Morda mislite, da morajo samo šolski učitelji skrbeti za prisotnost, vendar je to prav tako pomembna poslovna praksa. Tako za majhna kot za velika podjetja lahko natančni podatki o prisotnosti razkrijejo veliko o učinkovitosti, donosnosti in zadovoljstvu zaposlenih. Zahvaljujoč sodobni tehnologiji obstaja veliko načinov za beleženje obiska zaposlenih in njihovo učinkovito uporabo.
Koraki
Metoda 1 od 3: Zbiranje podatkov o prisotnosti
Korak 1. Uporabite preprosto preglednico le, če imate majhno podjetje
Če imate 5 ali manj zaposlenih in morda celo 10 ali manj, vam bo uporaba zelo preproste metode zapisovanja prisotnosti morda uspela. Udeležbo in ure lahko spremljate na primer v preglednici Microsoft Office ali Google Dokumenti ali pa se celo zanesete na papirnate preglednice. Odločite se za naprednejše možnosti sledenja, če imate več kot 5-10 zaposlenih.
- Ne glede na velikost vašega podjetja, vedno uporabite jasen sistem za beleženje obiskov in ur. Ko poskušate stvari spremljati, ne zaupajte svojemu spominu ali besedi zaposlenega!
- Če imate raje preglednico na papirju, na spletu poiščite predlogo za tiskanje, ki ustreza vašim potrebam.
Korak 2. Ustvarite predlogo Officea ali Dokumentov za poenostavitev preglednice
Tako Microsoft Office kot Google Dokumenti ponujajo dodatne predloge, namenjene beleženju obiskanosti in delovnega časa zaposlenih. V primerjavi s splošno preglednico lahko ta možnost vašim zaposlenim olajša vnos delovnega časa, sledenje in analizo podatkov.
Čeprav je učinkovitejša od osnovne papirnate ali elektronske preglednice, je to možnost še vedno najbolje prepustiti malim podjetjem-morda tistim z do 20 zaposlenimi
Korak 3. Če je časovno in stroškovno učinkovito, sklenite pogodbo o vodenju evidenc
Za mnoga podjetja, tako mala kot velika, je najboljši način za beleženje obiskanosti plačati nekomu drugemu, da to stori! V večini primerov bodo vaši zaposleni vnesli svojo udeležbo in ure na spletni portal ali aplikacijo, izvajalec pa bo gostil podatke in vam na podlagi tega predložil redna poročila.
Nekatera podjetja zaračunavajo pavšalni znesek na podlagi ravni zaposlenih-na primer 20 USD na mesec za do 10 zaposlenih, medtem ko druga zaračunavajo na zaposlenega. Primerjajte stroške, funkcije in storitve pri izbiri podjetja tretje osebe za spremljanje obiskanosti in delovnega časa vaših zaposlenih
Korak 4. Vodenje evidenc upravljajte interno samo, če imate zmogljivosti IT
Kot srednje ali veliko podjetje vam morda ne bo všeč, če bi vodili evidenco, morda zaradi finančnih ali varnostnih razlogov. Za spremljanje obiskanosti in ur 100, 1.000 ali celo 10.000 zaposlenih je potreben močan IT oddelek, ki lahko razvije in vzdržuje potrebno infrastrukturo za zbiranje, shranjevanje in analizo podatkov. Tudi vaši oddelki za IT in kadrovske zadeve morajo biti sposobni dobro sodelovati!
Previdno ocenite stroške in koristi samega vodenja evidenc v primerjavi s sklenitvijo pogodbe s tretjo osebo
Metoda 2 od 3: Sledenje udeležbi s tehniko
Korak 1. Zaposleni naj »povlečejo« in »odidejo« z osebnimi izkaznicami
To je v bistvu sodobna različica, da imajo zaposleni "uro" in "ven" s papirnato kartico. Prednost je v tem, da se podatki pošiljajo neposredno v vašo interno ali drugo evidenčno infrastrukturo za shranjevanje in analizo.
Postaje s karticami za vlečenje najbolje delujejo z zaposlenimi, ki se držijo ene same lokacije in ob običajnem delovnem času delajo redno, na primer s pisarniškimi delavci, učitelji ali delavci v tovarni
Korak 2. Uporabite biometrijo ali video, da omejite "prebijanje prijateljev" pri optičnih bralnikih
Medtem ko je bilo delo z zamudnim ali odsotnim sodelavcem, imenovano "kolega udaranje", lažje z udarnimi karticami, je še vedno mogoče zanje potegniti osebni dokument sodelavca in doseči isti namen. Če ste zaskrbljeni, da je to težava med vašo delovno silo, razmislite o vlaganju v videokamere ali biometrične optične bralnike, da povečate varnost in natančnost svojih postaj s karticami.
