Čeprav se danes ne uporabljajo tako pogosto, je faks še vedno pomembna naprava za hiter in učinkovit prenos pomembnih dokumentov, obrazcev in ročno napisanih zapiskov, zlasti v pisarni. Faks uporablja aktivni stacionarni telefon za pošiljanje in sprejemanje dokumentov, uporaba pa je tako preprosta kot klicanje telefonske številke. Ko boste pravilno nastavili svoj faks in se seznanili z načini pošiljanja in prejemanja faksa, boste dokumente z lahkoto poslali v kratkem času!
Koraki
1. del od 3: Nastavitev vašega faksa
Korak 1. Postavite faks
Faks postavite na ravno površino blizu električnih vtičnic in telefonske vtičnice. Prepričajte se, da je podajalnik papirja obrnjen navzven. To bo pomagalo preprečiti, da bi se dohodni faksi in optično prebrani dokumenti zataknili med steno in napravo ter preprečili njihovo poškodovanje.
Korak 2. Priključite vir napajanja
Priključite faks v najbližjo stensko vtičnico. Prepričajte se, da je povezava trdna in da je vtič pravilno vstavljen v vtičnico. Ko je faks priključen na vir napajanja, se prepričajte, da ostane izključen do konca nastavitve.
Korak 3. Zavarujte telefonsko linijo
Faks uporablja telefonsko linijo za pošiljanje in sprejemanje podatkov za ustvarjanje in tiskanje dokumentov. Ne bodo delovali prek internetne telefonske linije. Poskrbite, da imate aktivno telefonsko linijo in telefonsko številko za faks, da lahko naprava oddaja in sprejema signale za ustvarjanje dokumentov.
Po potrebi pokličite svojega ponudnika kabelskih in telefonskih storitev, da vzpostavi stacionarno linijo
Korak 4. Priključite telefonski kabel
Standardni telefonski kabel je treba priključiti v telefonsko vtičnico faksa, ki je običajno na zadnji strani naprave. Drugi konec kabla mora biti pritrjen neposredno v najbližji telefonski priključek v steni. Dvakrat preverite, ali je kabel priključen na napravo in stensko telefonsko vtičnico.
Korak 5. Dodajte papir in črnilo
Za ustvarjanje in tiskanje dohodnih dokumentov bo faks potreboval zalogo papirja in črnila. Prepričajte se, da imate te zaloge pri roki.
- Preden vstavite papir, ventilator ali prelistajte sveženj papirja, da se prepričate, da se ne zlepijo. To bo pomagalo preprečiti zagozditev papirja.
- Vsak stroj ima določeno vrsto, velikost in število kartuš s črnilom. Preberite navodila za napravo, da se odločite, katera črnila najbolje delujejo z vašo napravo.
Korak 6. Preverite povezavo
Ko je vaš faks priključen in sta vstavljena papir in črnilo, vklopite napravo in preverite telefonsko povezavo. Če želite uporabljati faks, mora biti povezava varna.
- Preverite, ali je stacionarni telefon pravilno priključen, tako da dvignete sprejemnik faksa, če je na voljo v vaši napravi. Sprejemnik mora biti podoben telefonu. Poslušajte šumenje klicnega tona, ki bo pokazal, da je povezava varna.
- Če faks nima sprejemnika, lahko telefon priključite prek zunanje telefonske vtičnice na faksu. Če je povezava dobra, bi morali slišati šumenje klicnega tona.
2. del od 3: Pošiljanje faksa
Korak 1. Vklopite stroj
Preden pošljete dokument, se prepričajte, da je naprava vklopljena in da je telefonski kabel dobro nameščen. Morda boste želeli v sprejemniku preveriti klicni ton, da se prepričate, ali je povezava varna.
Korak 2. Uporabite naslovnico
Naslovnica je odličen način, da zagotovite, da bo vaš dokument prišel do prave osebe. To je še posebej uporabno pri pošiljanju faksov podjetju, kjer isto napravo morda uporablja več zaposlenih. Naslovnica mora vsebovati ime prejemnika, njegovo in vašo številko faksa, vaše kontaktne podatke in število strani, ki jih mora prejemnik pričakovati, da jih bo prejel v faksu.
Vključitev števila strani na naslovnici je koristna za prejemnika, da bo vedel, ali je prejel vse potrebne strani
Korak 3. Pravilno naročite dokumente
Dodajte številke strani in razporedite strani dokumenta v vrstnem redu, v katerem želite, da jih prejmejo. Ne želite, da prejemnik sestavlja strani skupaj. To lahko povzroči zmedo in lahko vpliva na predvideni pomen dokumenta. Naročanje strani in njihovo oštevilčenje bo zagotovilo učinkovit prenos informacij.
Korak 4. Vstavite dokumente v optični bralnik
Večina faksov zahteva, da vstavite dokument z licem navzgor ali navzdol v del optičnega bralnika faksa. Za vse naprave ni standardne metode. Večina faksov bo na sprednji strani naprave označila, katero metodo uporabiti, z lahko berljivim simbolom.
Korak 5. Pokličite številko faksa prejemnika
S tipkovnico na sprednji strani faksa pokličite številko faksa prejemnika, vključno z območno kodo. Če dokument pošiljate po faksu po vsem svetu, morate vnesti kodo države. Če obstaja številka podjetja, ki se uporablja za zunanje klicanje (pogosto »7« ali »9«), obvezno vnesite to številko pred kodo območja ali države in številko faksa.
Korak 6. Pošljite dokumente
Ko pokličete številko, bo večina faksov zahtevala, da pritisnete gumb za pošiljanje ali pošiljanje dokumenta. Pazite, kako se dokument prenaša, če pride do napake ali zagozditve papirja. Ko je bil prenos dokumenta uspešen, faks natisne poročilo o napredku ali potrditveno stran. Če prejmete sporočilo o napaki, poskusite znova poslati dokument.
3. del 3: Prejemanje faksa
Korak 1. Preverite povezavo
Prepričajte se, da je faks vklopljen. Za sprejemanje faksov je pomembno tudi, da je faks priključen na vir napajanja in telefonsko vtičnico. Morda boste želeli vzeti sprejemnik in poslušati klicni ton, da zagotovite pravilno povezavo.
Korak 2. Preglejte zalogo papirja in črnila
V faks boste morali vnesti dovolj papirja in črnila. Če po faksu prejmete veliko dokumentov, jih redno preverjajte. V nasprotnem primeru lahko preprečite, da bi dokument prejeli v celoti, ali zamudite njegov prihod.
Korak 3. Poslušajte melodijo zvonjenja
Ko prejema dohodni dokument, bo faks zvonil ali zvočno klical. Naprava je nastavljena za samodejno obdelavo teh dokumentov, zato vam trenutno ni treba storiti ničesar. Izogibajte se pritisku gumbov na napravi v tem času, sicer lahko pride do motnje ali prekinitve povezave.
Korak 4. Preglejte dokument
Ko faks uspešno prejme dokument, bo strani natisnil v vrstnem redu, kot jih je postavil pošiljatelj. Preglejte naslovnico in se prepričajte, da ste predvideni prejemnik in da so bile vse strani uspešno poslane in natisnjene.
Korak 5. Nadaljnje ukrepanje s pošiljateljem
Če želite potrditi, da ste prejeli faks, ali če ste zaskrbljeni, da niste prejeli vseh potrebnih informacij, se lahko obrnete na pošiljatelja po telefonu ali e-pošti. Kontaktni podatki so morda navedeni na naslovnici, zato si oglejte to stran, če nimate pri roki podatkov o pošiljatelju.
