas bo naučil, kako združiti pošto v Microsoft Officeu ali OpenOffice.org. Združevanje pošte je super priročna funkcija, ki vam omogoča samodejno prilagajanje dokumenta za vsakega prejemnika, na katerega je poslan. Tako vam ni treba posebej spreminjati dokumenta za vsakega prejemnika. To prihrani veliko časa in to je zelo enostavno narediti! Spodnji koraki vas bodo vodili skozi celoten postopek korak za korakom.
Koraki
Metoda 1 od 3: Priprava
Korak 1. Zgradite podatkovno datoteko
To je lahko datoteka preglednice, datoteka zbirke podatkov ali celo besedilni dokument z ustreznim oblikovanjem. Najpogosteje se uporabljajo datoteke preglednic; ta priročnik predpostavlja, da uporabljate preglednico.
-
Podatkovna datoteka mora vsebovati vse podatke, ki se bodo morali spreminjati iz kopije v kopijo. Če na primer pišete obrazec, bo vaša podatkovna datoteka vsebovala imena in morda naslove vseh, ki jim nameravate poslati pismo.
V vsako celico vzdolž vrstice vnesite eno informacijo, tako da je vsaka vrsta informacij (ime, priimek, čast itd.) V svojem stolpcu
-
Ustvarite smiselna imena stolpcev. Spojitev pošte bere podatke v stolpcih. Predvideva se, da je prvi vnos v vsakem stolpcu informacij splošno ime za to vrsto informacij, zato uporabite imena, ki so za vas smiselna.
Na primer, začnite stolpec z imeni, tako da vnesete »ime«, nato pa vsa imena pod njim. Ko vas vprašajo, katero polje vstaviti v pismo, boste videli možnost »ime« in si zapomnili, kaj vsebuje ta stolpec
- Uporabniki Microsoft Officea, ki za e-pošto uporabljajo tudi Outlook, lahko po želji namesto tega uporabljajo podatkovni imenik Outlooka kot podatkovno datoteko.
Korak 2. Shranite podatkovno datoteko
Shranite ga nekje, kjer ga lahko preprosto najdete, in mu dajte ime, ki si ga boste zlahka zapomnili.
Korak 3. Izpišite svoj primarni dokument
To je dokument, v katerega boste vstavili podatke. Na primer, če pišete obrazec, je primarni dokument pismo. Vsak element, ki ga bo združila pošta (na primer imena), za zdaj pustite prazen.
Metoda 2 od 3: Spajanje pošte v MS Office
Korak 1. Odprite podokno opravil za združevanje e -pošte
V primarnem dokumentu kliknite podokno, da ga odprete. Če ga ne vidite, odprite meni Orodja in na seznamu izberite Spajanje pošte.
Korak 2. Odgovorite na vprašanja MS Office
Orodje za združevanje pošte v Officeu vsebuje nekaj korakov, ki vam olajšajo življenje tako, da združite datoteke bolj pametno in natančno.
- Najprej povejte, kakšen dokument pišete. Kliknite najprimernejše in nato kliknite Naprej.
- Povejte mu, kateri »začetni dokument« (primarni dokument) želite uporabiti. Če ste sledili tem korakom, bi morali izbrati »uporabi ta dokument«. Kliknite Naprej.
Korak 3. Izberite datoteko, ki jo želite združiti
To je podatkovna datoteka, ki ste jo ustvarili prej. Izberite ustrezen izbirni gumb in kliknite Naprej, da poiščete datoteko in jo povežete s svojim primarnim dokumentom.
Če bi radi uporabili Outlook imenik, namesto tega kliknite to možnost
Korak 4. Izberite, katere podatke želite uporabiti
Office vam omogoča, da po želji izberete ali počistite vrstice podatkov. To vam omogoča, da izberete, katere podatke v podatkovni datoteki želite združiti v primarni dokument, zaradi česar je podatkovna datoteka sčasoma bolj uporabna, ko jo uporabljate za različne stvari. Ko ste zadovoljni, kliknite Naprej.
Podatke lahko razvrstite s klikom na glave vsakega stolpca. To je lahko koristno, če morate hitro iskati veliko informacij
Korak 5. Vstavite podatkovna polja
Na naslednji strani podokna opravil boste pozvani, da svoj dokument napišete, če tega še niste storili, in vam predstavili paleto možnosti za vstavljanje podatkov iz datoteke v dokument.
-
Podatkovno polje vstavite tako, da kazalec postavite tja, kamor bo polje, nato pa kliknite ustrezen gumb na podoknu opravil, da ga vstavite.
Napačna ali podvojena podatkovna polja lahko izbrišete s pritiskom na tipko Delete, enako kot običajno črko ali številko
-
Prednastavljene možnosti se nekoliko spremenijo glede na vrsto dokumenta, ki ste ga povedali Officeu, da pišete. Office se po svojih najboljših močeh trudi izpolniti ustrezne podatke iz podatkov, ki jih posredujete. Če na primer pišete poslovno pismo v obrazcu, boste morda videli možnost vstavitve naslovnega bloka, ki vključuje ime in priimek vsakega prejemnika ter polni naslov, lepo urejen v nekaj vrsticah.
- Nekatere prednastavljene možnosti vam bodo odprle dodatna okna za izpolnjevanje ustreznih podatkov. Vse to je bolj ali manj preprosto in razumljivo.
