E -poštni naslov za potrditev druge osebe obvesti, da ste prejeli sporočilo ali zahtevo, tudi če ne morete takoj dati popolnega odgovora. Čeprav vam ni treba poslati potrditve za vsako osebno e -poštno sporočilo, ki ga prejmete, se morate na neposredni naslov obrniti v poklicnem ali poslovnem okolju. Če morate drugi osebi povedati, da ste prejeli njeno e -poštno sporočilo, ji pošljite kratko potrditev. Če je oseba zahtevala storitev ali naročila izdelek, navedite več informacij o tem, kdaj pričakovati odgovor ali kako rešiti morebitne težave.
Koraki
1. način od 2: potrditev, da ste prejeli e -poštno sporočilo
Korak 1. Odgovorite, če ste navedeni v vrstici Za: ali ste imenovani v sporočilu
Na vrhu e -poštnega sporočila preverite, ali je pošiljatelj vaš e -poštni naslov navedel v vrstici »Za:«. Če niste na seznamu, pobrskajte po telesu e -poštnega sporočila in preverite, ali se vaše ime tam kjer koli nahaja. Če vidite svoje ime, pošljite potrditev, ker ste bili neposredno naslovljeni.
Če je vaš e -poštni naslov naveden samo v vrstici »CC« e -poštnega sporočila, vendar niste omenjeni v telesu, potem vam ni treba poslati potrditve, ker je bilo sporočilo verjetno poslano veliki skupini ljudi
Opozorilo:
Izogibajte se potrditvi neželene pošte, saj vam lahko, če odgovorite, še naprej pošiljajo e -poštna sporočila.
Korak 2. Naslov pošiljatelja naslovite v pozdravu
Pozdravite se na vrhu e -poštnega sporočila, tako da ga druga oseba vidi takoj, ko ga odpre. Uporabite uradni pozdrav, na primer »Pozdravljeni« ali »Dragi«, ki mu sledi njihovo ime. Če se odzivate na nadrejenega ali nekoga, ki ga ne poznate, uporabite njegov naslov, ki mu sledi priimek. Če drugo osebo dobro poznate, lahko uporabite njeno ime.
Kot pozdrav lahko na primer rečete: "Pozdravljena gospa Davis" ali "Dragi Jonathan"
Korak 3. Na kratko omenite, da ste prebrali e -poštno sporočilo
Za potrditev uporabite le nekaj stavkov, da se vam ne zdi preveč besedno. Zahvaljujte se osebi, ki je poslala e -poštno sporočilo, ali pa ji sporočite, da ste prejeli njeno sporočilo. Če obstajajo posebne podrobnosti, jih ponovite v uvodnih stavkih, da pokažete, da ste prebrali njihovo sporočilo.
- Na primer, lahko napišete nekaj takega: "Hvala, ker ste mi poslali sporočilo o sestanku prihodnji teden", ali "Prejel sem in prebral vaš e -poštni naslov v zvezi z našo novo potencialno stranko."
- Če niste imeli časa za branje e -pošte, lahko rečete nekaj takega: »Hvala, ker ste se obrnili na mene. Prejel sem vaše sporočilo in ga bom prebral takoj, ko bom lahko."
Korak 4. Dajte predviden čas za odgovor, če ima e -poštno sporočilo zahtevo ali vprašanje
Če imate čas, da se takoj v celoti odzovete, to storite čim prej, da pokažete, da ste zaupanja vredni in zanesljivi. V nasprotnem primeru določite časovni okvir, v katerem lahko druga oseba od vas pričakuje drugo sporočilo, da ne misli, da jo ignorirate. Pazite, da ne boste preveč obljubljali, kako hitro se boste lahko odzvali, če mislite, da bo trajalo dlje.
- Lahko bi na primer rekli: »Te podatke vam bom lahko priskrbel v dveh dneh« ali »Ponovno se bom obrnil danes, da se o tem vprašanju še pogovorimo.«
- Če ne veste, koliko časa bo trajalo, da odgovorite, uporabite: "V najkrajšem možnem času se vam bom oglasil z vsemi vprašanji ali komentarji."
- Če v e -poštnem sporočilu ni zahteve ali težave, vam ni treba odgovoriti s časovnim okvirom.
Korak 5. Pred pošiljanjem končajte e -poštno sporočilo z zaključkom in svojim imenom
V svojem e -poštnem sporočilu uporabite uradni zaključek, na primer »Najboljša« ali »Še enkrat hvala«, da bo sporočilo bolj profesionalno. Po zaključku sporočila napišite svoje ime. Preden kliknete gumb Pošlji, se prepričajte, da je vse pravilno napisano.
