Z bazo podatkov o strankah lahko odpravite veliko papirologije za podjetje in zagotovite enotno skladišče dragocenih informacij o strankah, ki jih lahko uporabljajo prodajne ekipe, osebje za podporo strankam in celo računovodska ekipa. Čeprav je mogoče kupiti izdelke programske opreme, ki ponujajo osnovne oblike za to vrsto zbirk podatkov, je mogoče ustvariti prilagojene zbirke podatkov, če upoštevate nekaj osnov glede oblike in delovanja.
Koraki
Korak 1. Nakup programske opreme za ustvarjanje baze podatkov
Izberite izdelek, ki je združljiv z urejevalnikom besedil in drugimi programskimi orodji, ki se uporabljajo v poslu. To bo olajšalo uvoz ali izvoz podatkov iz drugih virov, s čimer se bo mogoče izogniti vnosu velike količine podatkov v novo ustvarjeno zbirko podatkov.
Korak 2. Določite vrsto informacij, ki bodo shranjene v podatkovni bazi strank
Večina modelov bo vsebovala podatke, kot so ime podjetja, poštni naslov, fizični naslov, ime za stik, telefonske številke in številke faksa ter e -poštni naslovi. Dodatni podatki, kot so informacije o pogodbenih pogojih, cenah in opombe o nerešenih nalogah, povezanih z vsako stranko, so pogosto vključeni v podatke, zajete in shranjene v tej vrsti elektronskega vira.
Korak 3. Razmislite o možnih uporabah baze podatkov
Poleg zagotavljanja centraliziranega vira za pridobivanje pomembnih podatkov razmislite o tem, katere vrste poročil bi lahko ustvarili z uporabo podatkov, ali če je zbirka podatkov namenjena uporabi kot vir pri ustvarjanju poštnih nalepk, e -poštnih seznamov ali celo seznamov za uporabo pri oddajanju faksov. Če to upoštevate, boste lažje ugotovili, kako poimenovati vsa polja, v katerih bodo shranjeni podatki, in olajšali postopek ustvarjanja oblik poročil, ki potegnejo iz teh polj.
Korak 4. Organizirajte podatkovna polja
Ustvarite preprosto predlogo, ki sledi logičnemu zaporedju, ko gre za vnos imen, naslovov in drugih podatkov za stik. S tem se olajša premik z enega polja na naslednje z minimalnimi prekinitvami in v razumnem času dokonča vnos novega zapisa stranke.
Korak 5. Na vsakem polju nastavite pooblastila
To vključuje ugotavljanje, katera polja bodo vključena v oblike poročil in katera lahko služijo kot podlaga za razvrščanje ali iskanje vnosov v zbirki podatkov. Dodelitev pravih pooblastil vsakemu polju bo pospešila pridobivanje pravih podatkov, kadar in ko bo to potrebno.
Korak 6. Pripravite oblike poročil
Nekaj osnovnih oblik, ki jih je mogoče pogosto uporabljati, bo pogosto zadostovalo, čeprav je ključnim uporabnikom omogočena možnost ustvarjanja prilagojenih poročil, ki vključujejo polja, ki se nanašajo na delovno mesto uporabnika in raven dostopa do podatkov o strankah.
Korak 7. Vzpostavite poverilnice za prijavo in pravice dostopa
Delovna zbirka strank vključuje možnost ustvarjanja poverilnic za prijavo, ki samo pooblaščenim zaposlenim omogočajo dostop do informacij. Dalje, dodeljevanje različnih ravni pravic zagotavlja, da si lahko vsak uporabnik ogleda, spremeni in vnese podatke, ki so pomembni za njegove delovne obveznosti, ne more pa si ogledati drugih informacij, ki so v pomoč drugemu osebju.
Korak 8. Pred izdajo pregledajte in preizkusite bazo strank
Poskusite uporabiti različico beta z majhno skupino zaposlenih, da zagotovite, da vsaka od funkcij deluje tako, kot si je zamislila. Z ugotovitvami te preskusne skupine odpravite morebitne težave z zmogljivostjo, obliko in enostavnostjo uporabe. Ko so vsa vprašanja obravnavana in rešena, se lahko končna različica predstavi celotnemu podjetju.
Nasveti
- Poskusite oblikovati zbirko podatkov, tako da bo ob spreminjanju potreb podjetja mogoče dodati več polj ali funkcij. To bo omogočilo nadaljnjo uporabo izdelka več let, ne da bi ga morali zamenjati z robustnejšim izdelkom.
- Ni nenavadno, da nova zbirka strank traja dalj časa za razvoj. Tudi pri uporabi programske opreme, ki omogoča enostavno izvajanje številnih nalog, lahko traja nekaj tednov, da se oblikuje idealna oblika.
