Excel je zelo koristen program, vendar se njegove različne funkcije morda zdijo ogromne! Ne skrbite. Obstaja veliko nasvetov in trikov, s katerimi lahko hitro opravite svoje delo. Svoje znanje lahko povečate tako, da se naučite novega nabora trikov. Prav tako se lahko naučite uporabljati vrtilne tabele za boljšo analizo podatkov. Končno porabite nekaj časa za raziskovanje novih funkcij. Obstaja veliko načinov, kako hitro postati mojster excela!
Koraki
Metoda 1 od 4: Učenje trikov in shranjevanje časa
Korak 1. Za hitrejšo navigacijo uporabite bližnjice na tipkovnici
Uvedite bližnjice na tipkovnici in skrajšajte čas uporabe miške. Če na primer držite tipko ctrl, medtem ko kliknete puščični gumb, boste izbrali vse celice do konca preglednice. Preverite, kako hitreje lahko delate brez miške!
- Številke spremenite v valuto tako, da hkrati pritisnete ctrl, shift in $.
- Številke pretvorite v datume tako, da hkrati pritisnete ctrl, shift in #.
- Hitro spremenite strani, tako da držite tipko ctrl, medtem ko pritisnete stran navzgor ali stran navzdol, ki se nahaja v zgornjem desnem kotu tipkovnice.
- Na splošno je bil Excel za Mac posodobljen tako, da je zelo podoben Excelu za Windows. Če naletite na težave s temi bližnjicami, lahko preverite navodila za svoj program.
Korak 2. Pojdite v meni Sort s bližnjico:
ukaz, premik, r. Excel ponuja sezname po meri v meniju Razvrsti. Lahko bi se odločili, da na primer dostavite svoje izdelke po tednu, mesecu ali prioriteti. Ko vstopite v ta meni, lahko kliknete odprete spustno polje »Razvrsti po«. Tam lahko vidite široko paleto možnosti, ki temeljijo na vaši lastni preglednici. Kako koristno je to?
Korak 3. Pritisnite alt="Slika" in puščico navzdol, da pridete do menija filtra
Ta bližnjica vam bo omogočila še hitrejši dostop do menija filtra! Videli boste spustne menije, s katerimi lahko izberete, kaj želite poudariti v preglednici. Za še učinkovitejšo uporabo filtrov lahko uporabite več drugih bližnjic na tipkovnici:
- Pritisnite ctrl, shift, L, da vklopite ali izklopite filtre.
- Pritisnite ALT, puščico navzdol, da se prikaže spustni meni Filter.
Korak 4. Poiščite hitro analizo v spodnjem kotu
Hitreje lahko naredite osnovno analizo, ne da bi morali iskati želeno funkcijo. Hitra analiza ima majhen meni v spodnjem desnem kotu preglednice. V tem meniju boste našli veliko orodij, ki jih lahko uporabite za združevanje različnih delov vaših podatkov. Ta prihranek časa vam preprečuje, da bi iskali posebne funkcije-veliko jih je v tem meniju.
Korak 5. Pojdite na Vstavi> Grafikon, da poiščete nove grafikone
Z grafikoni so lahko vaši podatki videti veliko bolj zanimivi! Ne zataknite se v rutini uporabe istih starih tort. Impresionirajte svojega šefa in oživite svoje podatke s pomočjo hierarhičnih grafikonov, kot je drevesni zemljevid. To bo prikazalo vaše podatke v obliki kvadrata (celote vaših podatkov), sestavljenih iz manjših pravokotnikov, ki predstavljajo posamezne komponente vaših podatkov.
Druga novejša tabela je slap, ki ponazarja, kako deli podatkov prispevajo k celoti. To lahko najdete tudi v grafikonih
Korak 6. Naredite trdne napovedi s pomočjo napovedi z enim klikom
S tem orodjem se boste počutili kot profesionalci. Izberite podatke, ki jih želite analizirati. Pojdite na zavihek Podatki in vnesite skupino Napoved. Izberite Napovedni list in raziščite možnosti v pogovornem oknu.
- Na primer, lahko se odločite, da bodo vaši podatki prikazani kot črtni ali palični grafikon.
- Izberete lahko tudi možnost napovedovanja glede na sezonskost.
Metoda 2 od 4: Uporaba vrtilnih tabel
Korak 1. Pojdite na Podatki v Excelu in izberite vrtilne tabele
Obvladovanje vrtilnih tabel je lahko prava sprememba za uporabnike Excela. Vrtilne tabele vam bodo pomagale reorganizirati podatke in jih pogledati na različne načine. Excel bo samodejno izpolnil vaše podatke, vendar jih lahko premikate po želji. Ko ustvarite tabelo, lahko izberete, kako jo želite organizirati, tako da izberete eno od štirih možnosti:
- Filter poročila, ki vam omogoča ogled le določenih vrstic.
- Oznake stolpcev, ki lahko delujejo kot glave.
- Oznake vrstic, s katerimi lahko poimenujete vrstice.
- Vrednost, ki vam omogoča, da izberete, ali želite šteti ali sešteti svoje podatke, in ponuja različne druge manipulacije.
Korak 2. Dodajte več vrstic in stolpcev hkrati
Ko gledate svojo tabelo, lahko izberete, katere vrstice ali stolpce želite dodati. Označite vrstice/stolpce, ki jih želite vstaviti, z desno tipko miške kliknite in izberite »Vstavi«. To bo prihranilo čas, saj je to veliko hitreje kot dodajanje posameznih stolpcev ali vrstic.