- Na primer, lahko napišete: "Najboljša, Beth" ali "Še enkrat hvala, Travis."
- Za svojim imenom lahko navedete tudi telefonsko številko ali nadomestni e -poštni naslov, če želite drugi osebi omogočiti drugačen stik z vami.
Korak 6. Čim prej sledite e -poštnemu sporočilu s celotnim odgovorom
Če je bilo v prvotnem e -poštnem sporočilu zahteva ali vprašanje, si vzemite čas, da napišete popoln odgovor, ko boste lahko. V celoti sporočite vse pomisleke ali vprašanja v sporočilu, da pokažete, da ste si vzeli čas, da razmislite o njihovem sporočilu. V celotnem sporočilu ohranite vljuden in pozitiven ton, da z njimi ohranite dober repertoar.
Če potrebujete več časa, na primer, če čakate na poročilo ali dokument, poskusite poslati nadaljnje e-poštno sporočilo s posodobitvijo in novim časovnim okvirom, da druga oseba ne misli, da ste pozabili nanjo
Metoda 2 od 2: Odziv na poslovne storitve in naročila
Korak 1. Ime osebe, na katero se obrnete, postavite na vrh e -poštnega sporočila
Začnite z uradnim pozdravom, na primer »Pozdravljeni« ali »Dragi«, da ohranite profesionalni ton v svojem sporočilu. Če osebe ne poznate dobro, uporabite njen naslov in priimek, da ostanejo formalni. Če osebo bolj poznate ali če navede njeno ime, jo lahko namesto tega nagovorite.
Kot pozdrav lahko na primer napišete »Spoštovani gospod Christensan« ali »Zdravo Dana«
Korak 2. Zahvalite se osebi in omenite izdelek ali storitev, ki jo je zahteval
Izrazite resnično hvaležnost do osebe v uvodnem stavku vašega e -poštnega sporočila. V istem stavku ponovite izdelek, ki ga je naročil, ali vprašanja, ki so jih omenjali v prejšnji korespondenci. Tako bo oseba prepoznala, da ste si vzeli čas za branje ali obdelavo njenih prejšnjih sporočil.
Lahko bi na primer rekli: "Hvala, ker ste v naši trgovini naročili 2 škatli čokolade", ali "Veseli smo, da ste se obrnili v zvezi z odpiranjem delovnega mesta, na katerega ste se prijavili."
Korak 3. Osebi dajte časovni okvir, kdaj lahko pričakuje odgovor ali dostavo
V naslednjem stavku omenite, kako dolgo bo druga oseba odgovorila, da se vam ne zdi, da ste pozabili nanjo. Poskrbite, da je časovni okvir, ki ga navedete, natančen in pošten, sicer se lahko razburjajo, če vam ne odgovorijo.
Lahko na primer rečete: "Paket lahko pričakujete v treh delovnih dneh" ali "Prosimo, da nam odgovorite 1-2 delovna dneva."
Različica:
Če ne veste, koliko časa bo trajalo, da odgovorite, recite nekaj takega: "Na vas se bomo obrnili v najkrajšem možnem času, da odpravimo vaše skrbi."
Korak 4. Podajte predloge, če obstajajo težave, ki jih ne morete rešiti po e -pošti
Če ne morete neposredno rešiti njihove težave, poskusite priporočiti druge možnosti, ki bi bile bolj koristne. V celotnem sporočilu ohranite vljuden in razumevajoč ton, da ne zveni negativno ali se zdi neiskreno. Poskusite dati čim več podrobnosti osebi, da lahko naredi naslednje korake za rešitev svojih težav.
Na primer, lahko bi rekli: »Žal mi je, da je prišlo do težave s prenosom denarja na vaš tekoči račun. Preglejte naša pogosta vprašanja in preverite, ali je bila vaša težava odpravljena. V nasprotnem primeru boste morda morali obiskati svojo banko in se pogovoriti z upraviteljem računa, da potrdite svoje transakcije."
Korak 5. Pustite kontaktne podatke na dnu e -poštnega sporočila
Končajte svoje e -poštno sporočilo z uradnim zaključkom, na primer "Najboljša" ali "Še enkrat hvala", tako da sporočilo zaključite v dobri besedi. Po zaključku obvezno vnesite svoje ime. Če želite drugi osebi dati možnost, da se obrne na vas, lahko za svojim imenom pustite tudi telefonsko številko, nadomestni e -poštni naslov ali spletno mesto.