- Biometrične optične bralnike, ki običajno zahtevajo avtorizacijo prstnih odtisov, je mogoče uporabljati skupaj s skenerji za osebne izkaznice.
- Namestitev varnostnih kamer na postajah s karticami za vlečenje vam lahko pomaga prepoznati sumljive "udarce prijateljev".
Korak 3. Sledite uram zaposlenih zunaj pisarne z aplikacijo za telefon
Kartice za vlečenje ne delujejo dobro za zaposlene, ki delajo od doma ali z več lokacij. Namesto tega naj »vstopijo« in »odidejo« z aplikacijo, nameščeno na njihovem službenem ali osebnem telefonu. V mnogih primerih bodo morali preprosto pritisniti gumb za zagon in ustavitev tekaške ure, ki spremlja njihovo prisotnost in ure.
Če vaše podjetje že vodi zunanje vodenje evidenc pri tretji osebi, je ta vrsta aplikacije morda vključena kot del paketa. V tem primeru bi se morali podatki o prisotnosti vaših zaposlenih brez težav vključiti v vaše splošno vodenje evidenc
Korak 4. Upoštevajte GPS lokacijo in sledenje času za zaposlene, ki veliko potujejo
Ta vrsta sistema za sledenje dobro deluje, če imate zaposlene, ki med delovniki potujejo med določenimi lokacijami. GPS njihovih službenih telefonov bo sledil, ko so bili na določenih delovnih območjih, kar pa se lahko uporabi za določitev njihovega skupnega delovnega časa.
Sledenje GPS je izbirna funkcija pri nekaterih aplikacijah za časovno kartico. To funkcijo je vsekakor najbolje ohraniti za uporabo pri telefonih, ki so izdani na delovnem mestu, saj se lahko sledenje zaposlenim na njihovih osebnih telefonih zdi nekoliko preveč kot "veliki brat"
Metoda 3 od 3: Ravnanje s podatki o prisotnosti
Korak 1. Zmanjšajte številke, da vidite, kako težave z obiskom vplivajo na vaše podjetje
Hranjenje natančnih evidenc o prisotnosti zaposlenih vam omogoča, da izračunate, kako pozitivni in negativni vzorci prisotnosti vplivajo na vaš rezultat. Svoje podatke pa lahko uporabite za prilagoditev svojega delovnega mesta in kadrovskih strategij za večjo učinkovitost.
Nekateri hitri izračuni vam lahko na primer podajo "stopnjo pojavnosti"-število odsotnosti na 100 zaposlenih v določenem časovnem obdobju. Podobne podatkovne točke, kot sta "stopnja neaktivnosti" in "stopnja resnosti", se lahko uporabijo tudi za ugotavljanje ekonomskega vpliva prisotnosti in odsotnosti
Korak 2. Prepoznajte zaposlene, ki upoštevajo ustrezne postopke prisotnosti
Malo pozitivne okrepitve je lahko daleč! Zbrane podatke uporabite za identifikacijo zaposlenih z zvezdno evidenco prisotnosti. Dajte jim javno priznanje, pohvalo in po možnosti nagrado-tudi nekaj darilnih kartic ali majhen bonus lahko spodbudi druge, da jim sledijo.
Ne pozabite, da "dobra prisotnost" ne pomeni nujno, da zaposleni nikoli ne zamudi dela. Pomeni tudi, da ste na primer vesti, da si vzamete prosti čas, tako da pred ustreznim dnevom ustrezno opozorite ali ostanete doma, ko okrevate po bolezni
Korak 3. Preden ukrepate, se srečajte z zaposlenim, ki ima težave s prisotnostjo
Kadar koli vaši podatki identificirajo zaposlenega s težavo obiska, ne skočite neposredno na disciplino ali odpoved. Namesto tega se sestanite z njimi (in predstavnikom kadrovske službe ali podobno ustrezno stranko), da se pogovorite o tem vprašanju. Pisno pripravite akcijski načrt, ki zaposlenemu daje jasna navodila in merila za izpolnitev pričakovanj obiskanosti.
Morda imate na primer opravka z namenskim zaposlenim, ki se doma spopada z nekaterimi perečimi težavami. V tem primeru boste morda lahko prilagodili časovni razpored ali delovno obremenitev, namesto da bi na hitro odpustili dragocenega delavca
Korak 4. Pri discipliniranju ali odpuščanju delavca previdno krmarite z birokracijo
Vedno sledite jasnemu in doslednemu postopku, ko disciplinirate zaposlenega, ki ima težave s prisotnostjo, še posebej pred odpuščanjem. V idealnem primeru bi vam moral svetovati pravni svetovalec s poudarkom na delovnopravni zakonodaji. V nasprotnem primeru bi lahko, kar se zdi razrezano in posušeno žganje, povzročilo drago tožbo.