Korak 3. Počistite svoje podatke s filtri
Ko v preglednici kliknete zavihek Podatki, izberite »Filtriraj«. Nato lahko izberete, ali si želite stolpce ogledati v padajočem ali naraščajočem vrstnem redu s klikom na puščico poleg glave stolpca. To lahko storite tudi, če želite izbrati vrstice, ki si jih želite ogledati.
Korak 4. Označite stolpec, ki ga želite prenesti
V nekaterih primerih boste morda želeli spremeniti svoje podatke iz vrstic v stolpce ali obratno. Označite vrstico ali stolpec, ki ga želite spremeniti, in z desno miškino tipko kliknite. Nato izberite »Kopiraj«. Izberite celico, v kateri želite začeti novo vrstico ali stolpec. Nato z desno tipko miške kliknite in izberite »Posebno prilepi«. Pojavila se bo nova možnost in lahko kliknete »Prenesi«.
Korak 5. Označite vrstico ali stolpec, da odstranite dvojnike
Če delate z velikim naborom podatkov, se bodo vaši podatki morda veliko ponavljali. Izberite vrstico ali stolpec, ki ga želite izboljšati, in ga označite. Na zavihku Podatki poiščite pod »Orodja« in izberite »Odstrani podvojene podatke«.
Pojavno okno vas bo prosilo, da potrdite, s katerimi podatki želite manipulirati. Ponovno izberite »Odstrani podvojene podatke«
Metoda 3 od 4: Dodajanje novih formul in funkcij v vaš repertoar
Korak 1. Uporabite orodje Vstavi formulo
Ne bojte se preizkusiti novih formul. Če želite vnesti funkcijo, označite celico, ki bo vsebovala funkcijo. Nato kliknite zavihek Formula na traku na vrhu preglednice in izberite »Vstavi funkcijo«. Če poznate natančno formulo, ki jo želite uporabiti, jo lahko vnesete. Lahko vnesete tudi ključne besede, na primer "štetje celic". Excel vam lahko pomaga najti formulo, ki jo potrebujete, kar je zelo koristno.
Korak 2. Vadite uporabo SUMPRODUCT v Excelu
Ta funkcija se uporablja za množenje nizov ali obsegov in poda vsoto produkta. Sintaksa je: = SUMPRODUCT (niz1, [niz 2],…)
SUMPRODUCT ponuja različne funkcije. Na primer, če morate dodati spodnje vrednosti svojih podatkov, lahko v funkciji SUMPRODUCT izberete funkcijo MALO
Korak 3. Uporabite funkcijo COUNTIF
To je uporabno, če želite določiti, kolikokrat se številka ali beseda pojavi v vaši preglednici. Formula je = COUNTIF (obseg, merila).
Če želite na primer vedeti, kako pogosto se pojavi beseda »California«, bi vnesli = COUNTIF (B: B, »California«)
Korak 4. Uporabite VLOOKUP za združevanje podatkov
Za VLOOKUP si lahko mislite, da je podoben uporabi telefonskega imenika za uporabo imena osebe za iskanje njene telefonske številke. Ta funkcija vam omogoča, da pogledate en podatek in poiščete njegovo ustrezno vrednost v isti ali drugačni vrstici ali stolpcu.
- Morda boste ugotovili, da želite združiti 2 ali več preglednic v 1. Najprej se prepričajte, da imate vsaj 1 stolpec, ki je v obeh preglednicah popolnoma enak. Formula je: = VLOOKUP (iskalna vrednost, matrika tabel, številka stolpca, [iskanje obsega]).
-
Ko na primer vnesete lastne spremenljivke, lahko izgleda tako:
- = VLOOKUP (C2, List2! A: B, 2, FALSE)
- To bi bilo v pomoč, če bi imeli za del opreme številko dela in bi morali vedeti ceno dela.
Metoda 4 od 4: Za več informacij se posvetujte z drugimi viri
Korak 1. Za zapletene težave se obrnite na gospoda Excela
Tudi strokovnjak za Excel lahko naleti na težave. To je vredu! Excel ima toliko funkcij, da bi jih bilo težko poznati. Če se vam zatakne, pojdite na www.mrexcel.com. Najprej lahko poskusite najti odgovor na svoje vprašanje na oglasnih deskah. Druge uporabe so vam lahko v veliko pomoč.
Če potrebujete strokovno pomoč, se lahko prijavite na posvet pri g. Excelu. Morda boste morali porabiti nekaj denarja, vendar boste verjetno dobili prilagojeno rešitev, ki vam bo resnično lahko v pomoč
Korak 2. Vzemite brezplačno spletno vadnico
Ne glede na to, ali iščete nove bližnjice ali samo želite navdušiti svojega šefa z novimi veščinami, vam lahko vadnica resnično pomaga, da se dvignete. GCF Learn Free ponuja res temeljit tečaj, ki obravnava različna Excel -ova vprašanja. Naučite se lahko, kako hitreje uporabiti analizo Kaj-Če, in si oglejte primere, kako uporabiti veliko različnih formul.
Korak 3. Na hitro poiščite internet, da poiščete razred na svojem območju
V iskalnik vnesite "excel class" in kraj, kjer živite. Na primer, lahko vtipkate "razred Excel v Chicagu". Za doplačilo se lahko prijavite za osebne ali spletne tečaje. Boste lahko zaprosili strokovnega inštruktorja, da vam pokaže najnovejše trike.
Nasveti
- Predavanja v Excelu lahko opravite na spletu ali osebno na fakulteti za lokalno skupnost.
- Morda se vam bo zdelo koristno tudi, da prenesete nekaj Excelovih predlog in vadite svoje nove veščine.