- Če uporabljate prednastavljeno nastavitev in se zdi, da ne more najti pravih informacij, kliknite gumb z oznako »Ujemaj polja«, da program naučite, katera od vaših imen polj ustrezajo njegovim standardnim imenom. Lahko mu na primer pokažete, da mora v svoji podatkovni datoteki uporabiti kategorijo »Družinski priimek« za vnos podatkov »Priimek« v blok naslovov.
- Če želite uporabiti svoja polja, kliknite »več možnosti«. Videli boste imena, ki ste jih dali vsakemu stolpcu, in jih namesto tega uporabili.
Korak 6. Preverite svoja pisma
Združevanje pošte ne bo prikazalo določenih podatkov v poljih, ki jih uporabite za svoj primarni dokument, dokler ga ne natisnete, vendar Office ponuja funkcijo predogleda, ki vam omogoča, da preverite in se prepričate, da so podatki pravilno prikazani glede na to, kako ste postavili polja v dokumentu. Uporabljajte ga, dokler se ne prepričate, da je vse v redu.
Korak 7. Dokončajte združevanje
Zadnji zaslon podokna opravil združevanja e -pošte vas obvesti, da je vse na svojem mestu in je pripravljeno za tiskanje vaših dokumentov. Na natisnjen dokument se prikaže en niz informacij, program pa natisne toliko kopij, kolikor je naborov informacij.
Če želite posamezne urejati določene črke, lahko to storite tudi na tem zaslonu podokna opravil, tako da najprej kliknete »uredi posamezne črke«
Metoda 3 od 3: Spajanje pošte v OpenOffice.org
Korak 1. Ustvarite bazo podatkov
V OpenOffice.org je za združevanje pošte vedno potrebna datoteka zbirke podatkov; lahko pa še vedno najprej ustvarite svoje podatke v preglednici.
- V primarnem dokumentu odprite meni Datoteka in izberite ustvarjanje nove datoteke zbirke podatkov.
- V oknu, ki se prikaže, izberite možnost »poveži se z obstoječo bazo podatkov«. V spustnem meniju izberite »preglednica« in kliknite Naprej.
- Na naslednjem zaslonu odprite OpenOffice.org na datoteko preglednice, ki jo želite uporabiti. Izberete lahko, ali želite zbirko podatkov zaščititi z geslom, tako da potrdite polje pod lokacijo datoteke. Ko ste pripravljeni, kliknite Naprej.
-
Na tem zaslonu izberite, ali boste za lažji dostop pozneje registrirali zbirko podatkov, in se odločite, ali želite datoteko zbirke podatkov odpreti, če jo želite zdaj urediti. (Verjetno vam ne bo treba, če ste pravkar ustvarili datoteko preglednice.) Kliknite Dokončaj, da shranite bazo podatkov.
Ne pozabite dati zbirki podatkov ime, ki si ga lahko zapomnite
Korak 2. Vnesite polja
Zdaj, ko ste svoje podatke povezali z bazo podatkov, ki jo OpenOffice.org razume, je preprosto uporabiti to zbirko podatkov za združevanje pošte, če veste, kje iskati.
- V meniju Vstavljanje izberite »polja« in nato v podmeniju »drugo…«. Druga možnost je, da vnesete control-F2.
- V oknu, ki se prikaže, kliknite zavihek »baza podatkov«.
-
Kliknite gumb Prebrskaj v spodnjem desnem delu okna in poiščite datoteko zbirke podatkov, ki ste jo pravkar ustvarili.
Ko izberete svojo zbirko podatkov, se bo prikazala na seznamu z naslovom »Izbira baze podatkov« na desni strani okna
- Na seznamu »vrsta« na levi strani okna izberite »polja za združevanje pošte«.
- Kliknite + poleg baze podatkov in pod njo bi se morala prikazati datoteka preglednice. Kliknite + poleg to, in videli boste imena polj, ki ste jih izbrali pri ustvarjanju preglednice.
-
Izberite polju, ki ga želite vstaviti, in kliknite Vstavi, da ga postavite v primarni dokument.
- Ne pozabite postaviti kazalca na mesto, kjer želite vstaviti svoje polje, preden vstavite, ali pa ga boste morali izrezati in prilepiti, da ga premaknete v pravi položaj.
- Tako kot v Officeu so besedilna polja v vašem primarnem dokumentu obravnavana kot alfanumerični znaki. Lahko jih premaknete s preslednico in jih izbrišete s tipko za brisanje.
Korak 3. Dokončajte združevanje
Dvakrat preverite pravilno namestitev vsakega polja. Ko ste pripravljeni, natisnite svoj primarni dokument. Spojitev pošte bo natisnila eno kopijo za vsak niz vnosov v datoteki, ki ste jo združili v dokument.
Nasveti
- Programi za obdelavo besedil imajo pogosto predloge, ki jih lahko uporabite za ustvarjanje primarnih dokumentov.
- Polja razčlenite na čim bolj natančne izraze. Za ime lahko na primer uporabite vljudnostni naslov (g., Gospa, gospodična), ime in priimek. To so tri polja za imena, zato uporabite tri ločene stolpce z eno vrsto polja v vsakem stolpcu.
